Tributeconcert organiseren: checklist en planning

Een tributeconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een artiest en een podium regelen. Je stemt contracten, technische riders, geluid, licht, ticketverkoop en publieksveiligheid op elkaar af. Begin met datum en locatie, leg daarna artiesten en leveranciers vast en werk toe naar een draaiboek voor de dag zelf. Deze checklist helpt je om de voorbereiding over 78 taken te verdelen en de 61 benodigde spullen op tijd compleet te hebben.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Artiestcontracten vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Reservering geluidsapparatuur maken
Reservering lichtapparatuur maken
Artiesteninformatie verzamelen
Technische rider controleren
2 personen
Programma en timetable maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online ticketverkoop openen
Promotiemateriaal verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Catering reserveren
Beveiliging reserveren
EHBO-materiaal regelen
Parkeerinformatie publiceren
Artiestenvervoer bevestigen
Draaiboek printen
Contactlijst printen
Polsbandjes sorteren
2 personen
Decoratie controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Podium controleren
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Instrumenten aansluiten
3 personen
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
Lichtshow testen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Bar inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
EHBO-punt inrichten
2 personen
Artiestenontvangst voorbereiden
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Publieksingang openen
4 personen
Tickets controleren
3 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Voorprogramma begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Podiumwissels begeleiden
3 personen
Hoofdact aankondigen
Publieksstromen controleren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Garderobe afronden
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur afbouwen
4 personen
Lichtapparatuur afbouwen
3 personen
Podium leegmaken
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Inventaris controleren
2 personen
Geleende materialen verzamelen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Leveranciersfacturen controleren
Gevonden voorwerpen registreren
Gevonden voorwerpen teruggeven
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podium
Biertafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 160
Statafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 4
Entreetafelaantal 2
Afvalbakkenaantal 10

Servies

Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerbladenaantal 20

Apparatuur

PA-luidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Draadloze microfoonsaantal 3
Bedrade microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 4
Kabelhaspelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Muziekinstrumentkabelsaantal 12
Kabelmattenaantal 12

Verlichting

LED-podiumspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 12
Noodverlichtingaantal 4

Decoratie

Achtergronddoek
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 16
Promotiepostersaantal 10
Wegwijzerbordenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Afzetlintaantal 4
Hesjesaantal 12

Overig

Garderobenummersaantal 200
Polsbandjesaantal 200
Ticketscannersaantal 3
Portofoonsaantal 8
Pennenaantal 20
Clipboardsaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de technische rider zodra de artiestencontracten zijn vastgelegd. Reserveer daarna geluid en licht, inclusief PA-luidsprekers, subwoofers, mengtafel, monitorluidsprekers en microfoons; wijzigingen op het laatste moment zijn moeilijk op te lossen.
Open de online ticketverkoop pas nadat capaciteit, entree-inrichting en programma zijn afgestemd. Publiceer parkeerinformatie tegelijk met de uitnodigingen, zodat bezoekers niet pas op de concertdag naar vervoer en parkeren zoeken.
Plan artiestenvervoer en verzamel hun informatie uiterlijk vóór het definitieve timetable. Noteer aankomsttijden, contactpersonen en technische bijzonderheden in zowel de contactlijst als het draaiboek.
Maak de publieks- en crewindeling concreet met een entreetafel, polsbandjes, garderoberekken, afvalbakken en voldoende zit- en statafels. Reserveer beveiliging, plan vrijwilligers en leg EHBO-materiaal klaar voordat de deuren opengaan.
Tel servies en cateringbenodigdheden op basis van het verwachte aantal gasten, inclusief waterglazen, wijnglazen, koffiekopjes, borden en besteksets. Verzamel dieetwensen vóór je de catering definitief bevestigt en controleer de boodschappenlijst in de laatste week.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een tributeconcert organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie en artiestencontracten. Regel vergunningen, verzekering, techniek en catering daarna zo snel mogelijk; de laatste 2 weken gebruik je voor bevestigingen, draaiboek en materiaalcontrole.
Wanneer moet ik de technische rider van een tributeconcert controleren?: Controleer de rider direct na het vastleggen van elke artiest, idealiter 8 tot 12 weken voor het concert. Gebruik de uitkomst om geluid, licht, microfoons, DI-boxen, kabels en stroomvoorziening te reserveren.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een tributeconcert?: Plan minimaal 4 uur voor podium, PA, licht, kabels en publieksinrichting, plus tijd voor soundcheck. Voeg extra tijd toe wanneer meerdere artiesten of een uitgebreide lichtset worden gebruikt.
Wanneer moet ik tickets en parkeerinformatie publiceren?: Open de ticketverkoop zodra datum, locatie, capaciteit en programma definitief zijn, meestal 8 tot 10 weken vooraf. Zet parkeerinformatie tegelijk online en werk die uiterlijk 1 week voor het concert bij.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.