Checklist voor een theatervoorstelling organiseren

Een theatervoorstelling vraagt om meer dan een zaal, spelers en een script. Je moet bezoekers registreren, de ontvangst voorbereiden en techniek, decor, kostuums en rekwisieten op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie en zaalindeling en werk daarna toe naar een vaste repetitie- en opbouwplanning. Plan de laatste controle niet op het moment dat het publiek binnenkomt: geluid, licht, route, tickets en speelvlak moeten daarvoor al getest zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Voorstelling en speeldatum vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling bevestigen
2 personen
Reserveringen voor locatie maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst definitief maken
Programma en routebeschrijving maken
Programmaboekjes printen
2 personen
Tickets en gastenlijst controleren
2 personen
Teksten en scripts bundelen
2 personen
Rekwisieten verzamelen
2 personen
Kostuums controleren
2 personen
Kostuums passen en aanpassen
3 personen
Decoronderdelen controleren
2 personen
Muziek en geluidsbestanden testen
2 personen
Lichtplan en cues nalopen
2 personen
Draaiboek voor crew afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken gekoeld klaarzetten
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Podium en speelvlak vrijmaken
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Decor opbouwen
4 personen
Rekwisieten klaarleggen
2 personen
Licht en geluid aansluiten
3 personen
Lichtstanden instellen
2 personen
Geluidsniveau en microfoons testen
2 personen
Volledige technische doorloop doen
5 personen
Catering en garderobe inrichten
3 personen
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Kleedkamers gereedmaken
2 personen
Acteurs laten omkleden
2 personen

Event

Publiek ontvangen
3 personen
Tickets en gastenlijst afvinken
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Publiek naar de zaal begeleiden
2 personen
Voorstelling starten
2 personen
Licht- en geluids cues uitvoeren
2 personen
Pauzedrankjes klaarzetten
3 personen
Pauze verzorgen
3 personen
Publiek terug naar zaal begeleiden
2 personen
Applausmoment en afsluiting begeleiden
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen

Nazorg

Rekwisieten verzamelen
2 personen
Decor afbreken
4 personen
Licht en geluid uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Kostuums wassen en opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Ontvangsttafelsaantal 3
Klaptafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Actieve speakersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Audiomixer
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Podiumlampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Zaklampenaantal 4
Batterijenaantal 24

Rekwisieten

Decorpanelenaantal 6
Decoratieve plantenaantal 4
Tafellampenaantal 2
Krukken voor decoraantal 2
Handrekwisietenaantal 12
Decoratieve lijstenaantal 4

Kostuums

Kostuumsetsaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Kledinghoezenaantal 10
Theatergrimeaantal 2
Make-upkwastenaantal 2
Spiegelsaantal 2

Printwerk

Programmaboekjesaantal 90
Ticketsaantal 90
Naamkaartjesaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Draaiboekenaantal 12
Cuesheetsaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 90
Bordenaantal 90
Theelepelsaantal 90
Serveerlepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Serveerschalenaantal 8
Tangenaantal 4

Decoratie

Gordijnenaantal 4
Tafelkledenaantal 4
Bloemstukkenaantal 4
Entreebord

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Leg de zaalindeling uiterlijk twee weken vooraf vast. Bepaal waar stoelen, ontvangsttafels, garderoberekken en het speelvlak komen, zodat je weet hoeveel ruimte er overblijft voor decor en looproutes.
Test muziek, geluidsbestanden en microfoons minimaal 3 dagen voor de voorstelling met dezelfde laptop, audiomixer, kabels en speakers die je op de speeldag gebruikt. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en reservebatterijen.
Maak 1 definitieve bezoekerslijst en controleer tickets en gastenlijst uiterlijk de dag vóór de voorstelling. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen, zodat ontvangst en eventuele catering niet op het laatste moment moeten worden aangepast.
Plan kostuum- en rekwisietcontrole minstens 1 week vooraf. Laat kostuums passen, noteer aanpassingen en leg handrekwisieten, decorpanelen en andere decoronderdelen per scène klaar.
Houd op de speeldag minimaal 2 uur vóór aanvang vrij voor zaalcontrole en opbouw. Maak eerst het podium en speelvlak vrij, bouw het decor op, stel de stoelen op en loop daarna lichtcues, route en ontvangst nog één keer door.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een theatervoorstelling organiseren?: Leg voorstelling en speeldatum bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer de locatie direct daarna en verstuur uitnodigingen zodra datum, zaal en aanvangstijd definitief zijn.
Hoe lang van tevoren moet ik tickets en de gastenlijst controleren?: Controleer tickets en gastenlijst uiterlijk 1 dag vóór de voorstelling. Print of exporteer ook een actuele lijst, zodat de ontvangst niet afhankelijk is van een trage internetverbinding.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een theaterzaal op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor zaalcontrole, stoelen, ontvangsttafels en decor. Trek 30 tot 45 minuten extra uit als licht, geluid, beamer of projectiescherm opnieuw moet worden aangesloten en getest.
Wanneer moet ik kostuums en rekwisieten klaarleggen?: Controleer kostuumsets, kledingrekken, kledinghoezen en rekwisieten minstens 1 week vooraf. Leg ze per scène of speler apart en doe op de dag zelf nog een controle van 30 minuten vóór de techniekdoorloop.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.