Checklist pour organiser une soirée théâtre

Une soirée théâtre demande de coordonner la billetterie, la salle, les costumes, les accessoires et la technique sans laisser les derniers détails au jour J. Ce plan rassemble 53 tâches et 41 fournitures pour suivre l’organisation dans l’ordre, des invitations au rangement. Tu y trouveras aussi les points souvent oubliés : droits d’utilisation, besoins alimentaires, étiquetage des accessoires, éclairage et accès aux clés. Utilise la checklist comme fil conducteur, puis répartis clairement les responsabilités entre l’équipe et les bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Suivre la vente des billets
Réserver le lieu
Vérifier les droits d'utilisation
Imprimer le programme
Confirmer la répartition des rôles
Rassembler les éléments de décoration
3 personnes
Vérifier les costumes
2 personnes
Étiqueter les accessoires
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Commander le catering
Planifier les bénévoles
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Dégager la scène
3 personnes
Monter la décoration
4 personnes
Installer les accessoires
2 personnes
Préparer les costumes
2 personnes
Brancher l’éclairage et le son
2 personnes
Configurer le plan d'éclairage
2 personnes
Effectuer la vérification du son
2 personnes
Balayer la scène et la salle
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Aménager le bar et l’entrée
3 personnes
Préparer la caisse et la liste des invités
2 personnes

Événement

Faire changer les joueurs
2 personnes
Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le spectacle
3 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Gérer la technique
2 personnes
Assurer la surveillance au vestiaire
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les accessoires
3 personnes
Démonter le décor
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Vérifier les stocks
Remettre les clés
Laver et ranger les costumes
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 8
Table pliante pour l’entrée
Portant à vêtementsqté 2
Cintresqté 100

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable pour la musique
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4

Éclairage

Projecteurs de théâtreqté 4
Lampes de travail LEDqté 2
Ruban gafferqté 4

Décoration

Bâche de fond
Plantes décorativesqté 4
Nappesqté 8
Panneaux du programmeqté 3
Panneaux de directionqté 6
Colle repositionnableqté 2

Vaisselle

Verres à boireqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Cuillères à caféqté 60

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Ciseauxqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pinces de serviceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai et pelleqté 2
Kit de lavage
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 4
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque la salle avant d’ouvrir les inscriptions, puis vérifie les droits d’utilisation dès la réservation. Sans cette validation, l’impression du programme et l’organisation technique peuvent prendre du retard.
Fixe une date limite pour les inscriptions et les besoins alimentaires, idéalement 7 à 10 jours avant la représentation. Cela laisse le temps d’ajuster le catering et le nombre de places sans commande de dernière minute.
Prépare les costumes et les accessoires au moins 24 heures avant l’accueil du public. Étiquette chaque accessoire par scène ou par rôle : le montage et les changements seront plus rapides.
Teste les microphones, haut-parleurs, projecteurs, rallonges et multiprises avant l’arrivée des invités. Prévois au minimum 60 minutes sur place pour régler le son, brancher l’éclairage et configurer le plan d’éclairage.
Récupère les clés et vérifie la salle avant de déplacer les chaises et les tables. Installe ensuite l’entrée, le portant à vêtements, les panneaux de direction et le programme avant de commencer l’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée théâtre ?: Envoie-les 4 à 6 semaines avant la représentation. Prévois une relance 10 à 14 jours avant la date limite d’inscription, puis ferme les inscriptions environ 7 jours avant pour confirmer le catering et le plan de salle.
Combien de temps prévoir pour installer une soirée théâtre ?: Prévois au moins 3 heures pour une installation complète avec chaises, tables, décoration, accessoires, costumes, son et éclairage. Ajoute 60 minutes de test technique avant l’ouverture des portes.
Quand commander le catering pour une soirée théâtre ?: Passe la commande 7 à 10 jours avant l’événement, après avoir recueilli les inscriptions et les besoins alimentaires. Confirme les quantités 2 à 3 jours avant, surtout si le nombre de billets a évolué.
Que faut-il vérifier avant l’ouverture des portes ?: Fais une vérification finale 30 minutes avant l’accueil : salle, programme imprimé, panneaux, costumes, accessoires, son, éclairage, boissons et circulation. Contrôle aussi que les clés, rallonges et multiprises sont bien disponibles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.