Tijdritchallenge organiseren: checklist en planning

Een tijdritchallenge vraagt meer voorbereiding dan alleen een parcours en een stopwatch. Je moet de route tijdig vastleggen, vergunningen en verkeersmaatregelen regelen en vrijwilligers precies indelen. Daarna volgen inschrijvingen, startvolgorde, tijdregistratie en materiaalcontroles. Gebruik deze checklist om van de eerste reservering tot de briefing op de wedstrijddag niets te laten liggen. Plan extra tijd voor routeverkenning, technische tests en communicatie met deelnemers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Startlocatie reserveren
Parcours selecteren
2 personen
Parcoursvergunning aanvragen
Verkeersmaatregelen aanvragen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Juryleden vastleggen
Parcours verkennen
3 personen
Risico's op de route vastleggen
2 personen
Verkeersposten indelen
2 personen
Startvolgorde opstellen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
2 personen
Tijdregistratie testen
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Startnummers voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Materiaal controleren
3 personen
Start- en finishborden maken
2 personen

Event

Vrijwilligersbriefing geven
2 personen
Parcours uitzetten
6 personen
Verkeersposten bemannen
8 personen
Start- en finishzone opbouwen
6 personen
Tijdregistratie installeren
2 personen
Tijdregistratie opnieuw testen
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Fietsen en helmen controleren
2 personen
Parcoursinstructie geven
2 personen
Warming-up begeleiden
Starttijd omroepen
Deelnemers laten starten
3 personen
Finishtijden registreren
3 personen
Finishers opvangen
2 personen
Water uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Tussenstanden publiceren
Uitslag controleren
2 personen
Prijzen klaarzetten
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Deelnemers bedanken
Parcoursmarkeringen verwijderen
6 personen

Nazorg

Meubilair afbreken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval inzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materiaal drogen en sorteren
2 personen
Uitslag online publiceren
Deelnemersmail versturen
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen
Tijdregistratie archiveren
Verloren voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Afvalbakkenaantal 6
Dranghekkenaantal 20

Sportmateriaal

Verkeerskegelsaantal 40
Routepijlenaantal 50
Startnummersaantal 100
Startnummerhoudersaantal 100
Reservehelmenaantal 4
Reservefietspompenaantal 3
Fietsgereedschapssetsaantal 2
Reservebinnenbandenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 6
Brandblussersaantal 2

Apparatuur

Tijdregistratiesystemenaantal 2
Laptopsaantal 2
Printers
Portofoonsaantal 10
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Mobiele wifi-hotspot

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterdispensersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Podiumdoekenaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Prijzendisplay

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Sponsjesaantal 12

Tips

Leg het wedstrijdformat en de startlocatie eerst vast. Reserveer daarna het parcours en vraag vergunningen en verkeersmaatregelen aan; reken op meerdere weken verwerkingstijd.
Open de inschrijving zodra route en format duidelijk zijn. Vraag dieetwensen meteen mee en verstuur de deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de challenge.
Verken het parcours minstens één keer volledig en noteer risico’s, kruisingen en plekken voor verkeersposten. Deel vrijwilligers per post in en geef hen vóór de start een korte briefing.
Test het tijdregistratiesysteem vooraf met een volledige proefstart. Leg daarnaast stopwatches, laptops, printers, portofoons en een mobiele wifi-hotspot klaar als back-up.
Controleer de dag vóór het evenement de weersverwachting en het complete materiaal. Vul koelboxen, leg startnummers klaar en controleer naast EHBO ook reservehelmen, fietspompen, gereedschap en binnenbanden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een tijdritchallenge organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de startlocatie reserveren, het parcours vastleggen, vergunningen aanvragen, vrijwilligers werven en de inschrijving openen.
Wanneer moet ik de vergunning voor het parcours aanvragen?: Vraag de parcoursvergunning en verkeersmaatregelen zodra de route is geselecteerd, bij voorkeur minimaal 6 weken voor de challenge. Controleer bij de bevoegde instantie of voor jouw route een langere termijn geldt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een tijdritchallenge?: Maak voor elke verkeerspost minimaal 2 vrijwilligers beschikbaar en plan daarnaast mensen voor inschrijving, start, finish, tijdregistratie en EHBO. Tel minstens 1 reservevrijwilliger mee voor uitval op de dag zelf.
Wanneer verstuur ik de deelnemersinformatie voor een tijdritchallenge?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld starttijd, startvolgorde, locatie, route, parkeerinformatie, veiligheidsregels en wat deelnemers bij problemen onderweg moeten doen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.