Checklist voor een theatervoorstelling organiseren
Een theatervoorstelling organiseren vraagt meer dan een zaal en een cast. Je regelt tegelijk kaartverkoop, gemeentelijke aanmelding, techniek, decor, kostuums en de ontvangst van bezoekers. Begin met datum, locatie en reserveringen en werk daarna toe naar een vaste repetitie- en opbouwdag. In de laatste uren draait alles om testen: licht, geluid, speelvlak, stoelen en catering. Met deze checklist houd je de 43 taken en 37 benodigdheden in de juiste volgorde bij.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Voorstelling aanmelden bij gemeente
Reserveringen voor zaal en materiaal
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online kaartverkoop openen
Promotieposters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cast en medewerkers bevestigen
Programmaboekje samenstellen
2 personen
Programmaboekjes afdrukken
2 personen
Decor en rekwisieten controleren
3 personen
Kostuums passen en labelen
3 personen
Draaiboek en contactlijst printen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Zaalvloer vrijmaken
3 personen
Podiumvlak en speelruimte markeren
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Decor en rekwisieten opbouwen
4 personen
Licht ophangen en richten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Kostuums en schmink klaarleggen
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
Technische repetitie uitvoeren
6 personen
Pauzecatering voorbereiden
3 personen
Event
Publieksontvangst verzorgen
4 personen
Kaarten controleren
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Voorstelling begeleiden
4 personen
Pauzedranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazorg
Decor en rekwisieten afbouwen
4 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal en foyer schoonmaken
4 personen
Licht en geluid afkoppelen
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Ongebruikte boodschappen opbergen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 120
- Klaptafelsaantal 6
- Garderoberekkenaantal 2
- Kledinghangersaantal 120
- Tafelkledenaantal 6
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 3
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Audiokabelsaantal 6
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
Verlichting
- Theaterspotsaantal 6
- Lichtstatievenaantal 3
- Reserve-ledlampenaantal 6
Decoratie
- Achterdoekenaantal 2
- Decorpanelenaantal 6
- Kunstplantenaantal 8
- Slingersaantal 6
- Plakbandaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Dienbladenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Glazenaantal 120
- Schotelsaantal 120
- Theelepelsaantal 120
- Serveerschalenaantal 12
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Programmaboekjesaantal 120
- Entreebandjesaantal 120
- Boodschappen
Tips
- Leg de technische opbouw niet pas vlak voor de voorstelling vast. Reserveer vooraf microfoons, luidsprekers, mengpaneel, theaterspots, statieven, kabels en stekkerdozen en plan tijd om licht en geluid afzonderlijk te testen.
- Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen. Zo weet je vóór het boodschappen doen hoeveel koffie, thee, water en catering je nodig hebt en voorkom je dat de ontvangsttafel op het laatste moment moet worden aangepast.
- Print het draaiboek, de contactlijst en programmaboekjes uiterlijk op de dag vóór de voorstelling. Bewaar een extra exemplaar van het draaiboek bij de techniek en één bij de ontvangst.
- Controleer decor en kostuums op een apart moment vóór de opbouw. Label kostuums per speler en leg schmink klaar; controleer ook achterdoeken, decorpanelen, rekwisieten en reserve-ledlampen.
- Maak de zaalopstelling pas definitief nadat het podiumvlak en de speelruimte zijn gemarkeerd. Zet daarna de stoelen, ontvangsttafels en garderoberekken neer, zodat looproutes en zichtlijnen niet meer verschuiven.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een theatervoorstelling organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren met datum, locatie, cast en gemeentelijke aanmelding. Open de online kaartverkoop zodra de voorstelling en zaal definitief zijn, zodat je de aanmeldingen tijdig kunt verwerken.
- Wanneer moet de kaartverkoop voor een theatervoorstelling open?
- Open de kaartverkoop meestal 4 tot 6 weken voor de voorstelling. Gebruik de resterende tijd voor promotieposters, het verzamelen van dieetwensen en het maken van een actuele bezoekerslijst.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een theatervoorstelling?
- Plan minimaal 3 tot 4 uur voor zaal vrijmaken, stoelen plaatsen, decor opbouwen, licht ophangen en geluid aansluiten. Reserveer daarna minstens 60 minuten voor een volledige licht- en geluidstest.
- Wanneer moet ik programmaboekjes en kostuums klaarleggen?
- Druk de programmaboekjes uiterlijk 1 dag vóór de voorstelling en leg ze op de dag zelf bij de ontvangst klaar. Controleer en label de kostuums minstens 24 uur eerder, zodat ontbrekende onderdelen nog kunnen worden geregeld.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!