Toerismecongres organiseren: checklist en planning
Een toerismecongres vraagt om een strakke planning, omdat programma, sprekers, techniek en deelnemersregistratie elkaar voortdurend beïnvloeden. Leg eerst datum, programma, zalen en sprekers vast; daarna kun je inschrijvingen, communicatie en catering betrouwbaar organiseren. Reken terug vanaf de congresdag voor drukwerk, presentaties en technische repetities. Deze checklist helpt je bovendien met details die vaak te laat worden geregeld, zoals dieetwensen, parkeerinformatie, naamkaartjes en reservekabels.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
2 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekersprogramma bevestigen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Congreswebsite publiceren
2 personen
Sprekersinformatie verzamelen
Presentaties opvragen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Catering bestellen
2 personen
Techniekleverancier reserveren
Fotograaf reserveren
Badges ontwerpen
Programmafolders opmaken
Routebordjes ontwerpen
Drukwerk bestellen
Presentaties controleren
2 personen
Technische repetitie plannen
2 personen
Gastsprekers informeren
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
Naamkaartjes printen
2 personen
Registratiemateriaal sorteren
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Locatie sleutels ophalen
Zaalindeling markeren
2 personen
Apparatuur afleveren
2 personen
Registratietafel opstellen
2 personen
Stoelen en tafels plaatsen
4 personen
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
Projectiescherm opstellen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Presentaties uploaden
Microfoons testen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Podiumaankleding plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Badges klaarleggen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Lunchbuffet inrichten
3 personen
Sprekersruimte inrichten
Event
Registratiebalie bemannen
3 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Openingssessie begeleiden
2 personen
Sprekers aankondigen
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
Vragenrondes begeleiden
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Glazen en kopjes verzamelen
2 personen
Pauzeruimte opruimen
2 personen
Netwerksessie begeleiden
3 personen
Panelgesprek begeleiden
2 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Afsluitende spreker begeleiden
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Techniek retourneren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Facturen en bonnen verzamelen
Bedankmail versturen
Presentaties nabesturen
Foto's archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Congresstoelenaantal 110
- Tafelsaantal 18
- Registratietafelsaantal 2
- Buffettafelsaantal 6
- Barkrukkenaantal 8
- Spreektafel
- Podiumdelenaantal 4
- Garderoberekkenaantal 3
- Afvalbakkenaantal 10
Apparatuur
- Beameraantal 2
- Projectieschermaantal 2
- Laptopaantal 2
- Presentatieklikkeraantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Mengpaneel
- Speakersaantal 2
- DI-box
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- USB-sticksaantal 4
- Oplaadkabelsaantal 6
- Garderobenummersaantal 120
Servies
- Dinerbordenaantal 120
- Dessertbordenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 120
- Waterglazenaantal 140
- Wijnglazenaantal 120
- Koffielepelsaantal 120
- Eetlepelsaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Messenaantal 120
- Serveerschalenaantal 20
- Serveertangenaantal 12
- Waterkannenaantal 12
Catering
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Waterdispensersaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 8
- Chafing dishesaantal 8
- Tafellopersaantal 18
- Serveerschalenaantal 20
- Boodschappen
Decoratie
- Congresbannersaantal 3
- Statafelrokkenaantal 8
- Bloemstukkenaantal 8
- Tafelnaambordjesaantal 20
- Pijlbordjesaantal 12
- Naamkaarthoudersaantal 120
- Lanyardsaantal 120
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Staande lampenaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 12
- Keukentangenaantal 8
- Maatbekersaantal 3
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Dweilenaantal 6
- Bezemsetsaantal 3
- Stofzuiger
- Microvezeldoekenaantal 20
- Afvalscheidingsbakkenaantal 6
Tips
- Plan de technische repetitie vóór de congresdag en test daarbij beamer, projectiescherm, laptop, presentatieklikker en alle microfoons met de daadwerkelijke presentaties. Zet presentaties ook op minimaal 2 USB-sticks als reserve.
- Vraag dieetwensen uiterlijk 2 weken voor het congres op en geef de definitieve aantallen daarna direct door aan de catering. Zo voorkom je dat vegetarische of allergievriendelijke maaltijden ontbreken.
- Maak de definitieve deelnemerslijst enkele dagen voor het congres en print naamkaartjes pas daarna. Sorteer registratiebenodigdheden per alfabetisch blok, zodat bezoekers niet allemaal in één rij hoeven te wachten.
- Stuur parkeerinformatie en de route naar de locatie minstens 5 dagen vooraf. Plaats routebordjes vanaf de ingang tot de registratie, zalen en garderobe; bezoekers kennen de indeling meestal niet.
- Controleer de zaalopstelling op capaciteit én zichtlijnen: congresstoelen voor deelnemers, een spreektafel en podiumdelen voor sprekers, plus registratietafels en buffettafels op logische plekken. Tel ook stekkerdozen, verlengkabels en oplaadkabels per techniekpunt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een toerismecongres organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, programma, locatie en sprekers. Open de aanmeldingen zodra het programma en de belangrijkste praktische informatie definitief zijn, meestal 8 tot 12 weken voor de congresdag.
- Wanneer moet ik de catering voor een toerismecongres bestellen?
- Reserveer de catering zodra de datum en locatie vaststaan, vaak 2 tot 4 maanden vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve deelnemersaantal uiterlijk 2 weken voor het congres door.
- Wanneer moet ik presentaties en techniek controleren?
- Vraag presentaties uiterlijk 1 week vooraf op en controleer ze uiterlijk 2 werkdagen voor het congres op de congreslaptop. Plan daarnaast een technische repetitie, zodat microfoons, speakers, mengpaneel, beamer en projectiescherm samen getest zijn.
- Wanneer maak ik naamkaartjes voor een congres?
- Maak de definitieve deelnemerslijst 2 tot 3 werkdagen vooraf en print de naamkaartjes daarna. Houd enkele blanco kaartjes achter de hand voor late wijzigingen of deelnemers die zich op de dag zelf melden.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.