Trailmarathon organiseren: checklist en planning

Een trailmarathon vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je regelt vergunningen, verkeersmaatregelen, start- en finishlocaties, tijdregistratie, EHBO en bevoorrading in een vaste volgorde. Begin maanden vooraf met de route en officiële aanvragen; pas in de laatste week controleer je startlijst, materiaal en weersverwachting. Deze checklist helpt je om 74 taken en 69 benodigdheden overzichtelijk te plannen, van de eerste reserveringen tot de laatste waterpost.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdvergunning aanvragen
Trailroute vastleggen
2 personen
Route op toegankelijkheid controleren
3 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Verkeersmaatregelen aanvragen
Toiletten reserveren
EHBO-bezetting vastleggen
Tijdregistratie reserveren
Verzekering controleren
Deelnemerspagina publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijvingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
Startlijst controleren
2 personen
Startnummers bestellen
Medische informatie verzamelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemersbrief versturen
Routekaart afdrukken
2 personen
Boodschappen ophalen
3 personen
Startnummers klaarleggen
3 personen
Waterstations bevoorraden
6 personen
Routepijlen voorbereiden
3 personen
EHBO-koffers controleren
2 personen
Accu's en batterijen opladen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Startboog opbouwen
4 personen
Finishboog opbouwen
4 personen
Tafels en tenten opstellen
6 personen
Startvak afzetten
4 personen
Finishgebied afzetten
4 personen
Routepijlen plaatsen
8 personen
Kilometerborden plaatsen
4 personen
Waterstations inrichten
8 personen
Tijdregistratie installeren
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
EHBO-post inrichten
3 personen
Garderobe inrichten
3 personen
Inschrijftafel bemannen
4 personen
Startnummers uitdelen
4 personen
Tassen innemen
3 personen
Deelnemers naar startvak begeleiden
4 personen
Startbriefing geven
2 personen
Wedstrijd starten
4 personen
Verkeersposten bemannen
10 personen
Routeposten bemannen
12 personen
Deelnemers doorsturen
8 personen
Dranken bijvullen
6 personen
Fruit en snacks aanvullen
4 personen
Finishers registreren
4 personen
Medaille uitreiken
3 personen
Finishers welkom heten
3 personen
Warme maaltijd serveren
6 personen
Koffie en thee schenken
3 personen
Dranken afrekenen
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijsuitreiking uitvoeren
4 personen
Laatste deelnemers opvangen
3 personen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
8 personen
Verkeersmaterialen verwijderen
4 personen
Tassen uitgifte afronden
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Afval verzamelen
6 personen
Locatie schoonmaken
6 personen
Tenten en tafels afbreken
6 personen
Apparatuur veilig opbergen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemersfoto's delen
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Inschrijftafelsaantal 4
Cateringtafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 3

Sportmateriaal

Startboog
Finishboog
Routepijlenaantal 120
Kilometerbordenaantal 43
Markeerlintaantal 12
Startnummersaantal 350
Startnummerbandenaantal 350
Finishmedaillesaantal 350
Startvakhekkenaantal 20
Dranghekkenaantal 30
Parcourslintaantal 20
Opvouwbare waterbakkenaantal 10
Bidonkrattenaantal 20
Klembordenaantal 15
Pennenaantal 50
Fluitjesaantal 20

Apparatuur

Tijdregistratiesysteem
Laptopaantal 2
Tabletsaantal 6
Portofoonsaantal 20
Mobiele telefoonsaantal 6
Mobiele geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Oplaadkabelsaantal 12

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Hoofdlampenaantal 20

EHBO

EHBO-koffersaantal 4
Warmtedekensaantal 30
Koelpacksaantal 20
Wegwerphandschoenenaantal 100
Pleistersaantal 200
Sporttapeaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 500
Herbruikbare bordenaantal 350
Herbruikbaar bestekaantal 400
Koffiekopjesaantal 150
Thermoskannenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 12
IJsboxenaantal 8
Schenkkannenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12
Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Dienbladenaantal 12
Voedselbakkenaantal 20

Schoonmaak

Afvalzakhoudersaantal 12
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Schoonmaaksponzenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 8
Desinfectiemiddelaantal 4

Administratie

Deelnemerslijstenaantal 20
Routekaartenaantal 400
Vrijwilligersbadgesaantal 50
Pennenbakkenaantal 8
Polsbandjesaantal 400

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de trailroute en start- en finishlocatie minimaal 4 tot 6 maanden vooraf vast. Controleer de route daarna op toegankelijkheid, markeer kruisingen en noteer waar routepijlen, kilometerborden en parcourslint nodig zijn.
Vraag vergunningen en verkeersmaatregelen vroeg aan: reken op 8 tot 12 weken verwerkingstijd. Controleer tegelijk de verzekering en leg EHBO-bezetting, toiletten en tijdregistratie schriftelijk vast.
Plan waterstations op basis van de route en verwachte looptijd. Bevoorrading voorzie je niet alleen van water, maar leg je per post klaar in bidonkratten en opvouwbare waterbakken; controleer de voorraad opnieuw op de ochtend zelf.
Maak de deelnemersbrief uiterlijk 7 dagen voor de trailmarathon definitief. Vermeld daarin starttijd, routekaart, bereikbaarheid, medische informatie, regels voor startnummers en wat deelnemers bij de waterstations kunnen verwachten.
Maak voor vrijwilligers een indeling per locatie en tijdsblok, met minstens één reserve per kritieke post. Geef portofoons of mobiele telefoons aan posten met verschillende verantwoordelijkheden en laat startlijst, startnummers en medailles vóór opening van het startvak controleren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een trailmarathon organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 maanden vooraf met route, locaties, vergunningen en verzekering. Plan de deelnemersbrief, startlijst en materiaalcontrole in de laatste 2 weken.
Wanneer moet ik een vergunning voor een trailmarathon aanvragen?: Vraag de wedstrijdvergunning en eventuele verkeersmaatregelen bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf aan. Controleer bij de bevoegde instantie of voor jouw route een langere behandelingstermijn geldt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een trailmarathon?: Tel per waterstation, kruising, start- en finishpost en EHBO-locatie minimaal één toegewezen vrijwilliger. Maak daarnaast minstens één reserve per kritieke post, zodat uitval op de dag zelf niet direct een gat veroorzaakt.
Wanneer moet ik de deelnemersbrief voor een trailmarathon versturen?: Verstuur de deelnemersbrief uiterlijk 7 dagen voor de start. Controleer 24 tot 48 uur eerder nog de weersverwachting en stuur alleen een aanvullende update als route, starttijd of veiligheidsinstructies wijzigen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.