Boodschappenlijst voor een toerismecongres

Voor een toerismecongres heb je meer nodig dan stoelen en een beamer. De registratie, presentaties, bewegwijzering, garderobe en catering vragen elk om eigen materialen. Controleer vooraf hoeveel deelnemers, sprekers en zalen je hebt, zodat je aantallen voor badges, stoelen, glazen en kabels kloppen. Leg techniek en presentatiematerialen uiterlijk tijdens de technische repetitie klaar; een ontbrekende adapter of lege laptopaccu los je op de congresdag meestal niet meer rustig op.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 110
Tafelsaantal 18
Registratietafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 8
Spreektafel
Podiumdelenaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 10

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Speakersaantal 2
DI-box
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
USB-sticksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Garderobenummersaantal 120

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 140
Wijnglazenaantal 120
Koffielepelsaantal 120
Eetlepelsaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Waterkannenaantal 12

Catering

Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Waterdispensersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 8
Chafing dishesaantal 8
Tafellopersaantal 18
Serveerschalenaantal 20
Boodschappen
- Koffiebonen - 4 kilo
- Cafeïnevrije koffie - 1 kilo
- Zwarte thee - 200 zakjes
- Groene thee - 100 zakjes
- Kruidenthee - 100 zakjes
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 200 stuks
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 3 kilo
- Mineraalwater plat - 120 flessen
- Mineraalwater bruisend - 60 flessen
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 18 flessen
- Ice tea - 18 flessen
- Appelsap - 12 liter
- Sinaasappelsap - 12 liter
- Bier - 120 flesjes
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Witte wijn - 24 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Prosecco - 12 flessen
- IJsblokjes - 20 kilo
- Mini croissants - 120 stuks
- Mini broodjes - 180 stuks
- Volkoren brood - 12 broden
- Witte broodjes - 120 stuks
- Meergranen broodjes - 80 stuks
- Roomboter - 2 kilo
- Jonge kaas - 4 kilo
- Brie - 2 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Ham - 3 kilo
- Kipfilet - 3 kilo
- Gerookte zalm - 2 kilo
- Hummus - 3 kilo
- Avocadospread - 2 kilo
- Pindakaas - 2 potten
- Aardbeienjam - 2 potten
- Honing - 2 potten
- Komkommers - 4 kilo
- Tomaten - 5 kilo
- Rucola - 1 kilo
- Gemengde sla - 5 kilo
- Paprika's - 3 kilo
- Wortels - 3 kilo
- Druiven - 5 kilo
- Appels - 8 kilo
- Bananen - 6 kilo
- Mandarijnen - 5 kilo
- Walnoten - 1 kilo
- Amandelen - 1 kilo
- Rozijnen - 1 kilo
- Olijfolie - 2 liter
- Balsamicoazijn - 1 liter
- Mayonaise - 2 liter
- Mosterd - 1 liter
- Ketchup - 1 liter
- Pestosaus - 1 kilo
- Peper - 250 gram
- Zout - 500 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 250 gram
- Soep - 25 liter
- Stokbroden - 25 stuks
- Warme vegetarische schotel - 35 porties
- Warme vleesmaaltijd - 75 porties
- Rijst - 8 kilo
- Pasta - 8 kilo
- Groentemix - 15 kilo
- Aardappelen - 15 kilo
- Veganistische jus - 5 liter
- Dessertgebak - 120 porties
- Vers fruit voor dessert - 8 kilo
- Chocolade - 3 kilo
- Koekjes - 5 kilo
- Zoute noten - 3 kilo
- Paprikachips - 3 kilo
- Naturelchips - 3 kilo
- Servetten - 1500 stuks
- Papieren bekers - 300 stuks
- Papieren borden - 150 stuks
- Cocktailprikkers - 500 stuks
- Vershoudfolie - 3 rollen
- Aluminiumfolie - 3 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Afvalzakken - 80 stuks
- Vuilniszakken groot - 40 stuks
- Afwasmiddel - 3 liter
- Allesreiniger - 3 liter
- Glasreiniger - 2 liter
- Desinfectiemiddel - 2 liter
- Handzeep - 6 flacons
- Handdesinfectie - 6 flacons
- Toiletpapier - 48 rollen
- Papieren handdoekjes - 12 pakken
- Luchtverfrisser - 4 bussen

Decoratie

Congresbannersaantal 3
Statafelrokkenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Tafelnaambordjesaantal 20
Pijlbordjesaantal 12
Naamkaarthoudersaantal 120
Lanyardsaantal 120

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Staande lampenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Keukentangenaantal 8
Maatbekersaantal 3

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Microvezeldoekenaantal 20
Afvalscheidingsbakkenaantal 6

Tips

Leg per deelnemer één naamkaartje en één programmafolder klaar, plus enkele extra exemplaren voor last-minute inschrijvingen en beschadigde printjes. Sorteer het registratiemateriaal vooraf op alfabet of organisatienaam.
Reserveer voor elke presentatieruimte een laptop, beamer, projectiescherm en presentatieklikker. Neem daarnaast USB-sticks mee met alle definitieve presentaties en controleer de bestanden tijdens de technische repetitie.
Tel stoelen per zaal op basis van de definitieve deelnemerslijst en voeg enkele vrije stoelen toe voor late bezoekers. Vergeet aparte tafels niet voor registratie, buffet en de spreekplek op het podium.
Plan de catering niet alleen op het aantal deelnemers, maar ook op dieetwensen en het programma. Leg voor koffie, lunch en diner voldoende dinerborden, dessertborden, kopjes, waterglazen en bestek per eetmoment klaar.
Maak routebordjes voor entree, registratie, zalen, garderobe en toiletten. Zet garderoberekken, garderobenummers en afvalbakken vóór de ontvangst klaar; bezoekers zoeken deze voorzieningen direct bij binnenkomst.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een toerismecongres?: Tel één congresstoel per aangemelde deelnemer, spreker en medewerker die tijdens het programma in de zaal zit. Voeg per zaal enkele extra stoelen toe voor late aanmeldingen of genodigden; maak de definitieve telling uiterlijk één week vooraf.
Welke techniek heb ik nodig voor presentaties op een toerismecongres?: Voor elke presentatieruimte heb je minimaal een laptop, beamer, projectiescherm en presentatieklikker nodig. Controleer beeld, geluid, microfoons en aansluitingen tijdens een technische repetitie, bij voorkeur één dag voor het congres.
Hoeveel badges en programmafolders moet ik bestellen?: Bestel per deelnemer, spreker en medewerker één badge en één programmafolder. Neem ongeveer 5 tot 10 procent extra mee voor late inschrijvingen, typefouten en beschadigde exemplaren; baseer de bestelling op de definitieve deelnemerslijst.
Wanneer moet ik materialen voor catering en registratie klaarzetten?: Sorteer badges, garderobenummers en registratiemateriaal uiterlijk de dag vóór het congres. Zet servies, glazen, kopjes en bestek vóór de eerste ontvangst klaar en controleer per eetmoment of de aantallen aansluiten op de deelnemerslijst en dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.