Zo organiseer je een toertocht zonder verrassingen

Begin niet met de inschrijvingen, maar met datum, route en start- en finishlocatie. Controleer daarna vergunningen, verkeersrisico’s en wegwerkzaamheden voordat je deelnemers uitnodigt. Vervolgens richt je de organisatie in: vrijwilligers, verkeersbegeleiders, fietspechhulp, EHBO en duidelijke deelnemersinformatie. In de laatste week test je het GPX-bestand, sorteer je startnummers en polsbandjes en controleer je de weersverwachting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Vergunningen en meldingen regelen
4
Route op verkeersrisico’s controleren
2 personen
5
Omleidingen en wegwerkzaamheden controleren
6
Routebeschrijving uitwerken
7
GPX-bestand maken en testen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen openen
10
Vrijwilligers werven
2 personen
11
Verkeersbegeleiders indelen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
13
Dieetwensen verzamelen
14
Deelnemersinformatie versturen
15
Verzekeringsdekking controleren
16
Fietspechhulp regelen
17
EHBO-middelen controleren
18
Verkeersmaterialen bestellen
19
Catering bestellen
20
Fietsen en gereedschap controleren
2 personen
21
Route bewegwijzering voorbereiden
3 personen
22
Startnummers en polsbandjes sorteren
2 personen
23
Deelnemerslijst afdrukken
24
Weersverwachting controleren
25
Boodschappen ophalen
2 personen
26
Koelboxen vullen
2 personen

Event

27
Startterrein afzetten
3 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Partytenten opbouwen
4 personen
30
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
31
Routeborden plaatsen
4 personen
32
Pijlen en waarschuwingsborden plaatsen
3 personen
33
Rustpunt inrichten
3 personen
34
EHBO-punt inrichten
2 personen
35
Fietsparkeerplaats markeren
2 personen
36
Registratieteam instrueren
37
Verkeersbegeleiders instrueren
2 personen
38
Deelnemers ontvangen
3 personen
39
Startnummers uitdelen
3 personen
40
Route en veiligheidsregels toelichten
2 personen
41
Deelnemers laten vertrekken
3 personen
42
Verkeersposten bemannen
6 personen
43
Rustpunt bevoorraden
2 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Fietspech ondersteunen
2 personen
47
EHBO verlenen
2 personen
48
Finishregistratie bijhouden
2 personen
49
Finishers ontvangen
3 personen
50
Finishdranken uitschenken
3 personen
51
Maaltijd serveren
4 personen
52
Muziek en verlichting bedienen
53
Routeborden ophalen
4 personen
54
Laatste deelnemers controleren
2 personen
55
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

56
Afval inzamelen
3 personen
57
Servies afwassen
2 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Partytenten afbreken
4 personen
60
Terrein schoonmaken
3 personen
61
Materialen inventariseren
2 personen
62
Materialen droog opslaan
2 personen
63
Geleende spullen retourneren
2 personen
64
Verkeersmaterialen reinigen
2 personen
65
Routebestand en deelnemersdata archiveren
66
Gevonden voorwerpen verwerken
67
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Biertafelsaantal 4
Fietsrekkenaantal 10

Apparatuur

Mobiele geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8

Communicatie

portofoonsaantal 8
Megafonenaantal 2
Routekaartenaantal 120
Deelnemersformulierenaantal 120
Pennenaantal 20

Verkeersmaterialen

Routepijlenaantal 80
Waarschuwingsbordenaantal 12
Afzethekkenaantal 10
Verkeerskegelsaantal 24
Spanbandenaantal 20
Hesjes verkeersbegeleidersaantal 12
Startnummersaantal 120
Polsbandjesaantal 120

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Veiligheidsbrillenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12
Zaklampenaantal 6

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 4
Bandenplaksetsaantal 6
Reservebinnenbandenaantal 12
Fietsgereedschapsetsaantal 3
Transportfietsenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4

Decoratie

Verenigingsvlaggenaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Pijlen voor terreinmarkeringaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route eerst vast en rijd of fiets haar volledig na. Controleer kruisingen, smalle passages, wegwerkzaamheden en plekken waar verkeersbegeleiders nodig zijn; één onduidelijk punt kan de hele groep ophouden.
Regel vergunningen en meldingen zodra start, finish en route bekend zijn. Wacht niet tot de uitnodigingen al verstuurd zijn: aanpassingen door de gemeente kunnen invloed hebben op bewegwijzering en omleidingen.
Maak de deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen voor vertrek definitief. Vermeld starttijd, route, GPX-bestand, bereikbaarheid, contactgegevens, dieetkeuzes en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Plan vrijwilligers per taak en locatie, niet alleen per totaal aantal. Verkeersbegeleiders hebben hesjes, portofoons of megafonen nodig; spreek ook af wie routepijlen, afzethekken en verkeerskegels na afloop ophaalt.
Controleer in de laatste 24 uur zowel veiligheid als logistiek. Bekijk de weersverwachting, laad powerbanks en portofoons op, haal catering op en leg EHBO-koffers, fietspompen en routekaarten klaar op vaste plekken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een toertocht organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken van tevoren met datum, route en locaties. Plan vergunningen, meldingen en verkeersbegeleiding vroeg, omdat wijzigingen in de route anders direct gevolgen hebben voor de deelnemersinformatie.
Hoe maak je een route voor een toertocht?: Werk de route uit nadat je de verkeersrisico’s en wegwerkzaamheden hebt gecontroleerd. Maak daarna een routebeschrijving en GPX-bestand en test beide uiterlijk 1 tot 2 weken voor de tocht op de fiets.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een toertocht?: Dat hangt af van het aantal kruisingen, de route en de verzorgingspunten. Tel per verkeersrisico minimaal één verkeersbegeleider en wijs daarnaast aparte mensen aan voor inschrijving, fietspechhulp, EHBO en de start- en finishlocatie.
Wanneer stuur je de deelnemersinformatie voor een toertocht?: Stuur de definitieve informatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de start. Dan kunnen deelnemers de route, het GPX-bestand, de startprocedure en eventuele dieet- of veiligheidsinformatie nog rustig controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.