LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Toneelavond organiseren: checklist van zaal tot voorstelling

Een toneelavond vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en een script. Je legt eerst datum, speelplanning, cast, crew en reserveringen vast; daarna volgen kaartverkoop, programma, techniek, decor en catering. Op de dag zelf moeten podium, stoelen, kleedkamers, licht en geluid op tijd klaarstaan. Deze checklist helpt je de 59 taken in de juiste volgorde af te werken, zodat je niet vlak voor aanvang nog kabels, rekwisieten of gastenlijsten hoeft te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en zaal vastleggen

    2 personen

  • Speelplanning bepalen

    3 personen

  • Reserveringen maken

    2 personen

  • Cast en crew bevestigen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Kaartverkoop openen

    2 personen

  • Programma opmaken

  • Techniekplan uitwerken

    2 personen

  • Decorplan uitwerken

    2 personen

  • Catering reserveren

    2 personen

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Teksten en scripts afdrukken

  • Kaarten en gastenlijst maken

  • Techniek controleren

    2 personen

  • Decor en rekwisieten controleren

    3 personen

  • Promotie herinneren

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Kleding en grime klaarleggen

    2 personen

  • Decor verzamelen

    3 personen

Event

  • Locatie openen

    2 personen

  • Zaal en foyer inspecteren

    2 personen

  • Podium opbouwen

    4 personen

  • Publieksstoelen opstellen

    3 personen

  • Decor plaatsen

    3 personen

  • Rekwisieten klaarzetten

    2 personen

  • Licht installeren

    2 personen

  • Geluid installeren

    2 personen

  • Licht en geluid testen

    3 personen

  • Kleedkamers inrichten

    2 personen

  • Kleding klaarleggen

    2 personen

  • Grimeplek inrichten

  • Koffie en thee voorbereiden

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Foyer inrichten

    3 personen

  • Programma's klaarleggen

  • Kassa en entree inrichten

    2 personen

  • Artiestenbriefing geven

    2 personen

  • Deuren openen

    3 personen

  • Gasten ontvangen

    4 personen

  • Programma's uitdelen

    2 personen

  • Voorstelling begeleiden

    3 personen

  • Pauzedranken serveren

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Hapjes bijvullen

    2 personen

  • Gasten uitgeleiden

    3 personen

Nazorg

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Decor afbreken

    4 personen

  • Stoelen en tafels opruimen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Zaal schoonmaken

    3 personen

  • Kleedkamers schoonmaken

    2 personen

  • Voorraad inpakken

    2 personen

  • Materialen retourneren

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Podiumdelenaantal 6
  • Publieksstoelenaantal 100
  • Klaptafelsaantal 8
  • Receptietafel
  • Kledingrekkenaantal 3
  • Kleedkamerstoelenaantal 12
  • Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

  • Draadloze microfoonsaantal 3
  • Microfoonstandaardsaantal 3
  • Mengpaneel
  • Luidsprekersaantal 2
  • Luidsprekerkabelsaantal 4
  • Verlengkabelsaantal 8
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Laptop

Verlichting

  • Theaterspotsaantal 6
  • Lichtstatievenaantal 4
  • Lichttafel
  • Sfeerlampenaantal 6

Decoratie

  • Achterdoek
  • Gordijnenaantal 4
  • Decorpanelenaantal 6
  • Rekwisietentafelsaantal 2
  • Plantenaantal 6
  • Menukaarthoudersaantal 6

Servies

  • Koffiekopjesaantal 100
  • Glazenaantal 120
  • Bordenaantal 120
  • Besteksetsaantal 120
  • Serveerschalenaantal 12

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Koelboxenaantal 4
  • Thermoskannenaantal 4
  • Snijplankenaantal 3
  • Keukenmessenaantal 3
  • Dienbladenaantal 6

Schoonmaak

  • Stofzuiger
  • Dweilenaantal 2
  • Emmersaantal 3
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg techniek en decor uiterlijk twee weken voor de voorstelling vast. Controleer dan of het mengpaneel, de microfoons, luidsprekers, theaterspots en lichttafel beschikbaar zijn en of je genoeg verlengkabels en stekkerdozen hebt.
  • Plan de zaalopbouw met een tijdsblok van minimaal 3 uur. Podiumdelen, publieksstoelen, receptietafel, kledingrekken en afvalbakken moeten vóór de technische controle op hun plek staan.
  • Open de kaartverkoop pas nadat speeldata, aanvangstijd, zaalindeling en programma definitief zijn. Verwerk dieetwensen uiterlijk 5 dagen voor de avond, zodat catering en serveerschalen daarop kunnen worden afgestemd.
  • Maak per onderdeel een verantwoordelijke: techniek, decor, ontvangst, catering, cast en kleedkamers. Zet namen en telefoonnummers op één vrijwilligersindeling en plan een korte briefing van 30 minuten vóór het openen van de zaal.
  • Doe de laatste controle 60 minuten voor aanvang. Loop dan zaal, foyer, podium en kleedkamers langs en controleer scripts, kleding, grime, decorpanelen, rekwisieten, kaarten en gastenlijst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een toneelavond organiseren?
Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, zaal, speelplanning, cast en crew. Open de kaartverkoop zodra deze basis vaststaat, meestal 6 tot 8 weken voor de voorstelling.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een toneelavond?
Neem het aantal verkochte of verwachte kaarten als basis en reserveer ongeveer 5% extra stoelen. Bij 100 verwachte bezoekers zet je dus circa 105 publieksstoelen klaar, afhankelijk van de zaalindeling.
Wanneer moet de techniek van een toneelavond getest worden?
Test microfoons, mengpaneel, luidsprekers, kabels, theaterspots en lichttafel uiterlijk de dag vóór de voorstelling. Doe op de avond zelf nog een volledige controle en geluidscheck van minimaal 60 minuten.
Wanneer moet ik catering voor een toneelavond regelen?
Reserveer catering zodra de kaartverkoop loopt en het verwachte bezoekersaantal bekend is, bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Geef definitieve aantallen en dieetwensen uiterlijk 5 dagen voor de toneelavond door.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!