Checklist pour organiser un trail marathon

Organiser un trail marathon demande de verrouiller le parcours, les autorisations et la sécurité avant d’ouvrir les inscriptions. Commence par obtenir l’accord de la compétition, réserver les zones de départ et d’arrivée, puis vérifier l’accessibilité et les mesures de circulation. Les semaines suivantes servent à recruter les bénévoles, traiter les inscriptions et commander les dossards. À l’approche du départ, contrôle la météo, les informations médicales, le balisage et le stock des ravitaillements.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Demander une autorisation de compétition
Tracer le parcours de trail
2 personnes
Vérifier l'accessibilité de l'itinéraire
3 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Demander des mesures de circulation
Réserver les toilettes
Assurer la présence des secours
Réserver le chronométrage
Vérifier l’assurance
Publier la page des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
Vérifier la liste de départ
2 personnes
Commander les dossards
Collecter les informations médicales
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer la lettre aux participants
Imprimer la carte d'itinéraire
2 personnes
Récupérer les courses
3 personnes
Préparer les dossards
3 personnes
Réapprovisionner les stations d'eau
6 personnes
Préparer les flèches de direction
3 personnes
Vérifier les trousses de premiers secours
2 personnes
Recharger les batteries et les piles
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter l’arche de départ
4 personnes
Monter l’arche d’arrivée
4 personnes
Installer les tables et les tentes
6 personnes
Balisage du sas de départ
4 personnes
Délimiter la zone d'arrivée
4 personnes
Installer les flèches d'orientation
8 personnes
Installer les panneaux kilométriques
4 personnes
Installer les stations d'eau
8 personnes
Installer le système de chronométrage
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
3 personnes
Aménager le vestiaire
3 personnes
Tenir la table d’inscription
4 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Récupérer les sacs
3 personnes
Accompagner les participants vers le sas de départ
4 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Lancer la compétition
4 personnes
Tenir les postes de circulation
10 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
12 personnes
Orienter les participants
8 personnes
Réapprovisionner les boissons
6 personnes
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
4 personnes
Enregistrer les arrivants
4 personnes
Remettre la médaille
3 personnes
Accueillir les finishers
3 personnes
Servir le repas chaud
6 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Régler les boissons
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Organiser la remise des prix
4 personnes
Accueillir les derniers participants
3 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
8 personnes
Retirer les matériaux de signalisation
4 personnes
Finaliser la distribution des sacs
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Rassembler les déchets
6 personnes
Nettoyer le lieu
6 personnes
Démonter les tentes et les tables
6 personnes
Ranger le matériel en lieu sûr
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Publier les résultats
Partager les photos des participants
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables d’inscriptionqté 4
Tables de cateringqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 12
Portantsqté 3

Matériel de sport

Arche de départ
Arche d'arrivée
Flèches de directionqté 120
Bornes kilométriquesqté 43
Ruban de balisageqté 12
Numéros de départqté 350
Bracelets de dossardqté 350
Médailles de finisherqté 350
Barrières de zone de départqté 20
Barrières de fouleqté 30
Ruban de parcoursqté 20
Bacs à eau pliablesqté 10
Caisses de bidonsqté 20
Presse-papiersqté 15
Stylosqté 50
Siffletsqté 20

Équipement

Système de pointage
Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 6
Talkies-walkiesqté 20
Téléphones portablesqté 6
Système de sonorisation mobile
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Câbles de rechargeqté 12

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes frontalesqté 20

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 4
Couvertures chauffantesqté 30
Packs de froidqté 20
Gants jetablesqté 100
Pansementsqté 200
Ruban de sportqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Assiettes réutilisablesqté 350
Couverts réutilisablesqté 400
Tasses à caféqté 150
Thermosqté 12

Cuisine

Glacièresqté 12
Bacs à glaceqté 8
Carafesqté 20
Louchesqté 12
Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Plateauxqté 12
Bacs alimentairesqté 20

Nettoyage

Supports de sacs poubelleqté 12
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Éponges de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Désinfectantqté 4

Administration

Listes de participantsqté 20
Cartes d'itinéraireqté 400
Badges des bénévolesqté 50
Pots à crayonsqté 8
Braceletsqté 400

Catering

Courses

Conseils

Obtiens les autorisations et les mesures de circulation plusieurs semaines avant la course : sans validation du parcours, les inscriptions ne doivent pas être considérées comme définitives.
Trace le parcours et vérifie chaque accès sur le terrain. Prévois des flèches, du ruban de balisage et des bornes kilométriques, puis imprime une carte pour les équipes et les participants.
Dimensionne les ravitaillements selon le nombre d’inscrits et la durée prévue. Vérifie les bacs à eau pliables, les caisses de bidons et le réapprovisionnement avant le jour du trail.
Répartis les bénévoles par postes, horaires et moyens de communication. Les talkies-walkies et les téléphones doivent être testés avant l’ouverture du départ, surtout entre les points isolés du parcours.
Envoie la lettre aux participants quelques jours avant la course avec les horaires, la carte, les consignes et les informations d’accès. Contrôle ensuite la liste de départ, les dossards et les besoins alimentaires recueillis.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un trail marathon ?: Prévois au moins 4 à 6 mois pour une première édition. Les autorisations, le parcours, l’assurance, les secours et les mesures de circulation doivent être confirmés avant l’ouverture des inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour un trail marathon ?: Ouvre-les une fois le parcours, le lieu de départ et d’arrivée, l’assurance et le dispositif de secours suffisamment avancés. Une période de 8 à 12 semaines laisse le temps de traiter les inscriptions et de commander les dossards.
Combien de bénévoles faut-il pour un trail marathon ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de points de contrôle. Répartis au minimum une équipe par ravitaillement et par zone sensible, puis ajoute une équipe mobile pour les changements, les communications et les imprévus.
Quand vérifier la météo et préparer les ravitaillements ?: Consulte les prévisions à 7 jours, puis fais une dernière vérification 24 à 48 heures avant le départ. À ce moment-là, confirme les quantités d’eau, le réapprovisionnement des stations et l’état du balisage.

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