Checklist voor een toneelvoorstelling organiseren

Een toneelvoorstelling vraagt om meer dan een zaal, spelers en een podium. Je regelt tegelijk auteursrechten, kaartverkoop, bezoekersinformatie, techniek, decor, kostuums en de ontvangst in de foyer. Begin met datum, zaal, voorstelling en cast; werk daarna toe naar repetities, promotie en een technische test. Deze checklist bevat 74 taken en 63 spullen, zodat je ook zaken als programmaboekjes, garderobe, microfoons, theaterspots en koffievoorziening niet pas op de speeldag ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Voorstelling en zaal vastleggen
Speeldatum en tijden bevestigen
Cast en crew bevestigen
Vergunningen controleren
Auteursrechten controleren
Voorstellingsinformatie opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online kaartverkoop openen
Aanmeldingen verwerken
Bezoekerslijst bijhouden
Dieetwensen verzamelen
Promotietekst publiceren
Programmaboekje opmaken
Programmaboekjes afdrukken
2 personen
Tickets en polsbandjes bestellen
Cateringhoeveelheden berekenen
Cateringbenodigdheden reserveren
Techniek en licht testen
2 personen
Decorstukken controleren
2 personen
Kostuums controleren
2 personen
Rekwisieten controleren
2 personen
Draaiboek afdrukken
Crewinstructies verspreiden
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken gekoeld klaarzetten
2 personen
Kostuums klaarleggen
2 personen
Rekwisieten sorteren
2 personen
Zaal en backstage controleren
2 personen
Podiumvloer controleren
2 personen
Decor opbouwen
4 personen
Licht en geluid opbouwen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Entree en garderobe inrichten
2 personen
Foyertafels opstellen
2 personen
Programmaboekjes klaarleggen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
Technische eindtest uitvoeren
3 personen
Cast laten omkleden
2 personen
Publieksbegeleiders instrueren

Event

Deuren openen
3 personen
Tickets controleren
2 personen
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Voorstelling technisch bedienen
3 personen
Podiumwissels uitvoeren
3 personen
Publieksvragen opvangen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Zaal opnieuw gereedmaken
3 personen
Tweede voorstelling begeleiden
3 personen
Avondpubliek ontvangen
4 personen
Avondpauze verzorgen
3 personen
Applausmoment begeleiden
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Garderobe afsluiten
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
2 personen
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Decor afbouwen
4 personen
Licht en geluid afbouwen
3 personen
Rekwisieten inpakken
2 personen
Kostuums verzamelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Foyer schoonmaken
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Kostuums reinigen en opbergen
2 personen
Foto- en videomateriaal verzamelen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 8
Theaterstoelenaantal 110
Foyertafelsaantal 4
Klapstoelen backstageaantal 8
Kledingrekkenaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gereedschapskoffersaantal 2
Gaffer tapeaantal 6
Kabelbindersaantal 100
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

Theaterspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 3
LED-lampenaantal 4

Decoratie

Achterdoek
Zijdecorsaantal 4
Decoratieve plantenaantal 6
Entreebordaantal 2
Programmastandaardsaantal 2
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4
Pijlenstickersaantal 30

Servies

Waterglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Theekopjesaantal 50
Dessertbordjesaantal 120
Koffielepelsaantal 100
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Broodtangenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Opbergdozenaantal 8
Afwasbakkenaantal 3

Catering

Kassalade
Pinautomaat
Ticketscanneraantal 2
Programmaboekjesaantal 120
Naamstickersaantal 120
Polsbandjesaantal 120
Garderobenummersaantal 120
Boodschappen
Pennenaantal 12
Kassabonrollenaantal 4
Kleingeldbakjesaantal 2

Schoonmaak

Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Rubberen handschoenenaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Tips

Leg zaal, speeldatum en tijden eerst vast en bevestig daarna cast en crew. Controleer vergunningen en auteursrechten voordat je promotietekst publiceert of de kaartverkoop opent.
Open de online kaartverkoop zodra voorstelling, tijden en locatie definitief zijn. Houd aanmeldingen en bezoekerslijst doorlopend bij en verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor de voorstelling.
Plan een aparte technische test met microfoons, mengpaneel, luidsprekers, audiokabels, theaterspots en verlengkabels. Test niet alleen het geluid op het podium, maar ook de verstaanbaarheid op de achterste rij.
Controleer decorstukken, achterdoek, zijdecors, kostuums en rekwisieten vóór de generale repetitie. Leg een eenvoudige backstage-indeling vast met kledingrekken, klapstoelen en een vaste plek voor ieder rekwisiet.
Bereken catering op basis van het verwachte bezoekersaantal en reserveer koffiezetapparaten en servies op tijd. Zet programmaboekjes, tickets of polsbandjes, entreebord en programmastandaards klaar vóór de deuren opengaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een toneelvoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met de zaal, speeldatum, auteursrechten en cast. Plan promotie en kaartverkoop pas nadat voorstelling, tijden en locatie definitief zijn.
Wanneer moet de kaartverkoop voor een toneelvoorstelling starten?: Open de online kaartverkoop zodra de voorstelling, speeldatum, tijden en zaal zijn bevestigd; meestal 6 tot 10 weken voor de uitvoering. Controleer daarna wekelijks de aanmeldingen en bezoekerslijst.
Wanneer test je de techniek voor een toneelvoorstelling?: Doe een volledige test uiterlijk 1 week vooraf en herhaal die op de speeldag met de aanwezige cast en crew. Controleer microfoons, luidsprekers, mengpaneel, kabels en theaterspots op hun echte posities.
Hoeveel programmaboekjes moet ik afdrukken voor een toneelvoorstelling?: Druk het aantal bevestigde bezoekers plus ongeveer 10 procent extra af. Bij 100 bezoekers zijn dat bijvoorbeeld 110 programmaboekjes; rond het aantal naar boven af als de kaartverkoop nog loopt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.