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Rundfahrt organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Rundfahrt steht und fällt mit einer getesteten Route, klaren Zuständigkeiten und guter Vorbereitung am Start- und Zielort. Plane Genehmigungen, Verkehrshelfer und Beschilderung frühzeitig, denn kurzfristige Änderungen lassen sich auf öffentlichen Straßen kaum auffangen. Für die Teilnehmer brauchst du außerdem verlässliche Informationen, eine aktuelle Liste und einen Plan für Pannen oder Verletzungen. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Abbau und hilft dir, typische Engpässe am Veranstaltungstag zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Start- und Zielort reservieren

  • Genehmigungen und Meldungen regeln

  • Route auf Verkehrsrisiken prüfen

    2 Personen

  • Umleitungen und Straßenarbeiten prüfen

  • Wegbeschreibung ausarbeiten

  • GPX-Datei erstellen und testen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Verkehrshelfer einteilen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Versicherungsschutz prüfen

  • Fahrrad-Pannenhilfe organisieren

  • Erste-Hilfe-Material prüfen

  • Verkehrsmaterialien bestellen

  • Catering bestellen

  • Fahrräder und Werkzeug prüfen

    2 Personen

  • Wegbeschilderung für die Route vorbereiten

    3 Personen

  • Startnummern und Armbänder sortieren

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkäufe abholen

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

Event

  • Startgelände absperren

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Anmeldebereich einrichten

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    4 Personen

  • Pfeile und Warnschilder aufstellen

    3 Personen

  • Ruhebereich einrichten

    3 Personen

  • Erste-Hilfe-Station einrichten

    2 Personen

  • Fahrradparkplatz markieren

    2 Personen

  • Registrierungsteam einweisen

  • Verkehrshelfer einweisen

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Startnummern ausgeben

    3 Personen

  • Route und Sicherheitsregeln erläutern

    2 Personen

  • Teilnehmer abreisen lassen

    3 Personen

  • Verkehrsposten besetzen

    6 Personen

  • Rastpunkt bevorraten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Fahrradpannen unterstützen

    2 Personen

  • Erste Hilfe leisten

    2 Personen

  • Zielerfassung führen

    2 Personen

  • Finisher empfangen

    3 Personen

  • Zielgetränke ausschenken

    3 Personen

  • Mahlzeit servieren

    4 Personen

  • Musik und Beleuchtung bedienen

  • Wegweiser abholen

    4 Personen

  • Letzte Teilnehmer kontrollieren

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Müll einsammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Materialien trocken lagern

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Verkehrsmaterialien reinigen

    2 Personen

  • Routen-Datei und Teilnehmerdaten archivieren

  • Gefundene Gegenstände bearbeiten

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 30
  • BiertischeAnz. 4
  • FahrradständerAnz. 10

Ausstattung

  • Mobile Beschallungsanlage
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 6
  • LadekabelAnz. 8

Kommunikation

  • FunkgeräteAnz. 8
  • MegafoneAnz. 2
  • RoutenpläneAnz. 120
  • TeilnehmerformulareAnz. 120
  • StifteAnz. 20

Verkehrsmaterialien

  • WegweiserAnz. 80
  • WarnschilderAnz. 12
  • AbsperrgitterAnz. 10
  • VerkehrskegelAnz. 24
  • SpanngurteAnz. 20
  • Warnwesten für VerkehrshelferAnz. 12
  • StartnummernAnz. 120
  • ArmbänderAnz. 120

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • RettungsdeckenAnz. 10
  • SchutzbrillenAnz. 4
  • ArbeitshandschuheAnz. 12
  • TaschenlampenAnz. 6

Sportmaterial

  • FahrradpumpenAnz. 4
  • ReifenflicksetsAnz. 6
  • ErsatzschläucheAnz. 12
  • Fahrrad-WerkzeugsetsAnz. 3
  • TransportfahrräderAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 60

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4

Dekoration

  • VereinsfahnenAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 8
  • Pfeile zur GeländemarkierungAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Route, Start und Ziel zuerst fest und prüfe anschließend Verkehrsrisiken, Umleitungen und Baustellen. Erstelle die GPX-Datei mindestens 7 Tage vorher und fahre die Strecke einmal mit dem Fahrrad ab.
  • Öffne die Anmeldung erst, wenn Strecke, Zeitplan und Verpflegung feststehen. Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 3 Tage vor der Rundfahrt und erfasse dabei auch Ernährungswünsche.
  • Plane Verkehrshelfer nicht nur für Kreuzungen ein: Für jeden kritischen Abschnitt sollte eine konkrete Person mit Warnweste, Funkgerät oder Megafon zugeordnet sein. Lege außerdem fest, wer Wegweiser und Absperrmaterial wieder einsammelt.
  • Prüfe Fahrräder, Werkzeug und Fahrradpumpen am Vortag. Organisiere eine erreichbare Pannenhilfe und lege Erste-Hilfe-Koffer, Rettungsdecken sowie Arbeitshandschuhe dort bereit, wo Helfer sie schnell finden.
  • Kontrolliere am Veranstaltungstag zuerst Wetter, Material und Teilnehmerliste, bevor die Ausgabe beginnt. Lade Powerbanks und Funkgeräte am Vorabend und hole Catering sowie letzte Einkäufe früh genug ab, damit nichts vor dem Start fehlt.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Rundfahrt anmelden?
Beginne mit Genehmigungen und Meldungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Für eine Route mit gesperrten Straßen, vielen Teilnehmern oder mehreren Gemeinden solltest du noch früher bei den zuständigen Stellen anfragen.
Wann sollte die Route einer Rundfahrt feststehen?
Lege die Route spätestens 8 Wochen vor der Rundfahrt fest, damit Start- und Zielort reserviert und Genehmigungen beantragt werden können. Prüfe die Strecke zusätzlich 7 Tage vorher auf neue Baustellen und Umleitungen.
Wie viele Verkehrshelfer brauche ich für eine Rundfahrt?
Plane mindestens eine eingewiesene Person pro kritischer Kreuzung oder Gefahrenstelle ein. Erstelle die Einteilung 7 Tage vorher und bestätige sie spätestens am Vortag, damit kurzfristige Ausfälle aufgefangen werden können.
Was muss ich am Tag vor einer Rundfahrt kontrollieren?
Prüfe am Vortag Wettervorhersage, Fahrräder, Werkzeug, Funkgeräte, Powerbanks, Erste-Hilfe-Material und Beschilderung. Sortiere außerdem Startnummern und Armbänder und drucke die aktuelle Teilnehmerliste aus.

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