Organiser une excursion : la checklist complète

Une excursion à vélo se prépare bien avant le jour du départ. Il faut verrouiller l’itinéraire, les autorisations et les lieux de départ et d’arrivée, puis organiser les inscriptions, les bénévoles et la sécurité. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, les travaux routiers, le matériel et les informations envoyées aux participants. Cette checklist regroupe les 67 tâches et 54 fournitures du plan, dans l’ordre où elles doivent être préparées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Gérer les autorisations et les déclarations
Vérifier l’itinéraire pour les risques liés à la circulation
2 personnes
Vérifier les déviations et les travaux routiers
Élaborer le descriptif de l'itinéraire
Créer et tester un fichier GPX
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les régulateurs de circulation
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Vérifier la couverture d'assurance
Prévoir une assistance en cas de panne de vélo
Vérifier le matériel de premiers secours
Commander les supports de circulation
Commander le catering
Contrôler les vélos et le matériel
2 personnes
Préparer la signalisation du parcours
3 personnes
Trier les dossards et les bracelets
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Vérifier les prévisions météo
Récupérer les courses
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes

Événement

Balisage de la zone de départ
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Installer les flèches et les panneaux d'avertissement
3 personnes
Aménager un espace de repos
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Marquer le parking à vélos
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
Briefer les agents de circulation
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Expliquer l’itinéraire et les règles de sécurité
2 personnes
Laisser partir les participants
3 personnes
Tenir les postes de circulation
6 personnes
Approvisionner le point de repos
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Aider en cas de panne de vélo
2 personnes
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
Tenir le suivi des arrivées
2 personnes
Accueillir les finisseurs
3 personnes
Servir les boissons de l’arrivée
3 personnes
Servir le repas
4 personnes
Gérer la musique et l'éclairage
Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
Vérifier les derniers participants
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Collecter les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Stocker le matériel au sec
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Nettoyer le matériel de circulation
2 personnes
Archiver le fichier d’itinéraire et les données des participants
Traiter les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Tables de bièreqté 4
Porte-vélosqté 10

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Câbles de rechargeqté 8

Communication

talkies-walkiesqté 8
Mégaphonesqté 2
Cartes d'itinéraireqté 120
Formulaires des participantsqté 120
Stylosqté 20

Matériel de circulation

Flèches de directionqté 80
Panneaux d'avertissementqté 12
Barrières de sécuritéqté 10
Cônes de signalisationqté 24
Sangles d'arrimageqté 20
Gilets des agents de circulationqté 12
Numéros de départqté 120
Braceletsqté 120

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Lunettes de sécuritéqté 4
Gants de travailqté 12
Lampes de pocheqté 6

Matériel de sport

Pompes à véloqté 4
Kits de réparation de pneusqté 6
Chambres à air de rechangeqté 12
Kits d’outils pour véloqté 3
Vélos de transportqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 60

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4

Décoration

Drapeaux d’associationqté 4
Nappesqté 8
Piquets de balisage du terrainqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence par fixer la date et l’itinéraire, puis réserve les lieux de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Prévois une vérification des travaux, déviations et risques de circulation au moins 2 semaines avant l’excursion.
Teste le fichier GPX sur le terrain avec le descriptif du parcours. Prépare aussi les cartes, les flèches de direction, les panneaux d’avertissement, les cônes et les barrières avant le briefing des bénévoles.
Demande les besoins alimentaires dès l’inscription et transmets les informations pratiques aux participants plusieurs jours avant le départ. Imprime ensuite la liste des inscrits et trie les numéros de départ et les bracelets par ordre de distribution.
Répartis les régulateurs de circulation avec des talkies-walkies ou des mégaphones, et prévois un gilet pour chaque personne affectée. Une assistance en cas de panne doit disposer d’au moins une pompe à vélo, de gants de travail et d’un moyen de communication.
Fais le contrôle final 24 à 48 heures avant le départ : assurance, autorisations, prévisions météo, trousses de premiers secours, batteries externes, câbles, sonorisation et signalisation. Le jour même, récupère le catering et vérifie les vélos et le matériel avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une excursion à vélo ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les réservations, l’assurance et le recrutement des bénévoles doivent être traités avant l’ouverture des inscriptions.
Quand faut-il vérifier l’itinéraire d’une excursion ?: Fais une première vérification environ 2 semaines avant, puis un dernier contrôle 24 à 48 heures avant le départ. Regarde les travaux, les déviations, les risques de circulation et la météo.
Que faut-il prévoir pour la sécurité pendant une excursion ?: Prévois des régulateurs identifiables, des talkies-walkies, des cônes, des barrières et des panneaux d’avertissement. Ajoute au minimum une trousse de premiers secours par zone d’intervention et une solution pour les pannes de vélo.
Quand envoyer les informations aux participants inscrits ?: Envoie les consignes pratiques au moins 5 jours avant l’excursion, puis un rappel la veille. Indique l’heure et le lieu de départ, l’itinéraire, le matériel conseillé, les contacts d’urgence et les éventuelles consignes alimentaires.

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