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Themenabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Themenabend braucht mehr Vorbereitung als nur Dekoration und ein passendes Programm. Lege zuerst Termin, Ort und Ablauf fest, bearbeite danach Anmeldungen und Ernährungswünsche und kümmere dich früh um Reservierungen. In den letzten Tagen prüfst du Kostüme, Requisiten, Texte, Technik und Dekoration. Am Veranstaltungstag zählen vor allem klare Laufwege, ein vorbereiteter Eingangsbereich und eine funktionierende Versorgung mit Getränken, Snacks, Kaffee und Tee.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Vorstellung und Programm festlegen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierungen vornehmen

  • Ablaufplan ausdrucken

  • Besucherliste drucken

  • Programmhefte falten

    2 Personen

  • Dekorationsteile prüfen

    2 Personen

  • Kostüme prüfen

    2 Personen

  • Requisiten sortieren

    2 Personen

  • Texte und Cues bereitlegen

    2 Personen

  • Getränke einkaufen

    2 Personen

  • Snacks einkaufen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Eingangstresen einrichten

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Saal räumen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Laufwege freimachen

    2 Personen

  • Dekor aufbauen

    4 Personen

  • Dekoration sicher befestigen

    2 Personen

  • Requisiten bereitstellen

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Lichtmodi testen

    2 Personen

  • Notausgänge kontrollieren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Umkleidekabinen einrichten

    2 Personen

  • Kostüme bereitlegen

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Programmhefte auslegen

    2 Personen

Event

  • Eingang besetzen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    2 Personen

  • Jacken entgegennehmen

    2 Personen

  • Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Publikum in den Saal begleiten

    2 Personen

  • Licht während der Vorstellung bedienen

  • Ton während der Vorstellung bedienen

  • Requisiten während der Szenen bereitlegen

    2 Personen

  • Pausengetränke bereitstellen

    3 Personen

  • Pausensnacks auffüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Raum während der Pause betreuen

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Publikum im Anschluss begleiten

    2 Personen

  • Jacken zurückgeben

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle abräumen

    4 Personen

  • Deko abbauen

    4 Personen

  • Requisiten verstauen

    2 Personen

  • Kostüme einsammeln

    2 Personen

  • Audioausrüstung abkoppeln

    2 Personen

  • Beleuchtung abkoppeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Ausrüstung sicher verstauen

    2 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Kostüme reinigen und zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • KlappischeAnz. 8
  • BarhockerAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 3
  • KleiderbügelAnz. 100

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 90
  • GläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • TortenplattenAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • Musikplayer
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • AA-BatterienAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • ArbeitslampenAnz. 4
  • LichtfilterAnz. 6

Dekoration

  • HintergrundvorhängeAnz. 3
  • DekorplattenAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 6
  • KlebebandAnz. 6
  • KabelmattenAnz. 8
  • KabelbinderAnz. 100

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 8
  • ScherenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • SchälchenAnz. 12
  • KannenAnz. 6

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • Staubsauger
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • AbfallbehälterAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schicke die Einladungen früh genug ab und setze eine klare Rückmeldefrist, damit du Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche spätestens einige Tage vor dem Themenabend kennst.
  • Drucke Ablaufplan und Besucherliste nicht erst kurz vor Beginn. Lege zusätzlich Programmhefte, Texte und Cues gemeinsam an einem festen Platz bereit.
  • Prüfe Kostüme, Requisiten und Dekoration mindestens am Vortag vollständig. Fehlende Teile lassen sich dann noch ersetzen, ohne den Aufbau zu unterbrechen.
  • Plane für das erste Veranstaltungsstunde etwa zwei bis drei Getränke pro Person ein und stelle Getränke rechtzeitig kalt. Snacks sollten vor dem Einlass vorbereitet und der Kaffee- und Teebereich eingerichtet sein.
  • Räume den Saal vor dem Aufbau vollständig frei und stelle Tische und Stühle so auf, dass alle Laufwege offen bleiben. Sichere Kabel mit Kabelmatten und teste Lautsprecher, Mischpult und Funkmikrofone vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Themenabend planen?
Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Termin, Ort, Programm und Einladungen. Die genaue Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche solltest du spätestens sieben Tage vor dem Termin abschließen.
Wann sollte ich die Einladungen für einen Themenabend verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa vier Wochen vor dem Abend und nenne eine Rückmeldefrist von mindestens zehn bis vierzehn Tagen. So bleibt Zeit für Reservierungen, Programmhefte und die Verpflegung.
Was muss ich am Tag vor dem Themenabend vorbereiten?
Prüfe am Vortag Kostüme, Requisiten, Texte, Cues, Dekoration und Technik. Getränke können bereits kalt gestellt und Snacks vorbereitet werden; der Saal sollte spätestens zwei bis drei Stunden vor Beginn aufgebaut werden.
Wie viel Getränke brauche ich für einen Themenabend?
Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und plane für jede weitere Stunde etwa ein bis zwei Getränke ein. Halte zusätzlich Kaffee und Tee bereit und berücksichtige gemeldete Ernährungswünsche bei den Snacks.

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