Teenagerwoche organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Teenagerwoche braucht mehr als ein Programm und genug Schlafplätze. Du musst Anmeldungen, Einwilligungen, Notfallkontakte, Verpflegung, Gepäcktransport und die Ausstattung vor Ort rechtzeitig zusammenbringen. Plane zuerst Termin, Ort, Budget und Ablauf; danach folgen Anmeldungen, Einkäufe und die Einteilung der Schlafräume. Diese Checkliste führt dich bis zum Aufbau mit 84 Aufgaben und 74 benötigten Gegenständen durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
3 Personen
Ort und Übernachtungsmöglichkeiten reservieren
2 Personen
Budget und Teilnehmerpreis festlegen
2 Personen
Einwilligungsformular erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Notfallkontakte überprüfen
2 Personen
Teilnehmerlisten ausdrucken
Aktivitäten und Spiele beschaffen
2 Personen
Einkäufe bestellen
2 Personen
Transport für Gepäck organisieren
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Schlüssel und Zugang organisieren
2 Personen
Einkaufen gehen
4 Personen
Einkäufe sortieren
3 Personen
Materialien prüfen
3 Personen
Erste Hilfe und Medikamente bereitstellen
2 Personen
Schlafräume einteilen
3 Personen
Küchenvorräte bereitstellen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Ton und Musik testen
2 Personen
Mittagessen und Getränke bereitstellen
3 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
4 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Gepäck zu den Schlafräumen bringen
4 Personen
Hausregeln und Programm erklären
3 Personen
Kennenlernspiele anleiten
4 Personen
Abendessen zubereiten
4 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abendprogramm betreuen
5 Personen
Schlafrunde durchführen
3 Personen
Frühstück vorbereiten
3 Personen
Frühstück servieren
4 Personen
Morgenspiele betreuen
5 Personen
Mittagessen vorbereiten
3 Personen
Mittagessen servieren
3 Personen
Sportturnier betreuen
6 Personen
Abendessen zubereiten
4 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Quizabend betreuen
4 Personen
Morgenwanderung begleiten
4 Personen
Kreative Workshops begleiten
6 Personen
Grill vorbereiten
5 Personen
Barbecue servieren
5 Personen
Lagerfeuerabend begleiten
5 Personen
Schnitzeljagd ausstecken
4 Personen
Schnitzeljagd begleiten
6 Personen
Lunchpakete verteilen
3 Personen
Freien Nachmittag begleiten
4 Personen
Filmabend vorbereiten
3 Personen
Filmabend betreuen
4 Personen
Teamaufgaben erklären
5 Personen
Teamaufgaben begleiten
6 Personen
Picknick-Lunch servieren
4 Personen
Wasseraktivitäten begleiten
6 Personen
Abendessen zubereiten
4 Personen
Bunter Abend moderieren
6 Personen
Ruhigen Morgen begleiten
3 Personen
Brunch vorbereiten
4 Personen
Brunch servieren
4 Personen
Workshops betreuen
6 Personen
Abendessen zum Abschluss vorbereiten
5 Personen
Abschlussdinner servieren
5 Personen
Bunter Abend aufräumen
5 Personen
Frühstück und Abfahrt erklären
3 Personen
Gepäck sammeln
4 Personen
Letzte Gruppenaktivität begleiten
5 Personen
Mittagessen servieren
3 Personen
Teilnehmende verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

Materialien sortieren
4 Personen
Schlafräume leerräumen
5 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Küche reinigen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Sanitäranlagen reinigen
3 Personen
Endkontrolle des Veranstaltungsortes
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
2 Personen
Eltern über Fundstücke informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 50
BiertischeAnz. 6
TischbänkeAnz. 12
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 20

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 60
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
TrinkbecherAnz. 70
TassenAnz. 50
BestecksetsAnz. 60
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
ScherenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 8
Koch- und BrotmesserAnz. 8
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 8
PfannenAnz. 4
Große KochtöpfeAnz. 4
AuflaufformenAnz. 6
SiebAnz. 4
KüchenzangenAnz. 6
HolzlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
KerntemperaturmesserAnz. 2

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Beamer
Projektionsleinwand
Laptop

Sportmaterial

FußbälleAnz. 4
VolleyballAnz. 3
BasketbälleAnz. 3
FrisbeesAnz. 6
RugbybälleAnz. 2
WarnwestenAnz. 40
KegelAnz. 30
SpringseileAnz. 10
WasserballonsAnz. 300
Spiele im FreienAnz. 4
KompasssetsAnz. 8
TaschenlampenAnz. 12
PuzzlesAnz. 6
SpielkartenAnz. 8
GesellschaftsspieleAnz. 10

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
PapiergirlandenAnz. 10
BallonsAnz. 100
NamensschilderAnz. 60
StifteAnz. 30
KlebebandAnz. 8
SeilAnz. 4
BastelpapierAnz. 10
MaltsetsAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LaternenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 24

Reinigung

EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
BesensetsAnz. 4
MülleimerAnz. 8
SpülwannenAnz. 12
ReinigungshandschuheAnz. 12
WäschekörbeAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SchlauchverbändeAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 10
LöschdeckenAnz. 2
RauchmelderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm, Termin und Übernachtungsmöglichkeiten zuerst fest. Reserviere den Ort, bevor du Einladungen verschickst, und plane für die Anreise sowie den Gepäcktransport ein eigenes Zeitfenster ein.
Fordere Einwilligungen und Notfallkontakte spätestens mit der Anmeldung an. Prüfe die Angaben 7 Tage vor Beginn erneut und drucke die Teilnehmerlisten zusätzlich auf Papier aus.
Erfasse Ernährungswünsche nicht erst beim Einkauf. Schließe die Abfrage mindestens 10 Tage vorher ab, damit Küchenvorräte, Getränke und passende Servierschalen eingeplant werden können.
Sortiere Einkäufe und Materialien nach Programmpunkt und Tag. Prüfe vor dem Aufbau besonders Lautsprecher, Mikrofon, Verlängerungskabel, Erste-Hilfe-Material und Medikamente.
Plane am Anreisetag mindestens 2 Stunden für Schlafraumeinteilung, Anmeldetisch, Tische, Stühle und Dekoration ein. Teste Ton und Musik vor dem Eintreffen der Jugendlichen und stelle Mittagessen sowie Getränke rechtzeitig bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Teenagerwoche planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm, Ort und Budget. Einwilligungen, Anmeldungen und Ernährungswünsche sollten spätestens 10 Tage vor Beginn vollständig vorliegen.
Was muss ich für eine Teenagerwoche einkaufen?: Plane Küchenvorräte, Mittagessen, Getränke und alle Materialien für Aktivitäten und Spiele ein. Kontrolliere die Mengen 3 bis 5 Tage vorher und sortiere die Einkäufe anschließend nach Verwendungszweck.
Wann soll ich Schlafräume und Teilnehmerlisten vorbereiten?: Teile die Schlafräume spätestens am Vortag ein und drucke die Teilnehmerlisten dann aus. Am Anreisetag sollte der Anmeldetisch mindestens 30 Minuten vor der ersten Ankunft bereitstehen.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau einer Teenagerwoche?: Rechne am Veranstaltungsort mit mindestens 2 Stunden für Mobiliar, Anmeldung, Schlafräume, Küche, Dekoration und Technik. Plane zusätzlich 30 Minuten für den Soundcheck und die letzte Sicherheitskontrolle ein.

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