Toertocht organiseren: checklist van route tot finish

Een toertocht organiseren vraagt meer dan een mooie route uitzetten. Je moet de start- en finishlocatie vastleggen, vergunningen en verkeersveiligheid regelen en deelnemers tijdig informeren. Ondertussen moeten vrijwilligers, fietspechhulp, EHBO, bewegwijzering en catering op elkaar aansluiten. Deze checklist helpt je de 67 taken en 54 benodigdheden in een logische volgorde af te werken, zodat je op de dag zelf niet nog routepijlen, startnummers of deelnemerslijsten hoeft te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Vergunningen en meldingen regelen
Route op verkeersrisico’s controleren
2 personen
Omleidingen en wegwerkzaamheden controleren
Routebeschrijving uitwerken
GPX-bestand maken en testen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Vrijwilligers werven
2 personen
Verkeersbegeleiders indelen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Verzekeringsdekking controleren
Fietspechhulp regelen
EHBO-middelen controleren
Verkeersmaterialen bestellen
Catering bestellen
Fietsen en gereedschap controleren
2 personen
Route bewegwijzering voorbereiden
3 personen
Startnummers en polsbandjes sorteren
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Weersverwachting controleren
Boodschappen ophalen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen

Event

Startterrein afzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Pijlen en waarschuwingsborden plaatsen
3 personen
Rustpunt inrichten
3 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Fietsparkeerplaats markeren
2 personen
Registratieteam instrueren
Verkeersbegeleiders instrueren
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Route en veiligheidsregels toelichten
2 personen
Deelnemers laten vertrekken
3 personen
Verkeersposten bemannen
6 personen
Rustpunt bevoorraden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Fietspech ondersteunen
2 personen
EHBO verlenen
2 personen
Finishregistratie bijhouden
2 personen
Finishers ontvangen
3 personen
Finishdranken uitschenken
3 personen
Maaltijd serveren
4 personen
Muziek en verlichting bedienen
Routeborden ophalen
4 personen
Laatste deelnemers controleren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval inzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen droog opslaan
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Verkeersmaterialen reinigen
2 personen
Routebestand en deelnemersdata archiveren
Gevonden voorwerpen verwerken
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Biertafelsaantal 4
Fietsrekkenaantal 10

Apparatuur

Mobiele geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8

Communicatie

portofoonsaantal 8
Megafonenaantal 2
Routekaartenaantal 120
Deelnemersformulierenaantal 120
Pennenaantal 20

Verkeersmaterialen

Routepijlenaantal 80
Waarschuwingsbordenaantal 12
Afzethekkenaantal 10
Verkeerskegelsaantal 24
Spanbandenaantal 20
Hesjes verkeersbegeleidersaantal 12
Startnummersaantal 120
Polsbandjesaantal 120

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Veiligheidsbrillenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12
Zaklampenaantal 6

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 4
Bandenplaksetsaantal 6
Reservebinnenbandenaantal 12
Fietsgereedschapsetsaantal 3
Transportfietsenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4

Decoratie

Verenigingsvlaggenaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Pijlen voor terreinmarkeringaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route uiterlijk enkele weken voor de tocht definitief vast. Controleer daarna zowel verkeersrisico’s als wegwerkzaamheden en test het GPX-bestand op een telefoon of fietscomputer.
Open de aanmeldingen pas nadat start- en finishlocatie, route en maximale groepsgrootte duidelijk zijn. Verzamel dieetwensen direct bij de inschrijving, zodat catering niet op het laatste moment hoeft te worden aangepast.
Plan verkeersbegeleiders per kruispunt en geef hun vooraf een duidelijke briefing. Controleer of iedereen een hesje heeft en spreek af hoe portofoons, megafonen en noodmeldingen worden gebruikt.
Maak per deelnemer een startnummer en polsbandje klaar en druk de deelnemerslijst kort voor de tocht af. Houd daarnaast een aparte lijst bij met contactgegevens, dieetwensen en deelnemers die fietspechhulp nodig kunnen hebben.
Controleer het materiaal twee keer: bij het klaarzetten en opnieuw bij vertrek. Denk naast routepijlen en afzethekken ook aan spanbanden, verlengkabels, powerbanks, EHBO-koffers, fietspompen en werkhandschoenen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een toertocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route en locaties. Vergunningen, meldingen, vrijwilligers en catering regel je daarna zo snel mogelijk; controleer de definitieve weersverwachting in de laatste week.
Wanneer moet ik de vergunning voor een toertocht regelen?: Vraag na bij de gemeente welke termijn geldt en dien de melding of aanvraag minimaal 6 tot 8 weken voor de tocht in. Voeg route, start- en finishlocatie en de verkeersmaatregelen toe als die worden gevraagd.
Hoeveel verkeersbegeleiders heb ik nodig voor een toertocht?: Dat hangt af van het aantal risicovolle kruispunten en de route. Reken minimaal één verkeersbegeleider per bemand kruispunt en plan daarnaast 1 à 2 reservekrachten voor uitval of verschuivingen.
Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor een toertocht?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de start. Vermeld route, starttijd, locatie, parkeren, contactgegevens, veiligheidsafspraken, dieetbevestiging en wat deelnemers bij pech of slecht weer moeten doen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.