Checklist pour organiser une soirée théâtre

Une soirée théâtre demande de coordonner les spectacles, les artistes, le public et la technique dans le même calendrier. Commence par confirmer la date et la salle, puis avance vers la programmation, les réservations et la billetterie. Les dernières semaines servent surtout à verrouiller les inscriptions, les besoins alimentaires, les bénévoles, les textes et le matériel. Cette checklist t’aide à garder une progression claire jusqu’à l’ouverture des portes et au montage de la scène.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Valider la date et la salle
2 personnes
Définir le planning des spectacles
3 personnes
Faire les réservations
2 personnes
Confirmer le cast et l'équipe
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Ouvrir la billetterie
2 personnes
Mettre en page le programme
Élaborer le plan technique
2 personnes
Élaborer le plan de décoration
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer les textes et les scripts
Créer les cartes et la liste des invités
Vérifier la technique
2 personnes
Vérifier la décoration et les accessoires
3 personnes
Relancer la promotion
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les costumes et le maquillage
2 personnes
Rassembler la décoration
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter la salle et le foyer
2 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer les sièges du public
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les accessoires
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Installer le son
2 personnes
Tester l'éclairage et le son
3 personnes
Aménager les vestiaires
2 personnes
Préparer les vêtements
2 personnes
Aménager l’espace maquillage
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Aménager le foyer
3 personnes
Préparer les programmes
Aménager la caisse et l’entrée
2 personnes
Faire le briefing des artistes
2 personnes
Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Animer le spectacle
3 personnes
Servir les boissons de pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le décor
4 personnes
Ranger les chaises et les tables
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Chaises pour le publicqté 100
Tables pliantesqté 8
Table de réception
Portants à vêtementsqté 3
Chaises des vestiairesqté 12
Poubellesqté 6

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Câbles de haut-parleurqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable

Éclairage

Projecteurs de théâtreqté 6
Pieds d’éclairageqté 4
Table lumineuse
Lampes d'ambianceqté 6

Décoration

Fond de scène
Rideauxqté 4
Panneaux décoratifsqté 6
Tables pour les décorsqté 2
Plantesqté 6
Porte-menusqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Plateauxqté 6

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et la salle avant de lancer les invitations : prévois ensuite le temps nécessaire pour confirmer le cast, l’équipe et le planning des spectacles.
Ouvre la billetterie dès que le programme et les informations pratiques sont prêts. Relance les invités inscrits avant la dernière semaine afin de limiter les absences et les changements de dernière minute.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmets le récapitulatif au catering au plus tard 7 jours avant la soirée.
Planifie une vérification technique complète avant l’accueil : teste les microphones sans fil, la table de mixage, les haut-parleurs, les câbles, les rallonges et les projecteurs de théâtre.
Le jour J, ouvre le lieu assez tôt pour inspecter la salle et le foyer, monter la scène, installer les chaises et préparer l’accueil. Garde un créneau séparé pour les costumes, le maquillage, les accessoires et la décoration.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une soirée théâtre ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer la salle, le cast, l’équipe, le programme, les réservations et la billetterie.
Quand ouvrir la billetterie pour une soirée théâtre ?: Ouvre-la dès que la date, la salle et le programme sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Prévois une relance environ 10 jours avant la représentation.
Combien de temps prévoir pour installer une scène de théâtre ?: Réserve au minimum 3 heures pour monter la scène, installer l’éclairage, les micros et les haut-parleurs, puis effectuer les tests. Ajoute du temps si plusieurs spectacles ou changements de décor sont prévus.
Quand confirmer le catering et les besoins alimentaires ?: Rassemble les besoins alimentaires dès l’inscription et confirme le nombre final au catering 5 à 7 jours avant la soirée. Garde une petite marge pour les modifications annoncées après la clôture des inscriptions.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.