Organiser une soirée théâtre sans rien oublier

Une soirée théâtre demande de régler à la fois le spectacle, l’accueil du public et la logistique de la salle. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la confirmation de la date jusqu’aux derniers préparatifs. Prévoyez notamment le suivi des inscriptions, les besoins alimentaires, les costumes, les accessoires et le matériel audio. Les détails souvent repoussés à la dernière minute — vestiaire, câbles, programmes et boissons au frais — sont intégrés au déroulé.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Fixer le spectacle et le programme
2 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste des visiteurs
Plier les programmes
2 personnes
Vérifier les éléments de décor
2 personnes
Vérifier les costumes
2 personnes
Trier les accessoires
2 personnes
Préparer les textes et les indications
2 personnes
Acheter les boissons
2 personnes
Acheter des amuse-bouches
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Vider la salle
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Monter la décoration
4 personnes
Fixer solidement le décor
2 personnes
Installer les accessoires
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Aménager les vestiaires
2 personnes
Préparer les costumes
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Déposer les brochures du programme
2 personnes

Événement

Tenir l'entrée
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Prendre les vestes
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Accompagner le public à la salle
2 personnes
Gérer l’éclairage pendant le spectacle
Gérer le son pendant la représentation
Installer les accessoires pendant les scènes
2 personnes
Préparer les boissons de la pause
3 personnes
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner la salle pendant la pause
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Accompagner le public après l'événement
2 personnes
Rendre les vestes
2 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Débarrasser les tables et les chaises
4 personnes
Démonter le décor
4 personnes
Ranger les accessoires
2 personnes
Rassembler les costumes
2 personnes
Débrancher le matériel de sonorisation
2 personnes
Débrancher l’éclairage
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Ranger le matériel en lieu sûr
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Nettoyer et retourner les costumes
2 personnes
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tables pliantesqté 8
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 3
Cintresqté 100

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Assiettes à pâtisserieqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Lecteur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Piles AAqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes de chantierqté 4
Filtres de lumièreqté 6

Décoration

Toiles de fondqté 3
Panneaux décoratifsqté 6
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 6
Ruban adhésifqté 6
Passe-câblesqté 8
Attaches-câblesqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Ciseauxqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Petits bolsqté 12
Carafesqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le lieu et le programme avant d’envoyer les invitations. Gardez ensuite un délai d’au moins 7 jours pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
Préparez les éléments de scène plusieurs jours avant : costumes, accessoires, textes, indications, décors et éclairage doivent être vérifiés séparément, puis testés ensemble sur place.
Réservez une zone d’accueil distincte avec comptoir, panneau d’accueil et liste imprimée des visiteurs. Installez aussi le vestiaire avec un portant et prévoyez environ un cintre par manteau attendu.
Testez le son et les branchements avant l’arrivée du public : haut-parleurs, microphones, lecteur audio, rallonges, multiprises et piles AA doivent être contrôlés le jour précédent.
Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant le début et préparez les amuse-bouches à l’avance. Installez le café et le thé hors des voies de circulation, en laissant un passage dégagé autour des tables et des chaises.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée théâtre ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la représentation. Fixez une date limite d’inscription 7 jours avant l’événement afin de confirmer les réservations, les besoins alimentaires et le nombre de places.
Combien de temps prévoir pour installer une soirée théâtre ?: Comptez au moins 3 heures pour vider la salle, installer les tables et les chaises, préparer l’accueil, le vestiaire, le décor et les branchements. Ajoutez 30 à 45 minutes pour tester le son et l’éclairage.
Quand préparer les programmes et la liste des visiteurs ?: Imprimez-les 1 à 2 jours avant, après la clôture des inscriptions. Pliez les programmes la veille et gardez quelques exemplaires vierges pour les changements de dernière minute.
Combien de boissons prévoir pour une soirée théâtre ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Achetez-les au plus tard 2 jours avant et mettez-les au frais 4 heures avant l’accueil.

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