Theateraufführung organisieren: die Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere den Spielort möglichst früh und kläre vor dem Ticketverkauf, wie viele Sitzplätze tatsächlich verfügbar sind. Berücksichtige dabei Fluchtwege, Technikflächen und Plätze für das Publikum mit besonderen Anforderungen.
• Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Vorstellungszeit, Einlass, Sitzplatzregelung und wichtige Publikumsinformationen feststehen. Prüfe Anmeldungen regelmäßig und erfasse Ernährungswünsche spätestens einige Tage vor der Aufführung.
• Plane die technische Probe nicht erst am Veranstaltungstag. Teste Funkmikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Verlängerungskabel sowie Theaterscheinwerfer und stimme das Lichtplan mindestens einmal vollständig mit dem Ablauf ab.
• Kontrolliere Requisiten und Kostüme getrennt vom Dekorationsmaterial. Lege die Kostüme vor der Vorstellung in der benötigten Reihenfolge bereit und transportiere Requisiten, Vorhänge und Dekorplatten so, dass am Aufbauort nichts gesucht werden muss.
• Öffne den Saal für den Aufbau mit genügend Vorlauf und teile die Aufgaben klar auf: Tische und Stühle stellen, Garderobe einrichten, Publikumsbereich vorbereiten und Catering mit Kaffeemaschinen, Wasserkochern und Thermoskannen bereitstellen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Theateraufführung organisieren?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Stück, Termin, Spielort und Genehmigungen. Ticketverkauf und Einladungen sollten erst starten, wenn die wichtigsten Vorstellungsinformationen feststehen.

Wann sollte der Ticketverkauf für eine Theateraufführung starten?

Starte den Verkauf idealerweise 4 bis 6 Wochen vor der Aufführung. So bleibt genug Zeit, Anmeldungen zu bearbeiten, die Publikumsliste zu prüfen und die Sitzplätze einzuteilen.

Wann sollte man Technik, Licht und Mikrofone testen?

Führe einen vollständigen Techniktest spätestens 3 bis 7 Tage vorher durch und wiederhole die wichtigsten Checks am Veranstaltungstag. Prüfe dabei Ton, Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Kabel und Scheinwerfer gemeinsam mit dem Ablauf.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für eine Theateraufführung?

Plane für Saal, Bühne, Technik, Dekoration und Catering mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Bei umfangreichen Requisiten oder Lichttechnik solltest du zusätzlich einen Zeitpuffer von 60 Minuten vorsehen.

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