Zo organiseer je een theatervoorstelling

Begin met de voorstelling, speeldatum en zaal: zonder die drie keuzes kun je geen betrouwbare bezoekerslijst, techniekplanning of repetitieschema maken. Leg daarna de zaalindeling, reserveringen en kaartverkoop vast en verzamel dieetwensen en route-informatie. Werk vervolgens per onderdeel: teksten, rekwisieten, kostuums, decor, geluid en licht. Test alle techniek vooraf en reserveer op de speeldag tijd voor opbouw, ontvangst en een volledige controle van het speelvlak.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Voorstelling en speeldatum vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling bevestigen
2 personen
3
Reserveringen voor locatie maken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Bezoekerslijst definitief maken
8
Programma en routebeschrijving maken
9
Programmaboekjes printen
2 personen
10
Tickets en gastenlijst controleren
2 personen
11
Teksten en scripts bundelen
2 personen
12
Rekwisieten verzamelen
2 personen
13
Kostuums controleren
2 personen
14
Kostuums passen en aanpassen
3 personen
15
Decoronderdelen controleren
2 personen
16
Muziek en geluidsbestanden testen
2 personen
17
Lichtplan en cues nalopen
2 personen
18
Draaiboek voor crew afdrukken
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken gekoeld klaarzetten
2 personen
21
Zaal controleren
2 personen
22
Podium en speelvlak vrijmaken
3 personen
23
Stoelen opstellen
4 personen
24
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
25
Decor opbouwen
4 personen
26
Rekwisieten klaarleggen
2 personen
27
Licht en geluid aansluiten
3 personen
28
Lichtstanden instellen
2 personen
29
Geluidsniveau en microfoons testen
2 personen
30
Volledige technische doorloop doen
5 personen
31
Catering en garderobe inrichten
3 personen
32
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
33
Kleedkamers gereedmaken
2 personen
34
Acteurs laten omkleden
2 personen

Event

35
Publiek ontvangen
3 personen
36
Tickets en gastenlijst afvinken
2 personen
37
Koffie en thee serveren
2 personen
38
Dranken bijvullen
39
Publiek naar de zaal begeleiden
2 personen
40
Voorstelling starten
2 personen
41
Licht- en geluids cues uitvoeren
2 personen
42
Pauzedrankjes klaarzetten
3 personen
43
Pauze verzorgen
3 personen
44
Publiek terug naar zaal begeleiden
2 personen
45
Applausmoment en afsluiting begeleiden
2 personen
46
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
47
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen

Nazorg

48
Rekwisieten verzamelen
2 personen
49
Decor afbreken
4 personen
50
Licht en geluid uitschakelen
2 personen
51
Servies afwassen
2 personen
52
Afval verzamelen
2 personen
53
Zaal schoonmaken
3 personen
54
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
55
Materialen inventariseren
2 personen
56
Kostuums wassen en opbergen
2 personen
57
Geleende spullen retourneren
2 personen
58
Overgebleven boodschappen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Ontvangsttafelsaantal 3
Klaptafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Actieve speakersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Audiomixer
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Podiumlampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Zaklampenaantal 4
Batterijenaantal 24

Rekwisieten

Decorpanelenaantal 6
Decoratieve plantenaantal 4
Tafellampenaantal 2
Krukken voor decoraantal 2
Handrekwisietenaantal 12
Decoratieve lijstenaantal 4

Kostuums

Kostuumsetsaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Kledinghoezenaantal 10
Theatergrimeaantal 2
Make-upkwastenaantal 2
Spiegelsaantal 2

Printwerk

Programmaboekjesaantal 90
Ticketsaantal 90
Naamkaartjesaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Draaiboekenaantal 12
Cuesheetsaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 90
Bordenaantal 90
Theelepelsaantal 90
Serveerlepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Serveerschalenaantal 8
Tangenaantal 4

Decoratie

Gordijnenaantal 4
Tafelkledenaantal 4
Bloemstukkenaantal 4
Entreebord

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Plan de zaalindeling vóór je stoelen en ontvangsttafels klaarzet. Noteer het aantal zitplaatsen, de positie van het podium en de looproute naar garderobe en uitgang; zo voorkom je dat decorpanelen of kabels doorgangen blokkeren.
Sluit de bezoekerslijst uiterlijk enkele dagen voor de voorstelling. Controleer dan tickets, gastenlijst en dieetwensen en print programmaboekjes op basis van het definitieve aantal bezoekers, met enkele extra exemplaren.
Maak voor techniek één testmoment waarop je laptop, beamer, speakers, microfoons, audiomixer, kabels en stekkerdozen samen controleert. Loop ook het lichtplan en alle cues in speelvolgorde na, niet alleen per apparaat.
Pak kostuums en rekwisieten per scène in plaats van per soort. Controleer kostuumsets, kledinghoezen, handrekwisieten en theatergrime tijdens een pasmoment; ontbrekende onderdelen vallen dan eerder op dan vlak voor aanvang.
Zet in het crew-draaiboek concrete tijden voor decoropbouw, geluidscheck, lichtcheck, omkleden, publieksontvangst en zaalcontrole. Houd vóór de deuren opengaan minstens 30 minuten vrij voor onverwachte technische of logistieke problemen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een theatervoorstelling organiseren?: Leg voorstelling, speeldatum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra zaal en programma bekend zijn, zodat je bezoekerslijst en dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor de voorstelling kunt afronden.
Wanneer moet je tickets en de gastenlijst controleren?: Controleer tickets en gastenlijst eerst 3 tot 5 dagen vóór de voorstelling en nogmaals bij de ontvangsttafel op de speeldag. Print de definitieve lijst na de laatste aanmeldingen en houd een apart overzicht bij voor genodigden.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een theatervoorstelling?: Plan minimaal 3 uur voor zaalcontrole, stoelen, ontvangsttafels, podium, decor en techniek. Reserveer daarna minstens 60 minuten voor geluid, licht, kostuums en een korte doorloop vóór het publiek binnenkomt.
Wanneer test je geluid en licht voor een theatervoorstelling?: Doe een volledige test uiterlijk 1 dag vooraf als dat bij de locatie kan en herhaal de controle op de speeldag. Loop alle muziekbestanden, microfoons, lichtcues, batterijen en kabelverbindingen in de volgorde van het programma na.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.