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Zeitfahr-Challenge organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Zeitfahr-Challenge müssen Strecke, Verkehrssicherheit und Zeitmessung gleichzeitig funktionieren. Beginne mit Wettkampfformat, Startort und Genehmigungen, bevor du Einladungen verschickst oder Anmeldungen öffnest. In den letzten Tagen zählen vor allem eine getestete Zeitmessung, klare Aufgaben für Verkehrsposten und vollständige Teilnehmerinformationen. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Veranstaltungstag und deckt auch die Dinge ab, die häufig zu spät organisiert werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Wettkampfformat festlegen

    2 Personen

  • Startort reservieren

  • Parcours auswählen

    2 Personen

  • Parcoursgenehmigung beantragen

  • Verkehrsmaßnahmen beantragen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Jurymitglieder erfassen

  • Parcours erkunden

    3 Personen

  • Risiken auf der Strecke erfassen

    2 Personen

  • Verkehrsposten einteilen

    2 Personen

  • Startreihenfolge festlegen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Volunteer-Briefing vorbereiten

    2 Personen

  • Zeiterfassung testen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Startnummern vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Material prüfen

    3 Personen

  • Start- und Zielschilder anfertigen

    2 Personen

Event

  • Volunteer-Briefing geben

    2 Personen

  • Parcours aufbauen

    6 Personen

  • Verkehrsposten besetzen

    8 Personen

  • Start- und Zielzone aufbauen

    6 Personen

  • Zeiterfassung installieren

    2 Personen

  • Zeiterfassung erneut testen

    2 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Startnummern ausgeben

    2 Personen

  • Fahrräder und Helme kontrollieren

    2 Personen

  • Parcoursanweisung geben

    2 Personen

  • Aufwärmen betreuen

  • Startzeit ansagen

  • Teilnehmer starten lassen

    3 Personen

  • Zielzeiten erfassen

    3 Personen

  • Finisher in Empfang nehmen

    2 Personen

  • Wasser verteilen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Zwischenstände veröffentlichen

  • Ergebnis prüfen

    2 Personen

  • Preise bereitstellen

    2 Personen

  • Preisverleihung durchführen

    3 Personen

  • Teilnehmer verabschieden

  • Streckenmarkierungen entfernen

    6 Personen

Nachbereitung

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Müll einsammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Material trocknen und sortieren

    2 Personen

  • Ergebnis online veröffentlichen

  • Teilnehmermail versenden

  • Gemietetes Material zurückgeben

    2 Personen

  • Zeitmessung archivieren

  • Fundsachen zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 8
  • StühleAnz. 30
  • AbfallbehälterAnz. 6
  • AbsperrgitterAnz. 20

Sportmaterial

  • VerkehrskegelAnz. 40
  • WegweiserAnz. 50
  • StartnummernAnz. 100
  • StartnummernhalterAnz. 100
  • ErsatzhelmeAnz. 4
  • Ersatz-FahrradpumpenAnz. 3
  • FahrradreparatursetsAnz. 2
  • ErsatzschläucheAnz. 12

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • SicherheitswestenAnz. 12
  • TaschenlampenAnz. 6
  • FeuerlöscherAnz. 2

Ausstattung

  • ZeitmesssystemeAnz. 2
  • LaptopsAnz. 2
  • Drucker
  • FunkgeräteAnz. 10
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 6
  • StoppuhrenAnz. 4
  • Mobiler WLAN-Hotspot

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserspenderAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

  • BühnentücherAnz. 2
  • WimpelkettenAnz. 6
  • BallonsAnz. 100
  • Preisdisplay

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Reinigung

  • BesenAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • SchwämmeAnz. 12

Tipps

  • Beantrage Streckengenehmigung und Verkehrsmaßnahmen frühzeitig; ohne diese Freigaben lassen sich Verkehrsposten, Absperrgitter und Verkehrskegel nicht zuverlässig planen.
  • Erkunde den Parcours mindestens einmal vollständig und dokumentiere Risiken an Kreuzungen, engen Stellen und Gefällestrecken. Leite daraus die Positionen der Verkehrsposten und Wegweiser ab.
  • Teste das Zeitmesssystem nicht erst am Starttag, sondern mit Laptop, Drucker, Funkgeräten und Ersatz-Stoppuhren unter realistischen Bedingungen. Halte zusätzlich Powerbanks und einen mobilen WLAN-Hotspot bereit.
  • Schicke Teilnehmerinformationen spätestens vor dem Wettkampf mit Startzeit, Startort, Streckenhinweisen und Ablauf. Drucke die Teilnehmerliste und bereite Startnummern so vor, dass sie am Veranstaltungstag sofort ausgegeben werden können.
  • Plane eine eigene Materialkontrolle für Sicherheit und Pannenhilfe ein: Erste-Hilfe-Koffer, Sicherheitswesten, Ersatzhelme, Fahrradpumpen, Reparatursets und Ersatzschläuche müssen vor dem Aufbau am vorgesehenen Platz liegen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Zeitfahr-Challenge anmelden?
Beginne mit Genehmigungen für Strecke und Verkehrsmaßnahmen mehrere Wochen vor dem Termin. Erst wenn die Strecke grundsätzlich freigegeben ist, solltest du Helfereinteilung und Teilnehmerinformationen endgültig festlegen.
Was muss ich für eine Zeitfahr-Challenge an der Strecke bereitstellen?
Plane Wegweiser, Start- und Zielschilder, Startnummern, Verkehrskegel, Absperrgitter und Sicherheitswesten ein. Für Pannen gehören mindestens Fahrradpumpen, Reparatursets und Ersatzschläuche an einen schnell erreichbaren Punkt.
Wann sollte die Zeitmessung getestet werden?
Teste das komplette System spätestens am Vortag mit Stromversorgung, Laptop, Drucker und Funkverbindung. Verwende zusätzlich Stoppuhren als Rückfallebene, falls die elektronische Erfassung ausfällt.
Wie viele Helfer brauche ich für eine Zeitfahr-Challenge?
Die Zahl hängt von Streckenlänge, Kreuzungen und Teilnehmerzahl ab. Besetze jede kritische Verkehrsposition einzeln und plane zusätzlich mindestens 2 Personen für Start, Ziel und Zeitmessung sowie eine Reserve ein.

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