Checklist pour organiser un congrès du tourisme

Un congrès du tourisme demande plusieurs mois de préparation et une coordination précise entre le lieu, les intervenants, les participants et les prestataires. Commencez par fixer la date, le programme et les salles, puis ouvrez rapidement les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les besoins alimentaires, les présentations, la technique et les supports imprimés. Cette checklist regroupe 76 tâches et 64 éléments à prévoir, jusqu’à l’impression des badges et au tri du matériel d’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Confirmer le programme des intervenants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le site web du congrès
2 personnes
Rassembler les informations sur les intervenants
Demander les présentations
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Commander le catering
2 personnes
Réserver le prestataire technique
Réserver le photographe
Concevoir les badges
Mettre en page les brochures du programme
Concevoir les panneaux de direction
Commander les imprimés
Vérifier les présentations
2 personnes
Planifier la répétition technique
2 personnes
Informer les conférenciers invités
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Trier le matériel d'inscription
2 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Marquer la disposition de la salle
2 personnes
Livrer l’équipement
2 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Installer les chaises et les tables
4 personnes
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
Installer l’écran de projection
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Téléverser les présentations
Tester les microphones
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration de scène
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Préparer les badges
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
Aménager l’espace des intervenants

Événement

Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Animer la séance d'ouverture
2 personnes
Annoncer les intervenants
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
Animer les sessions de questions
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les verres et les tasses
2 personnes
Ranger la salle de pause
2 personnes
Animer la session de réseautage
3 personnes
Animer le débat
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Accompagner l’intervenant de clôture
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel technique
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Rassembler les factures et les reçus
Envoyer un e-mail de remerciement
Relancer les présentations
Archiver les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 110
Tablesqté 18
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Tabourets de barqté 8
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Portantsqté 3
Poubellesqté 10

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Boîtier DI
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Clés USBqté 4
Câbles de rechargeqté 6
Numéros de vestiaireqté 120

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 140
Verres à vinqté 120
Cuillères à caféqté 120
Cuillères à soupeqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 12

Catering

Machines à caféqté 3
Thermosqté 8
Distributeurs d'eauqté 3
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 8
Bains-marieqté 8
Chemins de tableqté 18
Plateaux de serviceqté 20
Courses

Décoration

Banderoles de congrèsqté 3
Housses de mange-deboutqté 8
Compositions floralesqté 8
Panneaux de nom de tableqté 20
Panneaux de directionqté 12
Porte-nomsqté 120
Lanyardsqté 120

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Lampadairesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Louchesqté 12
Pinces de cuisineqté 8
Verres doseursqté 3

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Chiffons microfibresqté 20
Bacs de tri des déchetsqté 6

Conseils

Bloquez la date et les salles avant de contacter les intervenants : prévoyez au moins 3 à 6 mois pour obtenir les confirmations et construire un programme cohérent.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est suffisamment stable, idéalement 8 à 12 semaines avant le congrès. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires et les informations utiles au stationnement.
Fixez une date limite de réception des présentations, par exemple 7 jours avant l’événement. Vérifiez ensuite chaque fichier sur l’ordinateur, le vidéoprojecteur et l’écran prévus pour éviter une mauvaise surprise le matin même.
Planifiez une répétition technique au plus tard la veille. Testez les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage, le cliqueur, les rallonges et les multiprises dans les salles réellement utilisées.
Imprimez les badges nominatifs uniquement après la clôture de la liste définitive des participants, généralement 3 à 5 jours avant l’ouverture. Préparez séparément les badges, les numéros de vestiaire et le matériel des tables d’inscription.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès du tourisme ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 mois pour réserver le lieu, confirmer les intervenants, publier le site et ouvrir les inscriptions. Un congrès plus court reste possible, mais les disponibilités des salles et des prestataires techniques deviennent plus difficiles à obtenir.
Quand ouvrir les inscriptions à un congrès du tourisme ?: Ouvrez le formulaire environ 8 à 12 semaines avant l’événement, dès que la date, le lieu et les grandes lignes du programme sont confirmés. Fermez les inscriptions quelques jours avant le congrès pour établir la liste finale et imprimer les badges.
Quand demander les présentations aux conférenciers ?: Demandez les présentations au plus tard 2 à 3 semaines avant le congrès et fixez une échéance ferme à 7 jours. Gardez ensuite quelques jours pour vérifier les formats, les vidéos, les polices et la compatibilité avec le matériel technique.
Que faut-il vérifier la veille d’un congrès du tourisme ?: La veille, contrôlez les salles, le mobilier, les badges, les panneaux de direction, le matériel d’inscription et toute la sonorisation. Faites aussi la répétition technique avec les présentations définitives et confirmez le nombre de repas avec le traiteur.

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