Checklist pour organiser une représentation théâtrale

Une représentation théâtrale réussie repose sur un enchaînement précis : réserver la salle, sécuriser les droits, confirmer l’équipe, puis préparer l’accueil du public. Cette checklist rassemble les 74 tâches et 63 fournitures nécessaires, de la billetterie aux costumes, en passant par le son, l’éclairage et le catering. Utilise-la dans l’ordre pour éviter les oublis de dernière minute, notamment les autorisations, les câbles, les programmes imprimés et les besoins alimentaires des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le spectacle et la salle
Confirmer la date et les horaires du match
Confirmer le cast et l'équipe
Vérifier les autorisations
Vérifier les droits d’auteur
Préparer les informations de présentation
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie en ligne
Traiter les inscriptions
Tenir à jour la liste des visiteurs
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le texte promotionnel
Mettre en page le programme
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Commander les billets et les bracelets
Calculer les quantités de catering
Réserver le matériel de restauration
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
Vérifier les éléments de décor
2 personnes
Vérifier les costumes
2 personnes
Vérifier les accessoires
2 personnes
Imprimer le déroulé
Distribuer les consignes à l'équipe
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les costumes
2 personnes
Trier les accessoires
2 personnes
Vérifier la salle et les coulisses
2 personnes
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
Monter la décoration
4 personnes
Monter la lumière et le son
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Installer les tables du foyer
2 personnes
Préparer les livrets de programme
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
Effectuer le test technique final
3 personnes
Faire changer la troupe
2 personnes
Briefer les accompagnateurs du public

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Vérifier les billets
2 personnes
Accompagner le public à la salle
3 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Assurer la technique du spectacle
3 personnes
Effectuer les changements de scène
3 personnes
Répondre aux questions du public
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Réinstaller la salle
3 personnes
Accompagner la deuxième représentation
3 personnes
Accueillir le public du soir
4 personnes
Assurer la pause du soir
3 personnes
Animer le moment des applaudissements
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Fermer le vestiaire
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
2 personnes
Ranger les restes au frais
2 personnes
Démonter le décor
4 personnes
Démonter l’éclairage et le son
3 personnes
Emballer les accessoires
2 personnes
Rassembler les costumes
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le foyer
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Nettoyer et ranger les costumes
2 personnes
Rassembler les photos et vidéos
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 8
Chaises de théâtreqté 110
Tables du foyerqté 4
Chaises pliantes backstageqté 8
Portants à vêtementsqté 3
Portantsqté 2
Poubellesqté 6

Équipement

Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Boîtes à outilsqté 2
Ruban gafferqté 6
Serre-câblesqté 100
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs de théâtreqté 6
Pieds d’éclairageqté 3
Lampes LEDqté 4

Décoration

Fond de scène
Décors en soieqté 4
Plantes décorativesqté 6
Panneau d’entréeqté 2
Pupitres de programmeqté 2
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Autocollants flèchesqté 30

Vaisselle

Verres à eauqté 120
Tasses à caféqté 80
Tasses à théqté 50
Assiettes à dessertqté 120
Cuillères à caféqté 100
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Pinces à painqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Boîtes de rangementqté 8
Bacs à vaisselleqté 3

Catering

Tiroir-caisse
Terminal de paiement
Scanner de billetsqté 2
Brochures du programmeqté 120
Étiquettes nominativesqté 120
Braceletsqté 120
Numéros de vestiaireqté 120
Courses
Stylosqté 12
Rouleaux de tickets de caisseqté 4
Bacs à monnaieqté 2

Nettoyage

Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants en caoutchoucqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Conseils

Ouvre la billetterie dès que la date, les horaires et la capacité de la salle sont confirmés. Garde une liste visiteurs à jour et clôture les inscriptions quelques jours avant la représentation pour prévoir l’accueil et le catering.
Vérifie les droits d’auteur et les autorisations au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Une réservation de salle ne suffit pas toujours pour pouvoir jouer le spectacle en public.
Planifie un test complet de la technique et de l’éclairage avant l’arrivée du public : microphones, table de mixage, haut-parleurs, projecteurs, rallonges et multiprises doivent être essayés ensemble.
Prépare les éléments de scène, les décors, les costumes et les accessoires dans une zone séparée. Contrôle-les une dernière fois le jour même, avant l’ouverture des portes, plutôt qu’au moment de l’installation.
Calcule les quantités de catering à partir du nombre de visiteurs confirmés et recueille les besoins alimentaires avant les achats. Réserve aussi les machines à café, la vaisselle et le mobilier du foyer suffisamment tôt.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une représentation théâtrale ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Réserve d’abord le spectacle et la salle, puis règle les droits, les autorisations, la billetterie et la coordination de l’équipe.
Quand ouvrir la billetterie d’une représentation théâtrale ?: Ouvre-la dès que la date, les horaires, la salle et les informations de présentation sont définitifs, généralement 4 à 6 semaines avant le spectacle. Prévois ensuite un suivi des inscriptions chaque semaine.
Quand tester le son et l’éclairage avant une pièce de théâtre ?: Fais un premier test technique au moins 7 jours avant la représentation, puis un contrôle sur place le jour même. Vérifie notamment les microphones, les câbles audio, la table de mixage et les projecteurs.
Combien de temps prévoir pour installer une représentation théâtrale ?: Prévois au minimum 3 à 4 heures pour installer la scène, les décors, les sièges, le son et l’éclairage. Ajoute du temps si les costumes, les accessoires ou les éléments de décor nécessitent des ajustements.

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