Zo organiseer je een trailmarathon
Begin een trailmarathon niet met de inschrijvingen, maar met de route, vergunningen en veiligheid. Leg eerst het parcours, de start- en finishlocatie en verkeersmaatregelen vast. Daarna regel je tijdregistratie, EHBO, toiletten en vrijwilligers, zodat je weet wat uitvoerbaar is voordat deelnemers zich aanmelden. In de laatste weken verschuift de aandacht naar startnummers, routepijlen, waterstations, weersverwachting en een duidelijke deelnemersbrief. Werk met vaste controlemomenten, want vooral routewijzigingen en bezetting worden snel te laat ontdekt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdvergunning aanvragen
- 2
Trailroute vastleggen
2 personen
- 3
Route op toegankelijkheid controleren
3 personen
- 4
Start- en finishlocatie reserveren
- 5
Verkeersmaatregelen aanvragen
- 6
Toiletten reserveren
- 7
EHBO-bezetting vastleggen
- 8
Tijdregistratie reserveren
- 9
Verzekering controleren
- 10
Deelnemerspagina publiceren
- 11
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 12
Inschrijvingen openen
- 13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 14
Dieetwensen verzamelen
- 15
Vrijwilligers werven
2 personen
- 16
Vrijwilligers indelen
- 17
Startlijst controleren
2 personen
- 18
Startnummers bestellen
- 19
Medische informatie verzamelen
2 personen
- 20
Weersverwachting controleren
- 21
Deelnemersbrief versturen
- 22
Routekaart afdrukken
2 personen
- 23
Boodschappen ophalen
3 personen
- 24
Startnummers klaarleggen
3 personen
- 25
Waterstations bevoorraden
6 personen
- 26
Routepijlen voorbereiden
3 personen
- 27
EHBO-koffers controleren
2 personen
- 28
Accu's en batterijen opladen
2 personen
Event
- 29
Locatie openen
2 personen
- 30
Startboog opbouwen
4 personen
- 31
Finishboog opbouwen
4 personen
- 32
Tafels en tenten opstellen
6 personen
- 33
Startvak afzetten
4 personen
- 34
Finishgebied afzetten
4 personen
- 35
Routepijlen plaatsen
8 personen
- 36
Kilometerborden plaatsen
4 personen
- 37
Waterstations inrichten
8 personen
- 38
Tijdregistratie installeren
3 personen
- 39
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 40
EHBO-post inrichten
3 personen
- 41
Garderobe inrichten
3 personen
- 42
Inschrijftafel bemannen
4 personen
- 43
Startnummers uitdelen
4 personen
- 44
Tassen innemen
3 personen
- 45
Deelnemers naar startvak begeleiden
4 personen
- 46
Startbriefing geven
2 personen
- 47
Wedstrijd starten
4 personen
- 48
Verkeersposten bemannen
10 personen
- 49
Routeposten bemannen
12 personen
- 50
Deelnemers doorsturen
8 personen
- 51
Dranken bijvullen
6 personen
- 52
Fruit en snacks aanvullen
4 personen
- 53
Finishers registreren
4 personen
- 54
Medaille uitreiken
3 personen
- 55
Finishers welkom heten
3 personen
- 56
Warme maaltijd serveren
6 personen
- 57
Koffie en thee schenken
3 personen
- 58
Dranken afrekenen
2 personen
- 59
Uitslagen controleren
2 personen
- 60
Prijsuitreiking uitvoeren
4 personen
- 61
Laatste deelnemers opvangen
3 personen
Nazorg
- 62
Routepijlen verwijderen
8 personen
- 63
Verkeersmaterialen verwijderen
4 personen
- 64
Tassen uitgifte afronden
3 personen
- 65
Servies afwassen
4 personen
- 66
Afval verzamelen
6 personen
- 67
Locatie schoonmaken
6 personen
- 68
Tenten en tafels afbreken
6 personen
- 69
Apparatuur veilig opbergen
3 personen
- 70
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 71
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
- 72
Uitslagen publiceren
- 73
Deelnemersfoto's delen
- 74
Verloren voorwerpen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Inschrijftafelsaantal 4
- Cateringtafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Barkrukkenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 12
- Garderoberekkenaantal 3
Sportmateriaal
- Startboog
- Finishboog
- Routepijlenaantal 120
- Kilometerbordenaantal 43
- Markeerlintaantal 12
- Startnummersaantal 350
- Startnummerbandenaantal 350
- Finishmedaillesaantal 350
- Startvakhekkenaantal 20
