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Tribute-Konzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Tribute-Konzert steht und fällt mit genauer Abstimmung zwischen Künstlern, Technik, Einlass und Catering. Plane zuerst Datum und Ort, kläre danach Verträge, Genehmigungen und den technischen Rider. In den letzten Wochen folgen Ticketverkauf, Werbung, Helferplanung und die Versorgung vor Ort. Diese Checkliste führt dich durch 78 Aufgaben und 61 benötigte Gegenstände – von PA-Lautsprechern und Funkmikrofonen bis zu Armbändern und Ablaufplänen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Künstlerverträge festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Lichtanlage reservieren

  • Lichttechnik reservieren

  • Künstlerinformationen sammeln

  • Technischen Rider prüfen

    2 Personen

  • Programm und Zeitplan erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Online-Ticketverkauf öffnen

  • Werbematerial verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einplanen

    2 Personen

  • Catering reservieren

  • Sicherheit buchen

  • Erste-Hilfe-Material besorgen

  • Parkinformationen veröffentlichen

  • Künstlertansport bestätigen

  • Ablaufplan ausdrucken

  • Kontaktliste drucken

  • Armbänder sortieren

    2 Personen

  • Dekoration überprüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke gekühlt bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    3 Personen

  • Bühne kontrollieren

    3 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    4 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Instrumente anschließen

    3 Personen

  • Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Lichtshow testen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Eingangstresen einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Erste-Hilfe-Station einrichten

    2 Personen

  • Künstlerempfang vorbereiten

    2 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Publikumseingang öffnen

    4 Personen

  • Tickets kontrollieren

    3 Personen

  • Garderobe besetzen

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    2 Personen

  • Vorprogramm betreuen

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Bühnenwechsel begleiten

    3 Personen

  • Hauptact ankündigen

  • Besucherströme kontrollieren

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    3 Personen

  • Garderobe abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage abbauen

    4 Personen

  • Lichttechnik abbauen

    3 Personen

  • Bühne freiräumen

    3 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Sanitäranlagen reinigen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Inventar prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien einsammeln

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Lieferantenrechnungen prüfen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Fundsachen zurückgeben

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Bühne
  • BiertischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 160
  • StehtischeAnz. 12
  • BarhockerAnz. 12
  • GarderobenständerAnz. 4
  • EmpfangstischAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 10

Geschirr

  • WassergläserAnz. 180
  • WeingläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServiertablettsAnz. 20

Ausstattung

  • PA-LautsprecherAnz. 2
  • SubwooferAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • KabelmikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 8
  • DI-BoxenAnz. 4
  • MonitorspeakerAnz. 4
  • KabeltrommelnAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • MusikinstrumentenkabelAnz. 12
  • KabelmattenAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-BühnenstrahlerAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 12
  • NotbeleuchtungAnz. 4

Dekoration

  • Hintergrundtuch
  • BallonbögenAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 16
  • WerbeplakateAnz. 10
  • Wegweiser-SchilderAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • EisbehälterAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • WarmhaltebehälterAnz. 4

Reinigung

  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • MikrofasertücherAnz. 20

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • FeuerlöscherAnz. 4
  • AbsperrbandAnz. 4
  • WarnwestenAnz. 12

Sonstiges

  • GarderobennummernAnz. 200
  • ArmbänderAnz. 200
  • TicketscannerAnz. 3
  • FunkgeräteAnz. 8
  • StifteAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe den technischen Rider spätestens vier Wochen vor dem Konzert. Stimmen PA-Lautsprecher, Subwoofer, Monitorspeaker, DI-Boxen, Kabel und Stromversorgung nicht überein, bleibt nur wenig Zeit für Ersatz.
  • Lege den Zeitplan nicht erst am Veranstaltungstag fest. Plane Soundcheck, Einlass, Konzertbeginn, Pausen und Abbau mit konkreten Uhrzeiten und drucke mehrere Exemplare für Technik, Einlass und Künstlerbetreuung aus.
  • Eröffne den Online-Ticketverkauf früh genug, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens sieben Tage vor dem Konzert auswerten kannst. Diese Angaben brauchst du für Catering, Sitzplätze und die Einlassorganisation.
  • Bestätige den Transport der Künstler mindestens eine Woche vorher und teile Abholzeit, Treffpunkt und Notfallnummer schriftlich mit. Gerade bei spätem Soundcheck oder weit entferntem Parkplatz entstehen sonst schnell Verzögerungen.
  • Kontrolliere am Vortag die Kleinteile, die beim Aufbau gern fehlen: Mikrofonständer, Verlängerungskabel, Kabelmatten, Armbänder, Erste-Hilfe-Material und gedruckte Kontaktlisten. Eine doppelte Kabelprüfung verhindert unnötige Unterbrechungen beim Soundcheck.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Tribute-Konzert organisieren?
Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher mit Datum, Ort, Künstlerverträgen und Genehmigungen. Technik, Catering, Sicherheit und Künstlertransport sollten spätestens vier Wochen vor dem Konzert bestätigt sein.
Was muss bei der Technik für ein Tribute-Konzert geprüft werden?
Vergleiche den technischen Rider mit der vorhandenen Ausstattung und prüfe PA-Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Mikrofone, Monitorspeaker, DI-Boxen und Kabel. Plane den Soundcheck mindestens zwei Stunden vor dem Einlass ein.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Tribute-Konzert starten?
Öffne den Online-Ticketverkauf möglichst sechs bis acht Wochen vor dem Konzert. So bleiben mindestens sieben Tage, um Anmeldungen, Ernährungswünsche, Sitzplätze und die benötigte Menge an Armbändern zu bearbeiten.
Wie viele Helfer braucht ein Tribute-Konzert?
Das hängt von Besucherzahl und Einlass ab, aber plane mindestens eine Person für Künstlerbetreuung, zwei für Einlass und Tickets sowie eine verantwortliche Person für Technik- und Ablaufkoordination ein. Erstelle den Helferplan spätestens zwei Wochen vor dem Termin.

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