Toneelavond organiseren: checklist van planning tot applaus

Een toneelavond vraagt meer voorbereiding dan alleen een voorstelling en een zaal. Je regelt tegelijk het programma, de ontvangst van bezoekers, techniek, decor, kostuums en de pauzedrankjes. Met 72 taken en 48 spullen werk je stap voor stap van datum en reserveringen naar de inrichting en de laatste controle. Deze checklist helpt je vooral om zaken op tijd klaar te leggen: van teksten en cues tot batterijen, kabels, garderobe en bezoekerslijsten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Voorstelling en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Draaiboek printen
Bezoekerslijst printen
Programmafolders vouwen
2 personen
Decorstukken controleren
2 personen
Kostuums controleren
2 personen
Rekwisieten sorteren
2 personen
Teksten en cues klaarleggen
2 personen
Dranken inkopen
2 personen
Hapjes inkopen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Zaal leegmaken
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Looproutes vrijmaken
2 personen
Decor opbouwen
4 personen
Decor veilig vastzetten
2 personen
Rekwisieten klaarzetten
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Lichtstanden testen
2 personen
Nooduitgangen controleren
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Kleedkamers inrichten
2 personen
Kostuums klaarleggen
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Programmafolders neerleggen
2 personen

Event

Entree bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
2 personen
Jassen aannemen
2 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Publiek naar zaal begeleiden
2 personen
Licht tijdens voorstelling bedienen
Geluid tijdens voorstelling bedienen
Rekwisieten tijdens scènes klaarzetten
2 personen
Pauzedranken klaarzetten
3 personen
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Zaal tijdens pauze begeleiden
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Publiek na afloop begeleiden
2 personen
Jassen teruggeven
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
Decor afbreken
4 personen
Rekwisieten opbergen
2 personen
Kostuums verzamelen
2 personen
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
Verlichting afkoppelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Apparatuur veilig opbergen
2 personen
Afval naar verzamelpunt brengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Kostuums reinigen en retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Klaptafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 100

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Gebaksbordjesaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Batterijen AAaantal 12

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Werklampenaantal 4
Lichtfiltersaantal 6

Decoratie

Achterdoekenaantal 3
Decorpanelenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 6
Plakbandaantal 6
Kabelmattenaantal 8
Tie-wrapsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Scharenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Schaaltjesaantal 12
Kannenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de laatste controle niet pas vlak voor aanvang. Controleer decorstukken, kostuums, rekwisieten, teksten en cues eerder op de dag, zodat ontbrekende onderdelen nog kunnen worden aangevuld.
Maak de entree praktisch met een entreebalie, geprinte bezoekerslijst, programmafolders en een welkomstbord. Richt ook de garderobe in met rekken en minstens één hanger per verwachte jas.
Test geluid en licht voordat bezoekers binnenkomen. Controleer luidsprekers, mengpaneel, draadloze microfoons, microfoonstandaards, muziekspeler, verlengkabels, stekkerdozen en AA-batterijen afzonderlijk.
Zet de zaal pas definitief klaar nadat de looproutes zijn vrijgemaakt. Plaats stoelen en klaptafels zo dat bezoekers veilig naar entree, garderobe en koffie- en theepunt kunnen lopen.
Koel dranken op tijd en bereid hapjes vóór de inloop. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en controleer vooraf de verzamelde dieetwensen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een toneelavond versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken voor de voorstelling. Vraag om aanmelding en dieetwensen en verwerk de reacties uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat reserveringen en catering kunnen worden aangepast.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een toneelavond?: Zet voor elke bevestigde bezoeker één stoel klaar en houd 5 tot 10 procent extra capaciteit aan. Bij 80 aanmeldingen betekent dat ongeveer 84 tot 88 stoelen, afhankelijk van de ruimte en de gewenste looproutes.
Wanneer moet ik de techniek voor een toneelavond testen?: Test geluid, microfoons, muziek en verlichting minimaal 2 uur voor aanvang. Leg teksten en cues klaar en controleer daarna nog één keer de werking van kabels, batterijen, LED-spots en werklampen.
Hoeveel drankjes en hapjes heb ik nodig voor een toneelavond?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon. Stem het aantal hapjes af op de duur en de pauze, en gebruik de verzamelde dieetwensen om aparte opties vooraf te markeren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.