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Checkliste für eine Theaterpreisverleihung

Bei einer Theaterpreisverleihung müssen Bühne, Auszeichnungen und Gästebetreuung gleichzeitig funktionieren. Plane zuerst den Ablauf und die technischen Anforderungen, bevor du Einladungen und Sitzplätze festlegst. Gewinnerzettel, Pokale, Zertifikate und gefüllte Umschläge gehören spätestens am Vortag an einen kontrollierten Übergabeort. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung – von den Anmeldungen und Ernährungswünschen bis zum Öffnen der Location und dem letzten Techniktest.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Gäste nachtelefonieren

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Preiskategorien bestätigen

    2 Personen

  • Gewinnerzettel vorbereiten

    2 Personen

  • Präsentationsskript schreiben

    2 Personen

  • Moderatoren briefen

    2 Personen

  • Auftritte bestätigen

  • Musikauswahl treffen

  • Technische Planung erstellen

    2 Personen

  • Sitzplätze einteilen

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Preispokale kontrollieren

  • Zertifikate drucken

  • Umschläge füllen

    2 Personen

  • Ablaufplan ausdrucken

  • Lieferungen bestätigen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lade- und Entladezone freimachen

    2 Personen

  • Bühnenelemente aufstellen

    4 Personen

  • Hintergrund aufhängen

    3 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    3 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Preise ausstellen

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Getränke bereitstellen

    2 Personen

  • Dekoration anbringen

    3 Personen

  • Programm bereitlegen

    2 Personen

  • Mitarbeiter briefing geben

    4 Personen

  • Technische Generalprobe durchführen

    5 Personen

Event

  • Türen öffnen

    3 Personen

  • Gäste registrieren

    4 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Gäste zu den Plätzen weisen

    2 Personen

  • Eröffnungsshows begleiten

    2 Personen

  • Preisverleihung betreuen

    4 Personen

  • Preise überreichen

    2 Personen

  • Siegerfotos machen

    2 Personen

  • Technik während der Show bedienen

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausebuffet auffüllen

    3 Personen

  • Abendbuffet eröffnen

    3 Personen

  • Dinner-Buffet nachfüllen

    3 Personen

  • Gerichte mit Allergenen kennzeichnen

    2 Personen

  • Afterparty begleiten

    3 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Catering abräumen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Lichtanlage abbauen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage abbauen

    3 Personen

  • Bühne abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Reste gekühlt lagern

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BühnenelementeAnz. 6
  • Rednerpult
  • StehtischeAnz. 10
  • Rechteckige TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 140
  • Registrierungstisch
  • BuffetischeAnz. 6
  • HockerAnz. 8

Geschirr

  • WeingläserAnz. 150
  • WassergläserAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 130
  • Dinner-TellerAnz. 150
  • DesserttellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServierlöffelAnz. 20
  • KaraffenAnz. 20
  • ServierschalenAnz. 20

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 4
  • Mischpult
  • Laptop
  • Präsentationsbildschirm
  • Beamer
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • DI-BoxenAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-TheaterspotsAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 4
  • StimmungsleuchtenAnz. 12

Dekoration

  • Hintergrundvorhang
  • Goldene VorhängeAnz. 2
  • TischläuferAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • BallonbögenAnz. 2
  • Fotowand
  • WegweiserAnz. 10
  • KerzenhalterAnz. 20

Catering

  • PokalpreiseAnz. 12
  • ZertifikateAnz. 20
  • PreisumschlägeAnz. 20
  • NamensschilderAnz. 140
  • ProgrammhefteAnz. 150
  • TischnummernAnz. 12
  • KaffeekanneAnz. 6
  • TeekannenAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 12
  • Einkäufe

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 3
  • KüchenschalenAnz. 8
  • AluminiumfolieAnz. 4
  • FrischhaltefolieAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • ToilettenbürstenAnz. 4
  • PapiertischrollenAnz. 12
  • MikrofasertücherAnz. 20

Tipps

  • Lege den Ablauf mit festen Minutenangaben fest und drucke mehrere Exemplare aus. Moderation, Auftritte, Musik und Preisübergaben sollten jeweils einen klaren Startpunkt und eine verantwortliche Person haben.
  • Plane die Technik nicht nur auf der Bühne: Funkmikrofone, Mikrofonständer, Mischpult, Laptop, Präsentationsbildschirm oder Beamer sowie HDMI- und Verlängerungskabel müssen vor dem Einlass vollständig getestet werden.
  • Kontrolliere die Auszeichnungen spätestens am Vortag. Zähle Preispokale, Zertifikate, Gewinnerzettel und Umschläge nach und ordne sie in der Reihenfolge des Bühnenablaufs.
  • Schließe die Gästeliste nicht mit dem Versand der Einladungen ab. Bearbeite Anmeldungen, erfasse Ernährungswünsche und telefoniere fehlenden Rückmeldungen nach, damit Catering und Sitzplätze rechtzeitig angepasst werden können.
  • Kühle die Getränke erst nach der Lieferkontrolle und dem Einkauf ein. Prüfe beim Öffnen der Location zuerst Bühne, Rednerpult, Registrierungstisch, Bestuhlung und Buffetbereich, bevor das Catering aufgebaut wird.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Theaterpreisverleihung organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Gästeliste, Einladungen, Preiskategorien und der technischen Planung. In den letzten 7 Tagen sollten Rückmeldungen, Catering, Gewinnerunterlagen und Lieferungen kontrolliert werden.
Wann müssen die Gewinnerzettel und Zertifikate fertig sein?
Bereite Gewinnerzettel, Zertifikate und gefüllte Umschläge spätestens am Vortag vor. Sortiere sie nach dem Ablaufplan und lege ein zusätzliches Kontrollblatt für die Moderation bereit.
Wie viel Zeit braucht der Technikcheck vor der Preisverleihung?
Plane mindestens 90 Minuten für den Technikcheck ein, bei mehreren Auftritten besser 2 Stunden. Teste jedes Funkmikrofon, die Präsentation, Musik, Lautsprecher, Licht und alle Kabel mit der tatsächlichen Sitzordnung.
Wann sollte das Catering für eine Theaterpreisverleihung bestellt werden?
Bestelle das Catering nach der ersten belastbaren Anmeldezahl und bestätige die endgültige Menge spätestens 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung. Ernährungswünsche sollten vorher gesammelt und direkt an den Caterer weitergegeben werden.

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