Theemiddag organiseren: een complete checklist

Een theemiddag staat of valt met een rustige voorbereiding en een goed moment van serveren. Regel de locatie en uitnodigingen eerst, verwerk daarna aanmeldingen en dieetwensen voordat je het menu en de tafelschikking vastlegt. Controleer uiterlijk enkele dagen vooraf of servies, waterkokers, koffiezetapparaat en serveerschalen aanwezig zijn. Op de dag zelf draait het vooral om een logische opstelling, warme dranken en een ontvangsttafel die direct klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Programma en menu maken
2 personen
Tafelschikking bepalen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Leveringen controleren
Thee en koffie klaarzetten
Taart en broodjes voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes maken
Ruimte controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Tafels dekken
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes op schalen leggen
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Thee en koffie serveren
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Gasten begeleiden bij vertrek
2 personen

Nazorg

Tafels afruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Overgebleven eten bewaren
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Serveerbuffetaantal 2
Kapstok

Servies

Theekopjesaantal 50
Schoteltjesaantal 50
Theelepelsaantal 55
Gebaksbordjesaantal 55
Gebaksvorkjesaantal 55
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Melkkannetjesaantal 4
Suikerkommenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparaataantal 2
Thermoskannenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Taartscheppenaantal 3
Serveerkaraffenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 50
Menukaartenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 6

Verlichting

Tafellampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Afwasborstelsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen meteen bij de aanmelding en bevestig ze opnieuw zodra het menu vaststaat. Zo voorkom je dat taart, broodjes of hapjes pas op de dag zelf aangepast moeten worden.
Maak de tafelschikking voordat je tafels en stoelen plaatst. Reserveer ruimte voor een serveerbuffet, kapstok en ontvangsttafel, zodat gasten niet langs volle tafels hoeven te bewegen.
Controleer de apparatuur minstens één dag vooraf. Test de waterkokers en het koffiezetapparaat, leg verlengsnoeren klaar en vul thermoskannen pas vlak voor de ontvangst.
Zet per tafel de basis klaar: theekopjes, schoteltjes, theelepels, gebaksbordjes en gebaksvorkjes. Plaats melkkannetjes, suikerkommen en waterkannen binnen handbereik.
Plan het serveren in twee momenten: eerst thee en koffie bij binnenkomst, daarna taart en broodjes op schalen. Leg serveertangen en een taartschep klaar voordat de gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een theemiddag te organiseren?: Reken op minimaal 1 tot 2 weken voor de voorbereiding. Reserveer de locatie, verstuur uitnodigingen en verzamel aanmeldingen eerst; controleer boodschappen en benodigdheden uiterlijk 1 dag vooraf.
Wanneer moet ik de dieetwensen voor een theemiddag vragen?: Vraag dieetwensen direct mee bij de uitnodiging en verwerk ze zodra de aanmeldingen binnenkomen. Controleer de definitieve lijst nog 2 tot 3 dagen voor de theemiddag bij het maken van de boodschappenlijst.
Hoeveel kopjes en bordjes heb ik nodig voor een theemiddag?: Leg voor iedere aangemelde gast minimaal 1 theekopje, 1 schoteltje, 1 theelepel, 1 gebaksbordje en 1 gebaksvorkje klaar. Voeg bij kwetsbaar of intensief gebruik ongeveer 10 procent extra servies toe.
Wanneer zet je thee en koffie klaar voor een theemiddag?: Zet koffie en thee ongeveer 15 tot 20 minuten voor de ontvangst klaar, zodat de eerste gasten direct iets kunnen drinken. Houd extra koffie en heet water beschikbaar in thermoskannen en waterkokers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.