Tourismuskongress organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Plane die technische Probe spätestens am Vortag und teste jede Präsentation auf dem vorgesehenen Laptop. Prüfe dabei Bildformat, Ton, Funkmikrofone, Mischpult, Lautsprecher und Präsentationsklicker.
• Fordere Präsentationen und Sprecherinformationen mit einer festen Frist an, zum Beispiel 7 Tage vor dem Kongress. So bleibt Zeit, Dateien zu prüfen, Programmhefte fertigzustellen und fehlende Angaben nachzufassen.
• Erfasse Ernährungswünsche bereits bei der Anmeldung und übermittle die endgültige Teilnehmerzahl rechtzeitig an das Catering. Berücksichtige außerdem, dass Wassergläser, Kaffeetassen und Geschirr nicht automatisch mit dem Buffet bestellt sind.
• Erstelle die endgültige Teilnehmerliste spätestens 2 Tage vor Beginn und drucke die Namensschilder danach. Sortiere Anmeldematerial, Garderobennummern und Wegweiser am Vorabend nach Einsatzort, damit die Registrierung morgens sofort starten kann.
• Schicke Parkinformationen und den Veranstaltungsort zusammen mit der Einladung oder spätestens 5 Tage vor dem Termin. Viele Gäste suchen diese Angaben erst am Anreisetag; ein klarer Hinweis reduziert Rückfragen am Registrierungstisch.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tourismuskongress planen?

Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vorher mit Datum, Programmrahmen, Räumen und Referenten. Technikdienstleister, Catering und Fotograf sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin angefragt oder reserviert werden.

Wann sollte die Anmeldung für einen Tourismuskongress geöffnet werden?

Öffne das Anmeldeformular, sobald Datum, Programm, Veranstaltungsort und Teilnahmeinformationen feststehen. Plane dafür meist 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress, damit Einladungen und Kongresswebsite gleichzeitig veröffentlicht werden können.

Wann müssen Präsentationen für einen Kongress vorliegen?

Fordere die Präsentationen mindestens 7 Tage vor Beginn an. Prüfe sie gesammelt auf dem Veranstaltungs-Laptop und halte die finale Version zusätzlich auf einem USB-Stick bereit.

Wann druckt man Namensschilder für einen Tourismuskongress?

Erstelle die endgültige Teilnehmerliste 1 bis 2 Tage vor dem Kongress und drucke danach die Namensschilder. Für Nachmeldungen solltest du leere Ersatzschilder und einen Stift am Registrierungstisch bereitlegen.