Que faut-il prévoir pour un congrès du tourisme ?

Un congrès du tourisme demande plus que des chaises et un vidéoprojecteur. Il faut prévoir l’accueil des participants, la circulation entre les salles, les présentations des intervenants et les repas, jusque dans les petits accessoires souvent oubliés. Cette liste rassemble le mobilier, le matériel technique, les fournitures d’inscription et la vaisselle à acheter ou à réserver. Ajuste les quantités au nombre définitif de participants et au nombre de salles utilisées.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 110
Tablesqté 18
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Tabourets de barqté 8
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Portantsqté 3
Poubellesqté 10

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Boîtier DI
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Clés USBqté 4
Câbles de rechargeqté 6
Numéros de vestiaireqté 120

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 140
Verres à vinqté 120
Cuillères à caféqté 120
Cuillères à soupeqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 12

Catering

Machines à caféqté 3
Thermosqté 8
Distributeurs d'eauqté 3
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 8
Bains-marieqté 8
Chemins de tableqté 18
Plateaux de serviceqté 20
Courses
- Grains de café - 4 kilo
- Café décaféiné - 1 kilo
- Thé noir - 200 sachets
- Thé vert - 100 sachets
- Tisane - 100 sachets
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 3 kilos
- Eau minérale plate - 120 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 60 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Ice tea - 18 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Bière - 120 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Vin blanc - 24 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Prosecco - 12 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Mini croissants - 120 pièces
- Petits pains - 180 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 120 pièces
- Petits pains aux céréales - 80 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Jeune fromage - 4 kilos
- Brie - 2 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Jambon - 3 kilo
- Blancs de poulet - 3 kilos
- Saumon fumé - 2 kilos
- Houmous - 3 kilos
- Tartinade à l'avocat - 2 kilo
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Miel - 2 pots
- Concombres - 4 kilos
- Tomates - 5 kilos
- Roquette - 1 kilo
- Salade composée - 5 kilos
- Poivrons - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Mandarines - 5 kilos
- Noix - 1 kilo
- Amandes - 1 kilo
- Raisins secs - 1 kilo
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Mayonnaise - 2 litres
- Moutarde - 1 litre
- Ketchup - 1 litre
- Sauce pesto - 1 kilo
- Poivre - 250 grammes
- Sel - 500 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Soupe - 25 litres
- Baguettes - 25 pièces
- Plat végétarien chaud - 35 portions
- Repas chaud à base de viande - 75 portions
- Riz - 8 kilos
- Pâtes - 8 kilos
- Mélange de légumes - 15 kilo
- Pommes de terre - 15 kilos
- Sauce végétalienne - 5 liter
- Pâtisseries de dessert - 120 portions
- Fruits frais pour le dessert - 8 kilo
- Chocolat - 3 kilos
- Biscuits - 5 kilos
- Noix salées - 3 kilos
- Chips au paprika - 3 kilos
- Chips nature - 3 kilos
- Serviettes - 1500 pièces
- Gobelets en papier - 300 pièces
- Assiettes en carton - 150 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Sacs-poubelle grands - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 3 liter
- Nettoyant multiusage - 3 litres
- Nettoyant pour vitres - 2 litres
- Désinfectant - 2 litres
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Essuie-tout - 12 paquets
- Désodorisant - 4 bombes

Décoration

Banderoles de congrèsqté 3
Housses de mange-deboutqté 8
Compositions floralesqté 8
Panneaux de nom de tableqté 20
Panneaux de directionqté 12
Porte-nomsqté 120
Lanyardsqté 120

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Lampadairesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Louchesqté 12
Pinces de cuisineqté 8
Verres doseursqté 3

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Chiffons microfibresqté 20
Bacs de tri des déchetsqté 6

Conseils

Prévois une table d’inscription pour 50 à 75 participants, puis ajoute une table par tranche supplémentaire de 75 personnes afin d’éviter une file dès l’ouverture.
Pour chaque salle équipée, réserve un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran et un cliqueur de présentation. Ajoute au moins 2 rallonges et 2 multiprises par salle.
Compte un microphone sans fil pour les intervenants et un second pour les questions du public dans une grande salle. Teste les fréquences, les câbles et les haut-parleurs pendant la répétition technique.
Imprime les badges nominatifs avec une marge de 5 à 10 % par rapport à la liste définitive des participants. Garde des pochettes vierges et des stylos à l’accueil pour les corrections de dernière minute.
Commande la vaisselle selon le format du repas : au minimum une assiette de dîner, une assiette à dessert, un verre à eau et une tasse par participant, avec 10 % de réserve pour les remplacements et les intervenants.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour un congrès du tourisme ?: Prévois une chaise par participant inscrit, puis ajoute 5 à 10 % de réserve. Pour 200 personnes, cela représente 210 à 220 chaises, sans compter les sièges réservés aux intervenants ou au personnel.
Quel matériel prévoir pour les présentations d’un congrès ?: Chaque salle de présentation doit disposer d’un ordinateur portable, d’un vidéoprojecteur, d’un écran et d’un cliqueur. Prévois aussi au moins 2 rallonges, 2 multiprises et un câble de recharge par salle, puis teste l’ensemble au moins 2 heures avant l’accueil.
Combien de badges imprimer pour un congrès ?: Imprime un badge par participant figurant sur la liste définitive, avec 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires. Pour 300 inscrits, prépare donc 315 à 330 badges afin de couvrir les changements et les inscriptions corrigées sur place.
Quand commander le mobilier et le matériel technique ?: Réserve le mobilier et le prestataire technique au moins 6 à 8 semaines avant le congrès. Vérifie ensuite les quantités et les connexions 48 heures avant l’ouverture, puis réalise une répétition complète le jour précédent si possible.

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