Checklist para organizar un espectáculo teatral sin olvidar nada

Organizar un espectáculo teatral requiere coordinar la función, la sala, el equipo artístico y la recepción del público. Esta checklist reúne 58 tareas y 61 elementos para que sepas qué preparar y en qué orden. Incluye desde la reserva del espacio y las invitaciones hasta los guiones, el vestuario, los accesorios, el sonido y la iluminación. También contempla el montaje de sillas, mesas, decoración y bebidas antes de abrir las puertas.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la función y la fecha
2 personas
Confirmar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
Hacer reservas para la ubicación
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Cerrar la lista de visitantes
Elaborar el programa y las indicaciones de ruta
Imprimir los folletos del programa
2 personas
Comprobar entradas y lista de invitados
2 personas
Agrupar textos y guiones
2 personas
Reunir los accesorios
2 personas
Comprobar los disfraces
2 personas
Probar y ajustar los disfraces
3 personas
Comprobar las piezas de decoración
2 personas
Probar la música y los archivos de audio
2 personas
Revisar el plan de iluminación y las cues
2 personas
Imprimir el plan de trabajo para el equipo
Hacer la compra
2 personas
Dejar las bebidas frías listas
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Despejar el escenario y el área de juego
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar las mesas de recepción
2 personas
Montar la decoración
4 personas
Preparar el atrezzo
2 personas
Conectar la luz y el sonido
3 personas
Configurar niveles de luz
2 personas
Probar el nivel de sonido y los micrófonos
2 personas
Realizar el ensayo técnico completo
5 personas
Montar el catering y el guardarropa
3 personas
Colocar la entrada y la señalización
2 personas
Preparar los vestuarios
2 personas
Ayudar a los actores a cambiarse
2 personas

Evento

Recibir al público
3 personas
Marcar entradas y lista de invitados
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
Guiar al público a la sala
2 personas
Empezar la actuación
2 personas
Ejecutar las señales de luz y sonido
2 personas
Preparar las bebidas del descanso
3 personas
Organizar la pausa
3 personas
Acompañar al público de vuelta a la sala
2 personas
Guiar el momento de aplauso y cierre
2 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas

Seguimiento

Reunir los accesorios
2 personas
Desmontar la decoración
4 personas
Apagar la luz y el sonido
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los vestuarios
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Lavar y guardar los disfraces
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar las compras sobrantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesas de recepcióncant. 3
Mesas plegablescant. 4
Percheroscant. 2
Perchascant. 100
Taburetescant. 6

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoces activoscant. 2
Micrófonoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Mesa de mezclas
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Luces del escenariocant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 2
Linternascant. 4
Bateríascant. 24

Atrezzo

Paneles decorativoscant. 6
Plantas decorativascant. 4
Lámparas de mesacant. 2
Taburetes para decoracióncant. 2
Atrezzo para manocant. 12
Marcos decorativoscant. 4

Disfraces

Kits de disfracescant. 8
Percheroscant. 2
Fundas para ropacant. 10
Maquillaje teatralcant. 2
Pinceles de maquillajecant. 2
Espejoscant. 2

Impresos

Programascant. 90
Entradascant. 90
Tarjetas de nombrecant. 12
Carteles direccionalescant. 8
Guionescant. 12
Hojas de continuidadcant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 90
Platoscant. 90
Cucharillascant. 90
Cucharones de servircant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 3
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de cocinacant. 2
Bandejas de servircant. 8
Pinzascant. 4

Decoración

Cortinascant. 4
Mantelescant. 4
Arreglos floralescant. 4
Cartel de entrada

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Papeleracant. 6

Compras

Compras

Consejos

Cierra la fecha y la sala antes de enviar invitaciones. Confirma también la distribución: escenario, zona de juego, filas de sillas, recepción y espacio para abrigos.
Deja cerrada la lista de visitantes con varios días de margen. Aprovecha ese momento para recopilar preferencias dietéticas y preparar el programa, las indicaciones de ruta y los folletos.
Haz una prueba técnica completa antes del día de la función: portátil, proyector, pantalla, micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, cables, luces y archivos de audio. Comprueba también que haya regletas, alargadores, baterías y linternas.
Revisa el vestuario y el atrezzo con cada intérprete, no solo en cajas. Prueba los disfraces, reúne los accesorios de mano y deja las prendas en perchas y fundas para evitar cambios de última hora.
Reserva tiempo para el montaje final de la sala. Despeja el escenario, coloca las sillas y las mesas de recepción, monta la decoración, deja las bebidas frías y haz una última comprobación de entradas y lista de invitados.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un espectáculo teatral?: Empieza al menos 6 semanas antes si tienes que reservar la sala, gestionar inscripciones y enviar invitaciones. Deja la última semana para cerrar visitantes, imprimir folletos y confirmar el programa.
¿Qué hay que comprobar el día antes de una función teatral?: Revisa guiones, accesorios, disfraces, decoración, música, archivos de audio y el plan de iluminación. También conviene comprobar la sala, cargar las baterías y dejar listas las bebidas frías.
¿Cuántas sillas necesito para un espectáculo teatral?: Prepara una silla por visitante confirmado y añade entre un 5 % y un 10 % de margen si el espacio lo permite. Separa las sillas de la zona de juego y deja pasillos despejados hacia la salida.
¿Con cuánta antelación debe llegar el equipo de un espectáculo teatral?: Reserva como mínimo 3 horas antes de la apertura para montar sillas, recepción, decoración, sonido e iluminación. Programa una prueba técnica completa y deja al menos 30 minutos de margen antes de recibir al público.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.