Zo organiseer je een jubileummusical

Begin met de speeldatum, het programma en de zaal; die drie bepalen vrijwel alles wat volgt. Leg daarna het script en de rolverdeling vast, zodat je een realistisch repetitierooster kunt maken. Regel techniek, kostuums en decoratie ruim vóór de generale repetitie en verwerk aanmeldingen, dieetwensen en het zitplan in één overzicht. De laatste week draait vooral om controleren: werkt het geluid, liggen kostuums en rekwisieten klaar en zijn taart, catering en programmakaarten op tijd aanwezig?

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaal reserveren
3
Vergunningen en verzekering controleren
4
Musicalscript definitief maken
2 personen
5
Rolverdeling vastleggen
2 personen
6
Repetitierooster opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Catering en taart bestellen
2 personen
11
Technische benodigdheden reserveren
12
Decoratie en kostuums inkopen
2 personen
13
Promotie en programmakaarten maken
2 personen
14
Programmakaarten afdrukken
15
Rekwisietenlijst controleren
2 personen
16
Kostuums passen en labelen
3 personen
17
Technische repetitie uitvoeren
6 personen
18
Generale repetitie uitvoeren
8 personen
19
Bezoekerslijst en zitplan maken
2 personen
20
Naamkaartjes en polsbandjes maken
2 personen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Voorraad en apparatuur controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Taart en catering ophalen
2 personen
25
Kostuums klaarleggen
3 personen
26
Rekwisieten sorteren
3 personen
27
Zaal en backstage inrichten
6 personen
28
Podium en decor opbouwen
6 personen
29
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
30
Lichtinstallatie richten
3 personen
31
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
32
Entree en garderobe inrichten
2 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
35
Dranken koelen
2 personen
36
Kostuums en make-up klaarzetten
3 personen
37
Microfoons testen
3 personen
38
Licht- en muziekscènes testen
3 personen
39
Laatste doorloop uitvoeren
8 personen

Event

40
Publiek ontvangen
4 personen
41
Programma uitdelen
2 personen
42
Garderobe bemannen
2 personen
43
Openingswoord verzorgen
44
Eerste musicaldeel uitvoeren
10 personen
45
Pauzedrankjes serveren
4 personen
46
Hapjes serveren
4 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Tweede musicaldeel uitvoeren
10 personen
49
Jubileumtoespraak houden
50
Taart aansnijden en serveren
4 personen
51
Dinerbuffet serveren
5 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Foto’s en groepsfoto maken
2 personen
54
Slotoptreden uitvoeren
10 personen
55
Bedankwoord en afscheid verzorgen
56
Afscheid nemen van bezoekers
3 personen
57
Garderobe uitgeven
2 personen

Nazorg

58
Catering afruimen
4 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Afval verzamelen
2 personen
61
Techniek uitschakelen
3 personen
62
Decor en rekwisieten afbouwen
5 personen
63
Zaal schoonmaken
4 personen
64
Backstage schoonmaken
2 personen
65
Materialen inventariseren
2 personen
66
Huurmaterialen retourneren
2 personen
67
Kostuums en decor opbergen
3 personen
68
Restanten veilig bewaren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Publieksstoelenaantal 110
Tafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Klapstoelen backstageaantal 12
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 8
Microfoonstandaardsaantal 4
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Monitorluidsprekersaantal 2
DI-boxenaantal 2
Audiokabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Laptop voor muziek
Muziekback-up USBaantal 2

Verlichting

LED-podiumspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Jubileumbanneraantal 2
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Ballongewichtenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Fotowand
Fotowandpropsaantal 20
Pijlbordenaantal 8
Programmakaartenaantal 120
Naamkaartjesaantal 120
Polsbandjesaantal 120

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Glazenaantal 160
Koffiekopjesaantal 100
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 8
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 10
Taartmes en taartschepaantal 2
Kurkentrekkersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Servettenhoudersaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 4
Keukenweegschalenaantal 2

Kostuums

Kledingrekkenaantal 4
Kostuumhoezenaantal 30
Make-upspiegelsaantal 4
Theatermake-upsetsaantal 10
Make-upkwastenaantal 20
Make-upremoveraantal 4
Veiligheidsspeldenaantal 100
Textieltapeaantal 6

Rekwisieten

Handrekwisietenaantal 20
Decorpanelenaantal 8
Decordoekenaantal 6
Rekwisietenbakkenaantal 8
Gaffer tapeaantal 8
Tie-wrapsaantal 100
Gereedschapskistaantal 2

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de repetities pas nadat het script en alle rollen definitief zijn. Reserveer daarnaast een aparte technische repetitie en een generale repetitie; zo ontdek je niet pas tijdens de voorstelling dat microfoons, muziek of decor niet goed samenwerken.
Controleer de zaal vroeg op podiumruimte, stroompunten en publieksopstelling. Tel niet alleen podiumdelen en stoelen, maar leg ook verlengkabels, stekkerdozen, microfoonstandaards en backstage-klapstoelen apart klaar.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal eters uiterlijk één week vóór de voorstelling door aan de catering. Plan het ophalen van taart en catering op de dag zelf met een vaste persoon.
Maak kostuums minimaal 3 dagen vooraf pas, label ze per speler en leg ze per rol klaar. Controleer op dezelfde lijst ook rekwisieten, kledinghangers en een plek waar spelers zich kunnen omkleden.
Druk programmakaarten en maak naamkaartjes of polsbandjes pas nadat de bezoekerslijst en het zitplan zijn gecontroleerd. Zet tijdens de laatste voorraadcontrole ook een muziekback-up op USB, batterijlantaarns en afvalbakken klaar.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet je een jubileummusical organiseren en plannen?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Gebruik de eerste weken daarna voor script, rolverdeling, repetities en reserveringen van techniek en zaal.
Hoeveel repetities heb je nodig voor een jubileummusical?: Plan naast de gewone repetities minimaal één technische repetitie en één generale repetitie. Trek voor de technische repetitie minstens 2 uur uit, zodat geluid, licht, muziek en opkomsten samen getest worden.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileummusical?: Stuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen uiterlijk 10 dagen vóór de voorstelling. Dan blijven er nog enkele dagen over voor catering, naamkaartjes en het zitplan.
Wanneer bestel je catering en taart voor een jubileummusical?: Bestel catering en taart zodra het aantal aanmeldingen redelijk stabiel is, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Bevestig het definitieve aantal, de dieetwensen en het ophaalmoment uiterlijk 7 dagen vóór het jubileum.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.