Bergkamp organiseren: complete checklist

Een Bergkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en slaapplaatsen. Je regelt deelnemersinformatie, groepsindeling, begeleiding, reserveringen, maaltijden en kampeermateriaal in een vaste volgorde. Vooral dieetwensen, medische informatie, toestemmingsformulieren en ontbrekende tentonderdelen worden vaak te laat opgehaald of gecontroleerd. Gebruik deze checklist om weken vooraf te starten en de laatste dagen alleen nog boodschappen, badges, printwerk en weersafhankelijke zaken af te ronden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Deelnemerslijst aanmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Herinnering aan niet-aanmelders sturen
Dieetwensen verzamelen
Medische informatie verzamelen
Noodcontacten controleren
Toestemmingsformulieren controleren
2 personen
Begeleiders indelen
2 personen
Groepsindeling maken
2 personen
Activiteitenprogramma uitwerken
3 personen
Reserveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Slechtweerprogramma klaarzetten
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Ontbrekende materialen inkopen
2 personen
Tenten en slaapmateriaal controleren
3 personen
EHBO-koffer controleren
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappen ophalen
3 personen
Houdbare boodschappen sorteren
2 personen
Koelproducten koelen
2 personen
Deelnemersbadges voorbereiden
2 personen
Programma- en groepslijsten printen
Materialen per activiteit klaarzetten
4 personen
Terrein en sanitaire ruimtes controleren
2 personen
Tenten opzetten
6 personen
Slaapplaatsen inrichten
4 personen
Tafels en banken opstellen
4 personen
Informatiebord plaatsen
2 personen
Spelmateriaal klaarzetten
4 personen
Eetruimte inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Lunch en snacks klaarzetten
3 personen
Begeleidersbriefing houden
8 personen
Aanmeldtafel inrichten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Badges uitdelen
2 personen
Slaapplaatsen toewijzen
3 personen
Welkom en veiligheidsuitleg geven
2 personen
Groepsspel begeleiden
6 personen
Water en snacks uitdelen
3 personen
Sportactiviteiten begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondmaaltijd voorbereiden
5 personen
Avondmaaltijd serveren
5 personen
Dieetmaaltijden apart serveren
2 personen
Tafels afruimen
4 personen
Avondactiviteit begeleiden
6 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Dranken en snacks bijvullen
2 personen
Avondafsluiting begeleiden
3 personen
Nachtregels uitleggen
2 personen
Deelnemers naar tenten begeleiden
6 personen
Terreinronde uitvoeren
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Servies en kookmateriaal afwassen
4 personen
Tafels en banken afbreken
4 personen
Tenten afbreken
6 personen
Slaapmateriaal luchten
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Sanitaire ruimtes schoonmaken
3 personen
Overgebleven voedsel sorteren
2 personen
Materialen tellen en controleren
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wasgoed en doeken wassen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Deelnemersfoto's veilig delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Klapbankenaantal 8
Stoelenaantal 12
Aanmeldtafel
Afvalbakkenaantal 6
Kledingrekaantal 2
Opbergkrattenaantal 12
Koelboxenaantal 4
Partytentenaantal 2
Kampeertafelsaantal 2

Kamperen

Vierpersoonstentenaantal 12
Slaapmattenaantal 48
Slaapzakkenaantal 48
Kussensaantal 48
Nachtlampenaantal 12
Zaklampenaantal 12
Haringenaantal 96
Scheerlijnenaantal 24
Grondzeilenaantal 12
Regenhoezenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 60
Kommenaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Koffiekannenaantal 3
Schenkkanenaantal 4

Keuken

Kookpannenaantal 4
Koekenpannenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Keukenaanstekersaantal 3

Apparatuur

Gasstellenaantal 4
Gasflessenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4
Batterijenaantal 24

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Volleybalaantal 2
Basketballenaantal 2
Frisbeesaantal 6
Pionnenaantal 30
Estafettestokkenaantal 12
Springtouwenaantal 12
Blinddoekenaantal 12
Waterballonnenaantal 200

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Fluitjesaantal 8
Zakmesvrije veiligheidsschaaraantal 4

Communicatie

Portofoonsaantal 8
Megafoon
Powerbanksaantal 8

Decoratie

Naamkaartjesaantal 60
Stiftenaantal 20
Plakbandaantal 6
Touwaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Whiteboardsaantal 3
Whiteboardstiftenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Dweilsetsaantal 2
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Waslijnenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en deelnemerslijst. Stuur uitnodigingen daarna meteen uit, zodat je nog tijd hebt om niet-aanmelders te herinneren en groepen te verdelen.
Verzamel dieetwensen, medische informatie, noodcontacten en toestemmingsformulieren uiterlijk 2 weken voor vertrek. Controleer daarna per deelnemer of alles compleet is, in plaats van ontbrekende gegevens op de eerste dag na te jagen.
Maak 10 tot 14 dagen vooraf een materiaallijst per onderdeel: kamperen, koken, eten, ontvangst en activiteiten. Controleer vierpersoonstenten, slaapmatten, slaapzakken, grondzeilen, haringen en scheerlijnen afzonderlijk; één ontbrekend onderdeel kan een hele slaapplaats onbruikbaar maken.
Plan boodschappen in twee rondes: houdbare producten eerder sorteren en koelproducten pas op de laatste dag ophalen en koelen. Zet koelboxen klaar en label voedsel voor dieetwensen voordat deelnemers aankomen.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en leg het slechtweerprogramma dan definitief vast. Print programma- en groepslijsten, maak deelnemersbadges en richt de aanmeldtafel in vóór de eerste aankomst, niet tijdens de ontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een Bergkamp organiseren?: Start minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, deelnemerslijst en uitnodigingen. Plan de definitieve controle van deelnemersgegevens en materialen uiterlijk 2 weken voor vertrek.
Wanneer moet ik dieetwensen en medische informatie verzamelen voor een Bergkamp?: Vraag dit direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 2 weken vooraf. Controleer de gegevens daarna samen met noodcontacten en toestemmingsformulieren, zodat je op de eerste dag niets hoeft te reconstrueren.
Wanneer controleer ik tenten en kampeermateriaal?: Doe een volledige inventarisatie 10 tot 14 dagen vooraf en zet het materiaal per slaapplaats apart. Controleer vlak voor vertrek nog of tenten, slaapmatten, slaapzakken, kussens, zaklampen, haringen en scheerlijnen compleet zijn.
Wanneer maak ik een slechtweerprogramma voor een Bergkamp?: Kies uiterlijk 48 uur vooraf het alternatief op basis van de weersverwachting. Houd het programma daarnaast al eerder op hoofdlijnen klaar, zodat je niet op de ochtend zelf activiteiten en materialen hoeft te zoeken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.