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Organiser une représentation théâtrale sans rien oublier

Une représentation théâtrale se prépare bien avant l’arrivée du public. Cette checklist suit l’ordre logique : fixer la date et le lieu, gérer les inscriptions, préparer les comédiens, puis vérifier la salle et la technique le jour J. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les housses de costumes, les câbles, les piles et les documents imprimés pour l’équipe. Utilise-la pour avancer étape par étape jusqu’à l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer le spectacle et la date de représentation

    2 personnes

  • Confirmer le lieu et l’agencement de la salle

    2 personnes

  • Faire des réservations pour le lieu

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Finaliser la liste des visiteurs

  • Créer le programme et l’itinéraire

  • Imprimer les livrets du programme

    2 personnes

  • Vérifier les billets et la liste des invités

    2 personnes

  • Rassembler les textes et les scripts

    2 personnes

  • Rassembler les accessoires

    2 personnes

  • Vérifier les costumes

    2 personnes

  • Essayer et ajuster les costumes

    3 personnes

  • Vérifier les éléments de décor

    2 personnes

  • Tester la musique et les fichiers audio

    2 personnes

  • Vérifier le plan lumière et les cues

    2 personnes

  • Imprimer le déroulé pour l'équipe

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Vérifier la salle

    2 personnes

  • Libérer la scène et l’aire de jeu

    3 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Installer des tables d'accueil

    2 personnes

  • Monter la décoration

    4 personnes

  • Préparer les accessoires

    2 personnes

  • Brancher l’éclairage et le son

    3 personnes

  • Régler les niveaux d’éclairage

    2 personnes

  • Tester le niveau sonore et les microphones

    2 personnes

  • Réaliser un filage technique complet

    5 personnes

  • Installer le catering et le vestiaire

    3 personnes

  • Installer l'entrée et la signalisation

    2 personnes

  • Préparer les vestiaires

    2 personnes

  • Faire changer les acteurs

    2 personnes

Événement

  • Accueillir le public

    3 personnes

  • Vérifier les billets et la liste des invités

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

  • Accompagner le public jusqu'à la salle

    2 personnes

  • Lancer le spectacle

    2 personnes

  • Exécuter les cues lumière et son

    2 personnes

  • Préparer les boissons de pause

    3 personnes

  • Assurer la pause

    3 personnes

  • Reconduire le public dans la salle

    2 personnes

  • Animer le moment d’applaudissements et la clôture

    2 personnes

  • Accompagner le public vers la sortie

    3 personnes

  • Assurer la remise au vestiaire

    2 personnes

Suivi

  • Rassembler les accessoires

    2 personnes

  • Démonter le décor

    4 personnes

  • Éteindre la lumière et le son

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    2 personnes

  • Nettoyer la salle

    3 personnes

  • Nettoyer les vestiaires

    2 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Laver et ranger les costumes

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Ranger les courses restantes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Chaisesqté 90
  • Tables d’accueilqté 3
  • Tables pliantesqté 4
  • Portantsqté 2
  • Cintresqté 100
  • Tabouretsqté 6

Équipement

  • Ordinateur portable
  • Vidéoprojecteur
  • Écran de projection
  • Intervenants actifsqté 2
  • Microphonesqté 3
  • Pieds de microqté 3
  • Mixeur audio
  • Câbles audioqté 8
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 6
  • Projecteurs de scèneqté 4
  • Pieds d’éclairageqté 2
  • Lampes de pocheqté 4
  • Pilesqté 24

Accessoires

  • Panneaux décoratifsqté 6
  • Plantes décorativesqté 4
  • Lampes de tableqté 2
  • Tabourets pour la décoqté 2
  • Accessoires à la mainqté 12
  • Bordures décorativesqté 4

Costumes

  • Ensembles de costumesqté 8
  • Portants à vêtementsqté 2
  • Housses à vêtementsqté 10
  • Maquillage de théâtreqté 2
  • Pinceaux de maquillageqté 2
  • Miroirsqté 2

Imprimés

  • Brochures du programmeqté 90
  • Billetsqté 90
  • Badges nominatifsqté 12
  • Panneaux indicateursqté 8
  • Déroulésqté 12
  • Feuilles de conduiteqté 6

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 90
  • Verres à eauqté 90
  • Assiettesqté 90
  • Cuillères à caféqté 90
  • Cuillères de serviceqté 6

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 4
  • Glacièresqté 3
  • Planches à découperqté 2
  • Couteaux de cuisineqté 2
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Pincesqté 4

Décoration

  • Rideauxqté 4
  • Nappesqté 4
  • Compositions floralesqté 4
  • Panneau d’entrée

Nettoyage

  • Seauxqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Balai et pelleqté 2
  • Gants de nettoyageqté 6
  • Poubellesqté 6

Courses

  • Courses

Conseils

  • Bloque le lieu et la configuration de la salle plusieurs semaines à l’avance : vérifie le nombre de chaises, l’espace de jeu, les tables d’accueil et les emplacements des portants à costumes.
  • Ne te limite pas au nombre d’inscrits : prévois la liste finale des visiteurs, les billets ou invitations à contrôler et les besoins alimentaires recueillis avant le jour de la représentation.
  • Fais un essai technique complet avant l’arrivée du public. Teste les microphones, le mixeur audio, le vidéoprojecteur, les fichiers sonores, les projecteurs de scène et chaque rallonge.
  • Prépare les costumes et accessoires dans l’ordre d’utilisation. Les cintres, portants, housses, accessoires à main et éléments de maquillage sont faciles à oublier lorsqu’ils restent répartis entre plusieurs personnes.
  • Imprime au moins un déroulé pour chaque membre clé de l’équipe et garde une copie des textes, scripts, cues lumière et programme. Le papier reste utile si l’ordinateur ou le réseau ne fonctionne plus.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une représentation théâtrale ?
Prévois au minimum 4 à 6 semaines pour réserver la salle, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et finaliser le programme. Ajoute une répétition technique complète dans les 7 jours précédant la représentation.
Quand envoyer les invitations pour une représentation théâtrale ?
Envoie-les environ 3 à 4 semaines avant la date prévue, puis fixe une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de finaliser la liste des visiteurs et les besoins alimentaires.
Combien de chaises prévoir pour une représentation théâtrale ?
Prévois une chaise par visiteur confirmé, puis ajoute 5 à 10 % de marge pour les changements de dernière minute. Vérifie aussi que la disposition laisse une circulation dégagée vers l’accueil et la salle.
Quand tester la sonorisation et les lumières ?
Fais un premier test au moins 3 jours avant si la salle est accessible, puis un contrôle final le jour J avant l’ouverture des portes. Vérifie notamment les câbles, multiprises, piles, microphones et cues lumière.

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