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Themenabend organisieren: die Checkliste für die Vorbereitung

Ein Themenabend braucht mehr als Dekoration und ein passendes Programm. Früh müssen Einladungen, Anmeldungen, Ernährungswünsche, Kartenverkauf und Aufführungsrechte geklärt werden. In der letzten Woche prüfst du Rollen, Kostüme, Requisiten, Technik und Catering. Am Veranstaltungstag helfen ein klarer Aufbauplan, beschriftete Requisiten und feste Zuständigkeiten, damit Saal, Bühne und Eingang rechtzeitig bereit sind.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Kartenverkauf nachverfolgen

  • Location reservieren

  • Aufführungsrechte kontrollieren

  • Programm drucken

  • Rollenverteilung bestätigen

  • Dekorationsteile einsammeln

    3 Personen

  • Kostüme prüfen

    2 Personen

  • Requisiten beschriften

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Freiwillige einteilen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Standortschlüssel abholen

  • Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Bühne freiräumen

    3 Personen

  • Dekor aufbauen

    4 Personen

  • Requisiten bereitstellen

    2 Personen

  • Kostüme bereitlegen

    2 Personen

  • Licht und Ton anschließen

    2 Personen

  • Lichtplan einstellen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    2 Personen

  • Bühne und Halle fegen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Bar und Eingang einrichten

    3 Personen

  • Kasse und Gästeliste bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Spieler zum Umziehen schicken

    2 Personen

  • Türen öffnen

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Aufführung begleiten

    3 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Technik bedienen

    2 Personen

  • Garderobenaufsicht übernehmen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Requisiten sammeln

    3 Personen

  • Deko abbauen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Möbel zurückstellen

    4 Personen

  • Bestand prüfen

  • Schlüssel abgeben

  • Kostüme waschen und verstauen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • TischeAnz. 8
  • Klapptisch für den Eingang
  • GarderobenständerAnz. 2
  • KleiderbügelAnz. 100

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Laptop für Musik
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • TheaterscheinwerferAnz. 4
  • LED-ArbeitslampenAnz. 2
  • Gaffer TapeAnz. 4

Dekoration

  • Hintergrundtuch
  • Dekorative PflanzenAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 8
  • ProgrammschilderAnz. 3
  • WegweiserAnz. 6
  • KleberAnz. 2

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 100
  • GebäckgabelnAnz. 100
  • TeelöffelAnz. 60

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • ServiertablettsAnz. 6
  • ScherenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • Wischset
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 4
  • ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die organisatorischen Zusagen spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Themenabend ein: Einladungen verschicken, Anmeldungen bearbeiten und Ernährungswünsche erfassen. So kannst du Catering und Sitzplätze anhand konkreter Zahlen bestellen.
  • Prüfe Aufführungsrechte, Rollenverteilung und Programm nicht erst beim Aufbau. Lege die finale Fassung mindestens 7 Tage vorher fest und drucke die Programmschilder erst danach.
  • Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop und Verlängerungskabel mindestens 2 Stunden vor Beginn. Für Licht und Ton sollte eine verantwortliche Person den kompletten Ablauf einmal durchspielen.
  • Bereite Kostüme und Requisiten nach Rollen oder Programmpunkten vor und beschrifte sie. Lege alles spätestens 60 Minuten vor Einlass an der Bühne bereit, statt während des Publikumsaufbaus zu suchen.
  • Plane den Einlass mit Klapptisch, Wegweisern, Garderobenständer und Kleiderbügeln. Stelle außerdem Gläser, Tassen, Teller und Serviertabletts vor dem Catering bereit; fehlendes Geschirr fällt meist erst beim ersten Ansturm auf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Themenabend organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Location, Einladungen und Aufführungsrechten. In der letzten Woche folgen Rollen, Kostüme, Requisiten, Technik und Catering.
Was muss man eine Woche vor dem Themenabend erledigen?
Bestätige die Rollenverteilung, prüfe Kostüme und Requisiten, verfolge den Kartenverkauf und bestelle das Catering nach dem aktuellen Anmeldestand. Drucke Programm und Wegweiser erst, wenn alle Angaben feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Themenabend?
Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Saal, Bühne, Dekoration, Technik und Licht ein. Hole den Standortschlüssel früh genug ab und führe vor dem Einlass einen vollständigen Techniktest durch.
Was wird bei einem Themenabend häufig vergessen?
Oft fehlen beschriftete Requisiten, Ersatz- oder Verlängerungskabel, Kleiderbügel und ausreichend Geschirr. Kontrolliere diese Dinge spätestens 60 Minuten vor dem Einlass mit einer festen Person am Eingang und einer an der Bühne.

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