Tienerweek organiseren: complete checklist

Een tienerweek vraagt meer voorbereiding dan alleen activiteiten en boodschappen. Je moet deelnemers, toestemmingen, slaapplaatsen, vervoer, maaltijden en noodinformatie op elkaar afstemmen. Begin met datum, programma, locatie en begroting; werk daarna toe naar aanmeldingen en praktische indeling. In de laatste week controleer je materialen, weersverwachting, toegang, medicatie en bagage. Zo voorkom je dat ontbrekende formulieren, dieetwensen of keukenmateriaal pas tijdens de week zichtbaar worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
3 personen
Locatie en slaapplaatsen reserveren
2 personen
Begroting en deelnemersprijs bepalen
2 personen
Toestemmingsformulier opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Noodcontacten controleren
2 personen
Deelnemerslijsten afdrukken
Activiteiten en spellen inkopen
2 personen
Boodschappen bestellen
2 personen
Vervoer voor bagage regelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Sleutels en toegang regelen
2 personen
Boodschappen doen
4 personen
Boodschappen sorteren
3 personen
Materialen controleren
3 personen
EHBO en medicatie klaarzetten
2 personen
Slaapruimtes indelen
3 personen
Keukenvoorraad klaarzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluid en muziek testen
2 personen
Lunch en dranken klaarzetten
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Bagage naar slaapruimtes brengen
4 personen
Huisregels en programma uitleggen
3 personen
Kennismakingsspellen begeleiden
4 personen
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
5 personen
Slaapronde uitvoeren
3 personen
Ontbijt voorbereiden
3 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Ochtendspellen begeleiden
5 personen
Lunch voorbereiden
3 personen
Lunch serveren
3 personen
Sporttoernooi begeleiden
6 personen
Diner bereiden
4 personen
Diner serveren
4 personen
Quizavond begeleiden
4 personen
Ochtendwandeling begeleiden
4 personen
Creatieve workshops begeleiden
6 personen
Barbecue voorbereiden
5 personen
Barbecue serveren
5 personen
Kampvuuravond begeleiden
5 personen
Speurtocht uitzetten
4 personen
Speurtocht begeleiden
6 personen
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
Vrije middag begeleiden
4 personen
Filmavond voorbereiden
3 personen
Filmavond begeleiden
4 personen
Teamopdrachten uitleggen
5 personen
Teamopdrachten begeleiden
6 personen
Picknicklunch serveren
4 personen
Wateractiviteiten begeleiden
6 personen
Diner bereiden
4 personen
Bonte avond begeleiden
6 personen
Rustige ochtend begeleiden
3 personen
Brunch voorbereiden
4 personen
Brunch serveren
4 personen
Workshops begeleiden
6 personen
Slotdiner voorbereiden
5 personen
Slotdiner serveren
5 personen
Bonte avond opruimen
5 personen
Ontbijt en vertrek uitleggen
3 personen
Bagage verzamelen
4 personen
Laatste groepsactiviteit begeleiden
5 personen
Lunch serveren
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
4 personen

Nazorg

Materialen sorteren
4 personen
Slaapruimtes leegruimen
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Keuken schoonmaken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Sanitair schoonmaken
3 personen
Locatie eindinspecteren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
2 personen
Ouders informeren over vondsten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 50
Biertafelsaantal 6
Tafelbankenaantal 12
Kapstokkenaantal 4
Opbergkrattenaantal 20

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Drinkbekersaantal 70
Mokkenaantal 50
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks- en broodmessenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 8
Koekenpannenaantal 4
Grote kookpannenaantal 4
Ovenschalenaantal 6
Vergietenaantal 4
Keukentangenaantal 6
Houten lepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Kernthermometersaantal 2

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Beamer
Projectiescherm
Laptop

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Volleybalaantal 3
Basketballenaantal 3
Frisbeesaantal 6
Rugbyballenaantal 2
Hesjesaantal 40
Pionnenaantal 30
Springtouwenaantal 10
Waterballonnenaantal 300
Buitenspellenaantal 4
Kompassetsaantal 8
Zaklampenaantal 12
Puzzelsaantal 6
Spelkaartenaantal 8
Gezelschapsspellenaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Papieren slingersaantal 10
Ballonnenaantal 100
Naamkaartjesaantal 60
Stiftenaantal 30
Plakbandaantal 8
Touwaantal 4
Knutselpapieraantal 10
Verfsetsaantal 8

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlantaarnsaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 8
Afwasteilenaantal 12
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Wasmandenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zakverbandenaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 10
Branddekensaantal 2
Rookmeldersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de deelnemersprijs eerst vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo weten ouders direct wat de tienerweek kost, waar die plaatsvindt en welke activiteiten gepland zijn.
Stuur het toestemmingsformulier ruim vóór de start mee en controleer de aanmeldingen op ontbrekende gegevens. Verzamel uiterlijk een week vooraf dieetwensen, noodcontacten en informatie over medicatie.
Plan slaapplaatsen en bagagevervoer niet los van elkaar. Maak per deelnemer een lijst en controleer vóór vertrek of de slaapruimtes, sleutels en toegang geregeld zijn.
Bestel boodschappen op basis van het aantal aanmeldingen en sorteer ze bij ontvangst per maaltijd of moment. Zet servies, koelboxen, thermoskannen en keukenmateriaal apart klaar, zodat de lunch niet afhankelijk is van een last-minute zoektocht.
Doe de laatste controle uiterlijk één dag vooraf: weersverwachting, deelnemerslijsten, EHBO, medicatie, materialen, muziek en verlengkabels. Richt bij aankomst eerst de inschrijftafel en slaapindeling in; daarna kunnen activiteiten en versiering volgen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een tienerweek organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en slaapplaatsen. Verstuur uitnodigingen zodra begroting en deelnemersprijs vaststaan; controleer alle formulieren en noodcontacten uiterlijk 7 dagen voor vertrek.
Wanneer moet ik toestemmingsformulieren voor een tienerweek verzamelen?: Vraag de formulieren direct bij de aanmelding op en stel een duidelijke sluitingsdatum in. Controleer uiterlijk een week voor de tienerweek of iedere deelnemer toestemming, een noodcontact en relevante medische informatie heeft aangeleverd.
Hoeveel dagen van tevoren moet ik boodschappen voor een tienerweek bestellen?: Bestel houdbare boodschappen ongeveer 5 tot 7 dagen vooraf, nadat het aantal deelnemers en de dieetwensen zijn gecontroleerd. Koop verse producten kort voor de start en sorteer alles direct bij ontvangst per maaltijd.
Wat moet ik de dag voor een tienerweek controleren?: Controleer één dag vooraf de weersverwachting, toegang en sleutels, het vervoer van bagage, EHBO en medicatie. Zet ook deelnemerslijsten, slaapindeling, keukenvoorraad, materialen en geteste geluidsapparatuur klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.