Checklist pour organiser une remise de prix théâtrale

Une remise de prix théâtrale demande de coordonner les invités, les récompenses, la scène et le service sans laisser de temps mort. Commencez par confirmer les catégories et les inscriptions, puis verrouillez le script, les prestations et le planning technique. Les derniers jours servent surtout à vérifier les certificats, les coupes, les enveloppes, le matériel audiovisuel et les livraisons. Cette checklist vous aide à avancer dans l’ordre, jusqu’à l’ouverture du lieu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rappeler les invités
2 personnes
Commander le catering
Confirmer les catégories de prix
2 personnes
Préparer les bulletins des gagnants
2 personnes
Rédiger le script de présentation
2 personnes
Briefer les présentateurs
2 personnes
Confirmer les prestations
Créer la sélection musicale
Élaborer le planning technique
2 personnes
Répartir les places assises
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Vérifier les coupes
Imprimer les certificats
Remplir les enveloppes
2 personnes
Imprimer le déroulé
Confirmer les livraisons
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Suspendre le fond de scène
3 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Installer les lots
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Préparer le programme
2 personnes
Briefer les collaborateurs
4 personnes
Réaliser la répétition technique
5 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Enregistrer les invités
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Indiquer les places aux invités
2 personnes
Accompagner le numéro d’ouverture
2 personnes
Animer la remise des prix
4 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Prendre des photos des gagnants
2 personnes
Gérer la technique pendant le spectacle
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Marquer les plats allergènes
2 personnes
Encadrer l’afterparty
3 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Débarrasser le service traiteur
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’installation lumineuse
3 personnes
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes au frais
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Pupitre
Tables hautesqté 10
Tables rectangulairesqté 12
Chaisesqté 140
Table d'inscription
Tables de buffetqté 6
Tabouretsqté 8

Vaisselle

Verres à vinqté 150
Verres à eauqté 150
Tasses à caféqté 130
Assiettes de dînerqté 150
Assiettes à dessertqté 150
Couvertsqté 150
Cuillères de serviceqté 20
Carafesqté 20
Plateaux de serviceqté 20

Équipement

Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Ordinateur portable
Écran de présentation
Vidéoprojecteur
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Boîtiers DIqté 2

Éclairage

Projecteurs de théâtre LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes d'ambianceqté 12

Décoration

Fond de scène
Rideaux dorésqté 2
Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Arches de ballonsqté 2
Mur photo
Panneaux de directionqté 10
Bougeoirsqté 20

Catering

Coupesqté 12
Certificatsqté 20
Enveloppes pour les prixqté 20
Badges nominatifsqté 140
Brochures du programmeqté 150
Numéros de tableqté 12
Cafetièreqté 6
Théièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Pinces de serviceqté 12
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Rouleaux de table en papierqté 12
Chiffons microfibresqté 20

Conseils

Fixez les catégories de prix et les noms des présentateurs avant d’imprimer les bulletins, certificats et enveloppes. Une modification le jour même peut désorganiser toute la remise.
Prévoyez un conducteur minuté avec les entrées, les annonces, les prestations et les changements de micro. Distribuez-le aux présentateurs et à l’équipe technique au moins 48 heures avant.
Testez les microphones sans fil, les haut-parleurs, la table de mixage, le vidéoprojecteur et chaque câble HDMI avant l’arrivée des invités. Gardez aussi les rallonges et multiprises accessibles, pas dans un carton fermé.
Traitez les besoins alimentaires dès la clôture des inscriptions et transmettez le nombre final au traiteur 3 à 5 jours avant l’événement. Préparez ensuite séparément le buffet, les boissons, les verres et les assiettes.
Ouvrez le lieu avec une marge d’au moins 3 heures pour installer le pupitre, les éléments de podium, les chaises, l’éclairage LED et la table d’inscription. Réservez les 30 dernières minutes au briefing et à la vérification des récompenses.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une remise de prix théâtrale ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les invitations et les inscriptions viennent d’abord, puis le traiteur, les catégories, le script, les prestations et la technique doivent être confirmés avant la dernière semaine.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une remise de prix ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la cérémonie, avec une date limite d’inscription fixée environ 10 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de relancer les invités et de transmettre les besoins alimentaires au traiteur.
Quand imprimer les certificats et préparer les enveloppes ?: Faites-le 2 à 3 jours avant, après la confirmation définitive des gagnants et des catégories. Vérifiez chaque enveloppe avec une seconde personne pour éviter une erreur annoncée sur scène.
Combien de temps avant l’ouverture faut-il installer la technique ?: Commencez l’installation au moins 3 heures avant l’arrivée du public. Effectuez le test complet du son, de la projection et de l’éclairage, puis gardez 30 minutes pour le briefing des présentateurs.

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