Theateraufführung organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Theateraufführung braucht mehr als Proben und Kostüme. Saal, Anmeldung, Ticketverkauf, Technik, Requisiten und Empfang müssen in der richtigen Reihenfolge vorbereitet werden. Plane die wichtigsten Buchungen mehrere Wochen vorher und erledige Drucksachen, Einkäufe und Aufbau getrennt voneinander. Am Veranstaltungstag zählen klare Zuständigkeiten, ein markierter Bühnenbereich und ein ausgedruckter Ablaufplan. Diese Checkliste führt dich von der ersten Terminbestätigung bis zum Einlass.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
Veranstaltung bei der Gemeinde anmelden
Reservierungen für Saal und Material
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Ticketverkauf eröffnen
Promotionsplakate verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Cast und Mitarbeiter bestätigen
Programmheft zusammenstellen
2 Personen
Programmhefte drucken
2 Personen
Dekor und Requisiten überprüfen
3 Personen
Kostüme anprobieren und beschriften
3 Personen
Ablaufplan und Kontaktliste ausdrucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Hallboden freiräumen
3 Personen
Bühnenbereich und Spielfläche markieren
3 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
Dekor und Requisiten aufbauen
4 Personen
Licht aufhängen und ausrichten
3 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Kostüme und Schminke bereitlegen
2 Personen
Cateringtisch einrichten
3 Personen
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
Technische Probe durchführen
6 Personen
Pausen-Catering vorbereiten
3 Personen
Event
Publikumsempfang organisieren
4 Personen
Karten kontrollieren
2 Personen
Garderobe verwalten
2 Personen
Aufführung begleiten
4 Personen
Pausengetränke servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
Nachbereitung
Dekor und Requisiten abbauen
4 Personen
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Saal und Foyer reinigen
4 Personen
Licht und Ton abkoppeln
2 Personen
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
Unbenutzte Einkäufe verstauen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 120
- KlappischeAnz. 6
- GarderobenständerAnz. 2
- KleiderbügelAnz. 120
- TischdeckenAnz. 6
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- AudiokabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
Beleuchtung
- TheaterscheinwerferAnz. 6
- LichtstativeAnz. 3
- Ersatz-LED-LampenAnz. 6
Dekoration
- HintergrundvorhängeAnz. 2
- DekorplattenAnz. 6
- KunstpflanzenAnz. 8
- GirlandenAnz. 6
- KlebebandAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- TablettsAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- GläserAnz. 120
- ServierplattenAnz. 120
- TeelöffelAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- ProgrammhefteAnz. 120
- EinlassbänderAnz. 120
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Datum und Saal mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Aufführung. Kläre dabei auch, ob Licht, Ton, Bestuhlung und Empfangstische vor Ort vorhanden sind oder reserviert werden müssen.
- Öffne den Online-Ticketverkauf erst, wenn Spielort, Beginn und Einlasszeit feststehen. Plane zusätzlich eine aktuelle Anmeldeliste ein und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Aufführung.
- Drucke Programmhefte, Ablaufplan und Kontaktliste nicht erst am Veranstaltungstag. Lege die Unterlagen mindestens 2 Tage vorher bereit und drucke für die erwarteten Gäste plus etwa 10 Prozent Reserve.
- Prüfe Requisiten und Kostüme 3 bis 5 Tage vorher in einer vollständigen Anprobe. Beschrifte Kostümteile und lege Schminke, Ersatz-LED-Lampen, Klebeband und weiteres Kleinzubehör gemeinsam an einem festen Platz bereit.
- Beginne den Aufbau am Veranstaltungstag mindestens 4 Stunden vor dem Einlass. Erst werden Hallenboden und Spielfläche freigeräumt und markiert, danach folgen Stühle, Dekor, Licht, Ton und der Cateringtisch; teste Funkmikrofone und Lautsprecher vor der Generalprobe.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher muss man eine Theateraufführung anmelden?
- Melde die Veranstaltung möglichst 6 bis 8 Wochen vorher bei der Gemeinde an. Prüfe dabei auch Vorgaben für Saal, Besucherzahl, Ausschank und Technik.
- Wann sollte der Ticketverkauf für eine Theateraufführung starten?
- Starte den Online-Ticketverkauf, sobald Datum, Ort, Beginn und Einlasszeit bestätigt sind – idealerweise 4 bis 6 Wochen vor der Aufführung. So bleibt genug Zeit, Anmeldungen zu bearbeiten und die Bestuhlung zu planen.
- Wie viele Programmhefte sollte man für eine Theateraufführung drucken?
- Rechne mit einem Programmheft pro Haushalt oder Besuchergruppe und drucke zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve. Sind 120 Gäste angemeldet, sind rund 130 Hefte ein sinnvoller Richtwert.
- Wie früh muss man am Tag der Theateraufführung aufbauen?
- Plane mindestens 4 Stunden Aufbauzeit ein, bei ungeübtem Team oder umfangreicher Licht- und Tontechnik eher 5 Stunden. Eine Stunde vor dem Einlass sollten Technik, Kostüme, Empfang und Getränke vollständig geprüft sein.
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