Toneelavond organiseren: checklist en planning

Een toneelavond vraagt om meer dan een voorstelling en een zaal. Je regelt speelrechten, kaartverkoop, rolverdeling, decor, kostuums en techniek in een vaste volgorde. Begin vroeg met de locatie en het programma, zodat uitnodigingen en aanmeldingen op tijd kunnen starten. In de laatste week draait alles om controleren: van rekwisieten en microfoons tot stoelen, lichtplan, catering en de locatiesleutels. Gebruik de checklist hieronder om niets op de avond zelf te hoeven improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Kaartverkoop bijhouden
Locatie reserveren
Speelrechten controleren
Programma afdrukken
Rolverdeling bevestigen
Decorstukken verzamelen
3 personen
Kostuums controleren
2 personen
Rekwisieten labelen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Catering bestellen
Vrijwilligers inroosteren
Boodschappen doen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Zaal controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Podium vrijmaken
3 personen
Decor opbouwen
4 personen
Rekwisieten klaarzetten
2 personen
Kostuums klaarleggen
2 personen
Licht en geluid aansluiten
2 personen
Lichtplan instellen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
2 personen
Podium en zaal vegen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Bar en entree inrichten
3 personen
Kassa en gastenlijst klaarzetten
2 personen

Event

Spelers laten omkleden
2 personen
Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Voorstelling begeleiden
3 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Techniek bedienen
2 personen
Toezicht bij garderobe houden
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Rekwisieten verzamelen
3 personen
Decor afbreken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Meubilair terugzetten
4 personen
Voorraad controleren
Sleutels inleveren
Kostuums wassen en opbergen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Klaptafel voor entree
Garderoberekaantal 2
Kledinghangersaantal 100

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop voor muziek
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Theaterspotsaantal 4
LED-werklampenaantal 2
Gaffer tapeaantal 4

Decoratie

Achtergronddoek
Decoratieve plantenaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Programmabordenaantal 3
Pijlbordjesaantal 6
Plakgumaantal 2

Servies

Drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Theelepelsaantal 60

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilset
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de speelrechten voordat je kaartverkoop of uitnodigingen opent. Plan dit minimaal 6 weken voor de voorstelling, omdat toestemming en voorwaarden gevolgen kunnen hebben voor je programma.
Maak 7 dagen vooraf één overzicht van alle rekwisieten, kostuums en decorstukken. Label spullen per scène en leg ontbrekende items direct apart, zodat je niet vlak voor aanvang hoeft te zoeken.
Test licht en geluid in de echte zaal, niet alleen tijdens een repetitie. Controleer draadloze microfoons, mengpaneel, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen ten minste 2 uur voor het publiek binnenkomt.
Plan de publieksopbouw ruim voor de deuren openen. Zet stoelen, entree- en garderobemeubilair klaar en plaats pijlbordjes; houd daarna minimaal 30 minuten vrij voor een laatste zaalcontrole.
Bestel catering op basis van bevestigde aanmeldingen en verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf. Zet koffiezetapparaat, waterkokers, thermoskannen, glazen en kopjes bij elkaar op één uitgiftepunt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een toneelavond organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met de locatie, speelrechten en rolverdeling. Start de kaartverkoop en uitnodigingen zodra het programma en de speeldatum vaststaan.
Wanneer moet ik de techniek voor een toneelavond testen?: Doe een volledige test 7 dagen vooraf en nogmaals op de dag zelf. Reserveer minstens 2 uur voor het aansluiten en controleren van licht, geluid, microfoons en laptop.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een toneelavond?: Gebruik het aantal bevestigde aanmeldingen als basis en zet de zaalindeling uiterlijk op de dag ervoor klaar. Houd enkele stoelen vrij voor onverwachte gasten of wijzigingen in de opstelling.
Wanneer moet ik dieetwensen voor de catering verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 5 dagen voor de toneelavond. Geef het definitieve aantal en de bijzonderheden daarna door aan de cateraar of inkoper.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.