Checklist para organizar un espectáculo teatral
Organizar un espectáculo teatral requiere coordinar la sala, el público y todo lo que ocurre detrás del escenario. Empieza por fijar la actuación y la fecha, reservar el lugar y comprobar los permisos antes de abrir la venta de entradas. Después tendrás que controlar inscripciones, preferencias dietéticas, programa, asientos, técnica, iluminación, disfraces y atrezzo. Esta checklist reúne 58 tareas y 47 materiales para llegar al montaje con menos imprevistos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir la actuación y la fecha
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Preparar la información de la actuación
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la lista de asistentes
Imprimir el programa
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
Comprobar los elementos de decoración
3 personas
Comprobar los atrezos
3 personas
Comprobar los disfraces
2 personas
Probar la técnica
3 personas
Ajustar el plan de iluminación
2 personas
Distribuir los asientos
2 personas
Pedir el catering
Hacer la compra
2 personas
Transportar la decoración
3 personas
Transportar el atrezzo
2 personas
Preparar los disfraces
2 personas
Evento
Preparar el mostrador de atención al público
2 personas
Abrir la sala para el montaje
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar la decoración
5 personas
Preparar los accesorios
2 personas
Preparar el vestuario
2 personas
Montar la iluminación
3 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar los modos de iluminación
2 personas
Ensayo técnico completo
6 personas
Preparar las bebidas del descanso
3 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Preparar la comida del equipo
2 personas
Briefing para los guías de público
3 personas
Abrir las puertas
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir programas
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Coordinar la presentación
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Organizar la pausa
4 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Seguimiento
Desmontar la decoración
5 personas
Empaquetar los accesorios
2 personas
Reunir los trajes
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los sanitarios
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 120
- Mesas plegablescant. 8
- Percheroscant. 2
- Perchascant. 120
- Taburetes de barcant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 130
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 130
- Tenedorescant. 130
- Cucharillas de cafécant. 50
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de serviciocant. 6
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 3
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables de extensión de audiocant. 4
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Canaletas para cablescant. 12
- Caja registradora
- Máquina de sellado
Iluminación
- Focos de teatrocant. 6
- Trípodes de iluminacióncant. 3
- Linternas a pilascant. 6
Decoración
- Telones de fondocant. 3
- Cortinascant. 4
- Paneles decorativoscant. 6
- Manteles runnerscant. 8
- Porta-programascant. 4
- Flechas para señalizacióncant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cucharonescant. 6
- Paños de cocinacant. 12
- Paños de cocinacant. 6
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 3
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva la sala y confirma los permisos antes de enviar invitaciones: cualquier cambio posterior afecta a la venta de entradas, la distribución de asientos y la información del programa.
- Haz una prueba técnica completa antes del día de la función. Comprueba micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, focos, soportes, regletas y alargadores; deja los cables fijados con canaletas para evitar tropiezos.
- Cierra la lista de asistentes al menos 48 horas antes y usa ese dato para pedir el catering. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción, no en la entrada de la sala.
- Prepara por separado disfraces y atrezzo y revísalos de nuevo al transportarlos. Coloca percheros y perchas cerca de la zona de cambio, y comprueba que los telones, cortinas y paneles decorativos están completos.
- Abre la sala para el montaje con tiempo suficiente para montar mesas, colocar sillas, preparar el mostrador de atención al público y ajustar la iluminación. Lleva linternas a pilas para revisar zonas oscuras si la instalación eléctrica aún no está lista.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo teatral?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si habrá venta de entradas, catering y necesidades técnicas. Reserva primero la sala y comprueba los permisos; deja la prueba técnica y el montaje para los últimos días.
- ¿Cuándo se deben abrir las inscripciones y la venta de entradas?
- Ábrelas cuando la fecha, la sala y la información básica de la actuación estén confirmadas, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra las inscripciones al menos 48 horas antes para revisar asistentes y catering.
- ¿Cuándo hay que hacer la prueba técnica de una obra de teatro?
- Haz una primera comprobación varios días antes y una prueba completa el día del montaje. Reserva como mínimo 2 horas para revisar sonido, focos, cables, iluminación y la posición de los altavoces.
- ¿Cuándo se prepara el programa y la distribución de asientos?
- Prepara el programa y la distribución cuando la lista de asistentes esté casi cerrada, normalmente entre 24 y 48 horas antes. Imprime algunas copias adicionales y verifica que los nombres y las preferencias registradas sean correctos.
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