Themenabend organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum, Saal und Spielplan früh fest, bevor du Einladungen verschickst oder Reservierungen vornimmst. So stimmen Programm, Ticketverkauf und Gästeliste von Anfang an überein.
• Schließe die Anmeldungen einige Tage vor dem Themenabend ab und erfasse Ernährungswünsche separat. Das gibt dem Catering Zeit, Mengen und Servierschalen passend vorzubereiten.
• Plane für die Technik einen vollständigen Testlauf ein: Funkmikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Kabel, Laptop und Lichtpult müssen gemeinsam geprüft werden, nicht nur einzeln.
• Bereite Texte und Skripte ausgedruckt vor und lege Kleidung, Schminke sowie Requisiten am Veranstaltungstag gesammelt bereit. Kurz vor Beginn fehlt sonst oft genau das Teil, das niemand einer Person zugeordnet hat.
• Öffne den Saal mindestens zwei Stunden vorher. Prüfe zuerst Foyer und Empfangstisch, baue danach Bühne, Sitze, Beleuchtung und Dekoration auf und halte Abfallbehälter sichtbar bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Themenabend organisieren?

Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Saal, Spielplan und Reservierungen. Einladungen und Ticketverkauf können danach starten; Technik und Catering sollten spätestens zwei bis drei Wochen vorher bestätigt sein.

Wann sollte der Ticketverkauf für einen Themenabend starten?

Starte den Ticketverkauf, sobald Datum, Saal, Programmrahmen und Plätze feststehen – meist vier bis sechs Wochen vor dem Termin. Beende oder prüfe die Anmeldungen einige Tage vor der Veranstaltung, damit Gästeliste und Catering stimmen.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Themenabends?

Plane mindestens zwei Stunden für Saal, Bühne, Sitze, Technik und Dekoration ein. Für einen ersten Techniktest mit Mikrofonen, Mischpult, Lautsprechern und Licht solltest du zusätzlich etwa 30 Minuten ohne Publikum reservieren.

Was muss man am Tag des Themenabends zuletzt prüfen?

Prüfe 30 bis 60 Minuten vor Beginn Gästeliste, Empfangstisch, Sitzplätze, Licht, Ton, Texte, Skripte und Requisiten. Kontrolliere außerdem, ob Kleidung und Schminke bereitliegen und Fluchtwege sowie Abfallbehälter frei zugänglich sind.

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