Checklist voor een theatervoorstelling organiseren

Een theatervoorstelling vraagt om meer dan een repetitie en een vrije zaal. Je legt eerst voorstelling, datum en locatie vast en werkt daarna toe naar kaartverkoop, publieksontvangst en de technische opbouw. In de laatste weken controleer je decor, rekwisieten, kostuums, licht en geluid samen. Deze checklist helpt je de 58 taken in de juiste volgorde af te werken, inclusief de spullen voor zaal, backstage en catering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Voorstelling en datum vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Voorstellingsinformatie opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Kaartverkoop openen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Publiekslijst controleren
Programma afdrukken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Decorstukken controleren
3 personen
Rekwisieten controleren
3 personen
Kostuums controleren
2 personen
Techniek testen
3 personen
Lichtplan afstemmen
2 personen
Zitplaatsen indelen
2 personen
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Decor vervoeren
3 personen
Rekwisieten vervoeren
2 personen
Kostuums klaarleggen
2 personen

Event

Publieksbalie voorbereiden
2 personen
Zaal openen voor opbouw
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Decor opbouwen
5 personen
Rekwisieten klaarzetten
2 personen
Kostuumruimte inrichten
2 personen
Lichtapparatuur opstellen
3 personen
Geluidsapparatuur opstellen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Lichtstanden testen
2 personen
Volledige technische repetitie
6 personen
Pauzedrankjes klaarzetten
3 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Crewmaaltijd klaarzetten
2 personen
Briefing publieksbegeleiders
3 personen
Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Voorstelling begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze verzorgen
4 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Decor afbreken
5 personen
Rekwisieten inpakken
2 personen
Kostuums verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Verloren voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 120
Barkrukkenaantal 4

Servies

Herbruikbare glazenaantal 130
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 130
Vorkenaantal 130
Koffielepelsaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Audioverlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Verlengsnoerenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Kassabox
Pinapparaat

Verlichting

Theaterspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 3
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Achterdoekenaantal 3
Gordijnenaantal 4
Decorpanelenaantal 6
Tafellopersaantal 8
Programmabakhoudersaantal 4
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Theedoekenaantal 12
Keukenhanddoekenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 3
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische test niet pas op de speeldag. Reserveer vóór de voorstelling tijd om draadloze microfoons, luidsprekers, mengpaneel, theaterspots en kabels gezamenlijk te testen.
Controleer decor, rekwisieten en kostuums minimaal één week vooraf per scène. Zo ontdek je ontbrekende onderdelen nog voordat alles naar de locatie vervoerd moet worden.
Open de kaartverkoop zodra voorstelling en zaal definitief zijn. Controleer de publiekslijst enkele dagen voor de voorstelling en leg naamkaartjes en geprinte programma’s apart klaar.
Maak de zaalindeling vóór de opbouw: bepaal waar stoelen, klaptafels, garderoberekken en de publieksbalie komen. Houd ook ruimte vrij voor kabelgoten en veilige looproutes.
Bestel catering pas nadat je het aantal aanmeldingen en dieetwensen hebt verwerkt. Tel servies zoals glazen, koffiekopjes, borden en bestek en zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen bij elkaar klaar.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een theatervoorstelling organiseren?: Leg voorstelling, datum en locatie zo vroeg mogelijk vast, voordat je uitnodigingen en kaartverkoop opent. Plan de controle van decor, rekwisieten, kostuums en techniek uiterlijk één week vóór de voorstelling.
Wanneer open je de kaartverkoop voor een theatervoorstelling?: Open de kaartverkoop zodra de voorstelling, datum en locatie definitief zijn. Verwerk aanmeldingen doorlopend en controleer de publiekslijst enkele dagen vóór de voorstelling.
Hoe lang duurt de opbouw van een theatervoorstelling?: Reserveer op de speeldag een apart opbouwblok voordat het publiek binnenkomt. Reken naast het plaatsen van tafels en stoelen ook tijd voor licht, geluid, decor, rekwisieten en een volledige technische test.
Hoeveel programma's en naamkaartjes moet ik voorbereiden?: Maak voor iedere verwachte bezoeker een programma en voeg enkele extra exemplaren toe voor wijzigingen of beschadiging. Bereid naamkaartjes op basis van de gecontroleerde publiekslijst voor, zodat je niet op de speeldag namen hoeft over te nemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.