Checklist voor een theaterprijsuitreiking organiseren

Een theaterprijsuitreiking vraagt om meer dan een podium en een envelop met de winnaar. Je stemt gasten, prijscategorieën, presentatoren, optredens, techniek en catering op één strak tijdschema af. Begin met de gastenlijst en uitnodigingen, werk daarna het programma en de technische planning uit. In de laatste week controleer je prijzen, certificaten, naamkaartjes, leveringen en het draaiboek. Zo voorkom je dat een ontbrekend kabeltype of onduidelijke winnaar de ceremonie stillegt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Genodigden nabellen
2 personen
Catering bestellen
Prijscategorieën bevestigen
2 personen
Winnaarsbriefjes voorbereiden
2 personen
Presentatiescript schrijven
2 personen
Presentatoren briefen
2 personen
Optredens bevestigen
Muziekselectie maken
Technische planning maken
2 personen
Zitplaatsen indelen
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Prijsbekers controleren
Certificaten printen
Enveloppen vullen
2 personen
Draaiboek printen
Leveringen bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Achterdoek ophangen
3 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen klaarzetten
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Prijzen uitstallen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Decoratie aanbrengen
3 personen
Programma klaarleggen
2 personen
Briefing medewerkers geven
4 personen
Technische doorloop uitvoeren
5 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Gasten registreren
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Gasten naar zitplaatsen wijzen
2 personen
Openingsact begeleiden
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
4 personen
Prijzen aanreiken
2 personen
Winnaarsfoto's maken
2 personen
Techniek tijdens show bedienen
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Dinerbuffet bijvullen
3 personen
Allergene gerechten markeren
2 personen
Afterparty begeleiden
3 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Catering afruimen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Lichtinstallatie afbreken
3 personen
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
Podium afbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten gekoeld opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Spreekgestoelte
Statafelsaantal 10
Rechthoekige tafelsaantal 12
Stoelenaantal 140
Registratietafel
Buffettafelsaantal 6
Krukkenaantal 8

Servies

Wijnglazenaantal 150
Waterglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 130
Dinerbordenaantal 150
Dessertbordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerlepelsaantal 20
Karaffenaantal 20
Serveerschalenaantal 20

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Laptop
Presentatiescherm
Beamer
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
DI-boxenaantal 2

Verlichting

LED-theaterspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerlampenaantal 12

Decoratie

Achterdoek
Gouden gordijnenaantal 2
Tafellopersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Fotowand
Pijlbordjesaantal 10
Kaarshoudersaantal 20

Catering

Prijsbekersaantal 12
Certificatenaantal 20
Prijsenveloppenaantal 20
Naamkaartjesaantal 140
Programmafoldersaantal 150
Tafelnummersaantal 12
Koffiekanaantal 6
Theepottenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4
Serveertangenaantal 12
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Keukenschalenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4
Papiertafelrollenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20

Tips

Plan de technische repetitie vóór de ontvangst van gasten. Test per draadloze microfoon, laptop, beamer, presentatiescherm en DI-box de aansluiting en leg HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen klaar.
Maak per prijscategorie één compleet pakket met winnaarbriefje, certificaat en gevulde envelop. Controleer dit uiterlijk 24 uur vooraf met twee personen, zodat een fout gespelde naam niet op het podium opvalt.
Zet de registratie- en buffettafels minimaal 60 minuten vóór aanvang klaar. Plaats naamkaartjes en zitplaatsen pas nadat de definitieve aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt.
Brief presentatoren op één document met de juiste volgorde, uitspraak van namen en maximale spreektijd. Plan voor elke categorie ongeveer 3 tot 5 minuten, inclusief aankondiging, uitreiking en foto.
Koel dranken en controleer servies op basis van het definitieve aantal gasten uiterlijk de dag vóór de uitreiking. Houd daarnaast waterglazen en karaffen bij het podium klaar voor presentatoren en winnaars.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een theaterprijsuitreiking organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met de gastenlijst, uitnodigingen en prijscategorieën. Reserveer de laatste 7 dagen voor bevestigingen, techniek, drukwerk en leveringen.
Wanneer moet ik de presentatoren van een theaterprijsuitreiking briefen?: Geef het presentatiescript minimaal 7 dagen vooraf en plan uiterlijk 2 dagen voor de uitreiking een briefing. Laat hen op de dag zelf minstens 60 minuten vóór de start de microfoons en volgorde doornemen.
Hoeveel tijd moet ik reserveren voor de technische opbouw?: Reken minimaal 3 uur voor podiumdelen, LED-theaterspots, luidsprekers, mengpaneel, beamer en presentatiescherm. Voeg daarna 60 minuten toe voor een volledige doorloop met presentatoren en muziek.
Wanneer moet ik dieetwensen en aanmeldingen vastleggen?: Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging op en sluit de registratie ongeveer 7 dagen vóór het evenement. Bevestig het definitieve aantal gasten en de catering uiterlijk 3 dagen vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.