Checklist pour organiser une représentation théâtrale
Une représentation théâtrale demande de coordonner la salle, les démarches, les artistes, le public et la technique. Cette checklist de 43 tâches suit l’ordre utile, de la confirmation du lieu jusqu’à l’installation des chaises, du décor et de la table traiteur. Elle inclut aussi les oublis fréquents : déclaration en mairie, besoins alimentaires, étiquetage des costumes, liste de contacts et essais du son et des lumières. Utilise-la pour répartir les responsabilités et avancer sans attendre la dernière semaine.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Déclarer le spectacle à la mairie
Réservations de salle et de matériel
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie en ligne
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la présence des artistes et du personnel
Composer le programme
2 personnes
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Vérifier la décoration et les accessoires
3 personnes
Essayer et étiqueter les costumes
3 personnes
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Libérer le sol de la salle
3 personnes
Marquer la zone de scène et l’espace de jeu
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Monter le décor et les accessoires
4 personnes
Suspendre et orienter les lumières
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Préparer les costumes et le maquillage
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Préparer les livrets de programme
2 personnes
Effectuer la répétition technique
6 personnes
Préparer la restauration de la pause
3 personnes
Événement
Assurer l'accueil du public
4 personnes
Contrôler les billets
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Animer le spectacle
4 personnes
Servir les boissons de pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Suivi
Démonter la décoration et les accessoires
4 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle et le foyer
4 personnes
Débrancher l’éclairage et le son
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses non utilisées
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 120
- Tables pliantesqté 6
- Portantsqté 2
- Cintresqté 120
- Nappesqté 6
Équipement
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 3
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Câbles audioqté 6
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
Éclairage
- Projecteurs de théâtreqté 6
- Pieds d’éclairageqté 3
- Ampoules LED de rechangeqté 6
Décoration
- Toiles de fondqté 2
- Panneaux décoratifsqté 6
- Plantes artificiellesqté 8
- Guirlandesqté 6
- Ruban adhésifqté 4
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Plateauxqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verresqté 120
- Plateauxqté 120
- Cuillères à caféqté 120
- Plateaux de serviceqté 12
Nettoyage
- Aspirateur
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Catering
- Brochures du programmeqté 120
- Bracelets d’entréeqté 120
- Courses
Conseils
- Bloque la date et le lieu avant d’ouvrir la billetterie : prévois ensuite un délai d’au moins 2 à 3 semaines pour les invitations et l’affichage.
- Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis confirme la présence des artistes et du personnel 7 jours avant la représentation pour éviter les absences de dernière minute.
- Prépare le programme, les livrets imprimés, le déroulé et la liste de contacts au plus tard 48 heures avant l’ouverture des portes. Garde une copie destinée à l’équipe technique.
- Étiquette chaque costume après l’essayage et regroupe les accessoires par scène. Cette préparation évite de chercher une tenue ou un élément de décor pendant les changements rapides.
- Le jour J, libère le sol avant de marquer la scène, puis raccorde le son et oriente les projecteurs avant d’installer définitivement les chaises. Réserve au moins 2 heures pour le montage et les essais.
Questions fréquentes
- Quand faut-il ouvrir la billetterie pour une représentation théâtrale ?
- Ouvre la billetterie dès que la date, le lieu et les horaires sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant le spectacle. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions et d’anticiper les besoins alimentaires.
- Faut-il déclarer une représentation théâtrale à la mairie ?
- Oui, vérifie les obligations auprès de la mairie dès la confirmation du lieu, généralement plusieurs semaines avant la représentation. Le délai exact dépend de la commune et du type de salle, alors ne garde pas cette démarche pour la dernière semaine.
- Combien de temps prévoir pour installer une scène de théâtre ?
- Prévois au moins 2 heures pour libérer le sol, marquer l’espace de jeu, monter le décor, installer les lumières, raccorder l’audio et placer les chaises. Ajoute 30 minutes pour un essai complet avec les artistes.
- Quand préparer les costumes et les accessoires du spectacle ?
- Fais les essayages et l’étiquetage au moins 7 jours avant la représentation, puis vérifie chaque costume et accessoire 24 heures avant. Regroupe les éléments par scène pour accélérer les changements le jour J.
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