Checklist para organizar un recorrido en bicicleta

Organizar un recorrido implica mucho más que elegir una ruta y enviar una invitación. Antes de abrir las inscripciones, necesitas confirmar la salida y la meta, revisar permisos, tráfico, obras y cobertura del seguro. Después tendrás que coordinar voluntarios, asistencia para averías, señalización, dorsales, pulseras y primeros auxilios. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para avanzar en el orden correcto, desde la planificación inicial hasta la recogida de compras y el último control del tiempo.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Reservar la salida y la meta
Gestionar permisos y notificaciones
Comprobar riesgos de tráfico en la ruta
2 personas
Comprobar desvíos y obras en la carretera
Desarrollar la ruta
Crear y probar el archivo GPX
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar a los reguladores de tráfico
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los participantes
Comprobar la cobertura del seguro
Gestionar asistencia para averías de bicicleta
Comprobar los suministros de primeros auxilios
Pedir materiales de tráfico
Pedir el catering
Revisar las bicicletas y las herramientas
2 personas
Preparar la señalización de la ruta
3 personas
Ordenar dorsales y pulseras
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Recoger la compra
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas

Evento

Delimitar el área de salida
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
Colocar señales de ruta
4 personas
Colocar flechas y señales de advertencia
3 personas
Montar el área de descanso
3 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Señalizar el aparcamiento para bicicletas
2 personas
Instruir al equipo de registro
Instruir a los controladores de tráfico
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Repartir dorsales
3 personas
Explicar la ruta y las normas de seguridad
2 personas
Despedir a los participantes
3 personas
Cubrir puestos de tráfico
6 personas
Abastecer el punto de descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Dar asistencia con averías de bicicleta
2 personas
Prestar primeros auxilios
2 personas
Llevar el registro de llegada a meta
2 personas
Recibir a los participantes que terminan
3 personas
Servir las bebidas de meta
3 personas
Servir la comida
4 personas
Controlar la música y la iluminación
Recoger los carteles de ruta
4 personas
Comprobar los últimos participantes
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Limpiar el recinto
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Guardar los materiales en seco
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Limpiar materiales de tráfico
2 personas
Archivar el archivo de ruta y los datos de los participantes
Gestionar los objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 30
Mesas de cervezacant. 4
Portabicicletascant. 10

Equipo

Equipo de sonido móvil
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 6
Cables de cargacant. 8

Comunicación

walkiescant. 8
Megáfonoscant. 2
Mapas de rutacant. 120
Formularios de participantescant. 120
Bolígrafoscant. 20

Material de tráfico

Flechas de rutacant. 80
Señales de advertenciacant. 12
Vallas de separacióncant. 10
Conos de tráficocant. 24
Correas de amarrecant. 20
Chalecos de los agentes de tráficocant. 12
Dorsalescant. 120
Pulserascant. 120

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas térmicascant. 10
Gafas de seguridadcant. 4
Guantes de trabajocant. 12
Linternascant. 6

Material deportivo

Bombas de bicicletacant. 4
Kits de reparación de pinchazoscant. 6
Cámaras de aire de repuestocant. 12
Kits de herramientas para bicicletascant. 3
Bicicletas de transportecant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Tazas de cafécant. 60

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4

Decoración

Banderas de la asociacióncant. 4
Mantelescant. 8
Flechas para marcar el terrenocant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ruta, la salida y la meta antes de abrir las inscripciones. Prueba el archivo GPX y comprueba la ruta sobre el terreno para detectar desvíos, obras o cruces con tráfico.
Gestiona permisos, notificaciones y seguro con antelación: una ruta pública puede requerir coordinación con tráfico y autoridades. Vuelve a comprobar las condiciones de circulación cuando falten pocos días.
Asigna funciones concretas a los voluntarios, incluidos los reguladores de tráfico y la asistencia para averías. Entrega walkies o megáfonos y prepara un mapa de ruta para que cada persona sepa dónde debe estar.
No dejes la señalización para la víspera. Prepara flechas, señales de advertencia, conos, vallas, correas de amarre y chalecos, y confirma quién los colocará y quién los retirará.
Cierra los datos de participantes y sus preferencias dietéticas antes de pedir el catering. Imprime la lista, prepara dorsales y pulseras, revisa botiquines, bombas y herramientas, y consulta el pronóstico antes de cargar el material.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un recorrido en bicicleta?: Empieza al menos 8 semanas antes si necesitas permisos, notificaciones, voluntarios y catering. Reserva más margen si la ruta pasa por varias carreteras o requiere regulación del tráfico.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones del recorrido?: Ábrelas cuando la fecha, la ruta, la salida, la meta y la información básica estén confirmadas. Como referencia, suele ser útil mantenerlas abiertas entre 3 y 6 semanas para poder cerrar el catering y preparar dorsales.
¿Qué hay que comprobar una semana antes del recorrido?: Revisa permisos, seguro, desvíos, obras, voluntarios, asistencia para averías, primeros auxilios y señalización. También conviene actualizar la lista de participantes y verificar que el archivo GPX funciona correctamente.
¿Cuánto catering necesito para un recorrido en bicicleta?: Calcula las raciones según el número final de inscritos y añade un margen del 10 al 15 % para voluntarios, acompañantes e imprevistos. Confirma las preferencias dietéticas al menos 7 días antes de hacer el pedido.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.