Organiser un défi contre-la-montre sans rien oublier

Un défi contre-la-montre demande une préparation précise : le parcours, les autorisations et le chronométrage doivent être réglés avant d’ouvrir les inscriptions. Cette checklist de 62 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, du choix du format jusqu’à l’accueil des participants. Elle couvre aussi les bénévoles, la sécurité, le matériel de vélo et les dernières vérifications de la veille. Prévoyez un responsable clairement identifié pour chaque poste le jour de l’épreuve.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Réserver le lieu de départ
Sélectionner le parcours
2 personnes
Demander l'autorisation du parcours
Demander des mesures de circulation
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Définir les membres du jury
Reconnaître le parcours
3 personnes
Consigner les risques sur le parcours
2 personnes
Répartir les postes de circulation
2 personnes
Établir l'ordre de passage
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
Tester le chronométrage
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des participants
Préparer les dossards
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Créer les panneaux de départ et d’arrivée
2 personnes

Événement

Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
Mettre en place le parcours
6 personnes
Tenir les postes de circulation
8 personnes
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
Installer le système de chronométrage
2 personnes
Re-tester l’enregistrement du temps
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Vérifier les vélos et les casques
2 personnes
Donner les consignes du parcours
2 personnes
Animer l'échauffement
Annoncer l'heure de départ
Faire démarrer les participants
3 personnes
Enregistrer les temps d’arrivée
3 personnes
Accueillir les finisseurs
2 personnes
Distribuer de l'eau
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Publier les classements intermédiaires
Vérifier les résultats
2 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Remercier les participants
Retirer les marquages du parcours
6 personnes

Suivi

Démonter le mobilier
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Collecter les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Sécher et trier le matériel
2 personnes
Publier les résultats en ligne
Envoyer l’e-mail aux participants
Retourner le matériel loué
2 personnes
Archiver le chronométrage
Restituer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 30
Poubellesqté 6
Barrières de fouleqté 20

Matériel de sport

Cônes de signalisationqté 40
Flèches de directionqté 50
Numéros de départqté 100
Porte-dossardsqté 100
Casques de rechangeqté 4
Pompes à vélo de rechangeqté 3
Kits d’outils pour véloqté 2
Chambres à air de rechangeqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6
Extincteursqté 2

Équipement

Systèmes de chronométrageqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes
Talkies-walkiesqté 10
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Chronomètresqté 4
Hotspot Wi-Fi mobile

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Distributeurs d'eauqté 3
Glacièresqté 6
Thermosqté 4

Décoration

Tentures de scèneqté 2
Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Présentoir des prix

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Courses

Nettoyage

Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Épongesqté 12

Conseils

Commencez par le parcours et les autorisations : demandez les mesures de circulation suffisamment tôt pour laisser le temps aux services concernés de répondre et d’ajuster le tracé.
Ouvrez les inscriptions seulement après avoir fixé le format, l’ordre de passage prévu et les informations pratiques à transmettre. Demandez aussi les besoins alimentaires dès le formulaire.
Reconnaissez le parcours à vélo ou à pied et notez chaque risque : croisement, virage serré, zone sans visibilité ou endroit nécessitant des barrières et des cônes.
Testez le chronométrage avec le même système que le jour de l’épreuve, puis prévoyez un ordinateur de secours, des chronomètres et des batteries externes pour éviter une panne sans solution.
La veille, préparez les dossards, la liste imprimée des participants, les panneaux de départ et d’arrivée, les talkies-walkies et les trousses de premiers secours. Vérifiez aussi la météo avant de remplir les glacières.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défi contre-la-montre ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour une épreuve avec parcours sur route. Ce délai permet de demander les autorisations, recruter les bénévoles, ouvrir les inscriptions et tester le chronométrage avant le jour J.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un défi contre-la-montre ?: Ouvrez-les environ 4 à 6 semaines avant l’épreuve, une fois le format et le parcours suffisamment stabilisés. Fermez-les quelques jours avant le départ afin d’établir l’ordre de passage et d’imprimer les dossards.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un contre-la-montre ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par poste de circulation, plus une personne au départ, une à l’arrivée et une pour la coordination. Pour un parcours comportant 10 postes, comptez donc au moins 14 personnes, remplaçants compris.
Que faut-il vérifier la veille d’un défi contre-la-montre ?: Vérifiez le parcours, la météo, les dossards, la liste des participants, les panneaux et tout le matériel de chronométrage. Faites aussi un briefing des bénévoles et chargez les talkies-walkies, les ordinateurs et les batteries externes.

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