- Dranghekkenaantal 30
- Parcourslintaantal 20
- Opvouwbare waterbakkenaantal 10
- Bidonkrattenaantal 20
- Klembordenaantal 15
- Pennenaantal 50
- Fluitjesaantal 20
Apparatuur
- Tijdregistratiesysteem
- Laptopaantal 2
- Tabletsaantal 6
- Portofoonsaantal 20
- Mobiele telefoonsaantal 6
- Mobiele geluidsinstallatie
- Microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 8
- Oplaadkabelsaantal 12
Verlichting
- LED-bouwlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 6
- Hoofdlampenaantal 20
EHBO
- EHBO-koffersaantal 4
- Warmtedekensaantal 30
- Koelpacksaantal 20
- Wegwerphandschoenenaantal 100
- Pleistersaantal 200
- Sporttapeaantal 20
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 500
- Herbruikbare bordenaantal 350
- Herbruikbaar bestekaantal 400
- Koffiekopjesaantal 150
- Thermoskannenaantal 12
Keuken
- Koelboxenaantal 12
- IJsboxenaantal 8
- Schenkkannenaantal 20
- Opscheplepelsaantal 12
- Snijplankenaantal 6
- Keukenmessenaantal 6
- Dienbladenaantal 12
- Voedselbakkenaantal 20
Schoonmaak
- Afvalzakhoudersaantal 12
- Emmersaantal 6
- Dweilenaantal 6
- Bezemsetsaantal 4
- Schoonmaaksponzenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 8
- Desinfectiemiddelaantal 4
Administratie
- Deelnemerslijstenaantal 20
- Routekaartenaantal 400
- Vrijwilligersbadgesaantal 50
- Pennenbakkenaantal 8
- Polsbandjesaantal 400
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de trailroute minimaal 12 weken voor de wedstrijddatum definitief vast. Controleer daarna de toegankelijkheid per traject en noteer waar routepijlen, kilometerborden en parcourslint nodig zijn; een kaart alleen voorkomt geen verdwalen.
- Reserveer EHBO, toiletten, tijdregistratie en verkeersmaatregelen voordat je de inschrijvingen opent. Houd per onderdeel een bevestiging en een contactpersoon bij, zodat één afzegging niet pas op de wedstrijddag zichtbaar wordt.
- Plan vrijwilligers per taak én per tijdsblok. Voorzie aparte bezetting voor startnummeruitgifte, waterstations, routeposten en finish; laat iedereen uiterlijk 7 dagen vooraf weten waar en wanneer hij zich meldt.
- Sluit de deelnemersadministratie uiterlijk 3 dagen voor de start af. Controleer de startlijst, medische informatie en dieetwensen, leg startnummers met banden klaar en verstuur daarna één deelnemersbrief met routekaart, starttijd en praktische instructies.
- Bevoorradingspunten worden vaak te laat ingericht. Haal boodschappen en bidonkratten minstens 1 dag vooraf op, verdeel water over opvouwbare waterbakken en wijs per station een verantwoordelijke aan die tijdens de wedstrijd kan bijvullen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een trailmarathon organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 maanden vooraf met vergunningen, route, locaties en veiligheidsafspraken. Leg de route en de belangrijkste leveranciers uiterlijk 12 weken voor de start vast, zodat er nog tijd is voor wijzigingen.
- Wanneer open je de inschrijving voor een trailmarathon?
- Open de inschrijving pas nadat vergunning, route, start- en finishlocatie, EHBO en tijdregistratie zijn bevestigd. Dat is meestal ongeveer 8 tot 12 weken voor de wedstrijd; zo voorkom je dat je deelnemers informeert over een plan dat nog verandert.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een trailmarathon?
- Tel minimaal één vrijwilliger per waterstation en routepost, plus aparte bezetting voor startnummeruitgifte, start, finish en begeleiding. Maak daarnaast een reserve van ongeveer 10 procent; bij 30 geplande vrijwilligers zijn dat 3 extra mensen.
- Wanneer verstuur je de deelnemersbrief voor een trailmarathon?
- Stuur de deelnemersbrief 5 tot 7 dagen voor de start, nadat de startlijst en routekaart zijn gecontroleerd. Vermeld daarin de starttijd, bereikbaarheid, verplichte of aanbevolen uitrusting, waterpunten en een telefoonnummer voor problemen op de wedstrijddag.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!