Zo organiseer je een jaarmarkt zonder last-minute problemen

Begin een jaarmarkt niet met flyers, maar met de locatie, vergunning en beschikbare stroompunten. Daarna leg je vast hoeveel kraamhouders meedoen, welke kramen en voorzieningen nodig zijn en hoe bezoekers en leveranciers het terrein bereiken. Plan de kraamindeling ruim vóór de opbouw en geef deelnemers een duidelijke deadline voor inschrijving en dieetwensen. In de laatste week controleer je betalingen, boodschappen, weersverwachting en materialen; op de dag zelf werkt een korte briefing met vrijwilligers veel problemen weg.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Vergunningaanvraag indienen
2
Marktlocatie reserveren
3
Stroompunten vastleggen
4
Kraamhouders uitnodigen
2 personen
5
Inschrijfformulier versturen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Kraamindeling maken
2 personen
9
Kraamhuur bevestigen
10
Leveranciers reserveren
11
Promotietekst opstellen
12
Flyers verspreiden
3 personen
13
Sociale berichten plaatsen
14
Verkeersroute communiceren
15
Kraamhouders informeren
16
Vrijwilligers inplannen
2 personen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Contant geld bestellen
19
Betaalapparaat testen
20
Weersverwachting controleren
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Kassageld klaarleggen
2 personen
25
Materialen verzamelen
3 personen
26
Terrein controleren
2 personen
27
Afzettingen plaatsen
3 personen
28
Kramen lossen
6 personen
29
Kramen opstellen
6 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Stoelen plaatsen
3 personen
32
Stroom aansluiten
2 personen
33
Verlichting ophangen
3 personen
34
Versiering ophangen
3 personen
35
Informatiebalie inrichten
2 personen
36
Kassa inrichten
2 personen
37
Eetkraam inrichten
3 personen
38
Hapjes klaarzetten
3 personen
39
Dranken klaarzetten
3 personen
40
Afvalbakken plaatsen
2 personen
41
Toiletten controleren
2 personen

Event

42
Kraamhouders ontvangen
3 personen
43
Bezoekers welkom heten
3 personen
44
Informatie verstrekken
2 personen
45
Kassa bemannen
2 personen
46
Marktkramen bemannen
6 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Dranken serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Koffie en thee schenken
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Tafels schoonhouden
2 personen
53
Servies afwassen
2 personen
54
Toiletten bijvullen
55
Verlichting controleren
56
Kraamhouders uitzwaaien
2 personen
57
Verkoop afsluiten
2 personen
58
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

59
Kramen afbreken
6 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Versiering verwijderen
3 personen
62
Stroom uitschakelen
2 personen
63
Afval verzamelen
4 personen
64
Terrein vegen
3 personen
65
Locatie schoonmaken
3 personen
66
Materialen terugbrengen
3 personen
67
Geleende spullen retourneren
2 personen
68
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
69
Kasgeld storten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 20
Partytentenaantal 6
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 8
Kleedruimteschermaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Kommetjesaantal 80
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 100
Serveerplateausaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Maatbekersaantal 4
Voedselbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 24

Apparatuur

Betaalterminalsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadadaptersaantal 4
Handmegafoon

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Bouwlampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Vlaggenaantal 20
Ballonnenaantal 200
Ballonpompaantal 2
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4
Tafelkledenaantal 16
Kraambordjesaantal 25

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Afwasbakkenaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 6
Werkhandschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Papierwerk

Programmaboekjesaantal 400
Plattegrondenaantal 300
Kraamcontractenaantal 30
Prijskaartjesaantal 100
Notitieblokkenaantal 6
Pennenaantal 24
Plakbandaantal 8
Stiftenaantal 12
Polsbandjesaantal 300
Pinnenbord

Veiligheid

Verkeerskegelsaantal 20
Dranghekkenaantal 12
Waarschuwingslintaantal 4
Zaklampenaantal 6
Batterijenaantal 24
Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12

Gereedschap

Hameraantal 3
Schroevendraaiersaantal 4
Steeksleutelsaantal 2
Tiewrapsaantal 300
Ducttapeaantal 8
Touwaantal 4
Grondpennenaantal 40
Rubberen hameraantal 2

Tips

Vraag de vergunning en reserveer de marktlocatie zo vroeg mogelijk aan; houd minimaal 8 tot 12 weken aan voor lokale afstemming en verkeersmaatregelen.
Geef kraamhouders een inschrijfformulier met een vaste sluitingsdatum, bijvoorbeeld 4 weken voor de jaarmarkt. Verwerk daarna de aanmeldingen en bevestig kraamhuur, plaats en aankomsttijd.
Maak de kraamindeling uiterlijk 2 weken vooraf en teken ook stroompunten, partytenten, tafels en looproutes in. Controleer of verlengkabels en stekkerdozen lang genoeg zijn zonder looppaden te kruisen.
Plan vrijwilligers in blokken van 3 tot 4 uur en wijs per blok één aanspreekpunt aan. Geef kraamhouders vóór de start de verkeersroute, laad- en lostijd en plek van hun kraam door.
Test betaalterminals en oplaadadapters minstens 2 dagen vooraf en bestel contant geld op tijd. Leg kassageld apart klaar en controleer op de ochtend zelf koeling, koffiezetapparaten, thermoskannen en herbruikbare glazen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jaarmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Dien de vergunningaanvraag en reservering van de locatie als eerste in; plan kraamhouders, leveranciers en promotie daarna in vaste deadlines.
Hoeveel kraamhouders heb je nodig voor een jaarmarkt?: Dat hangt af van de beschikbare ruimte en het gewenste aanbod. Maak eerst een plattegrond met bijvoorbeeld 10, 20 of 30 kramen en houd loopruimte, tenten, stroompunten en eventuele eet- en drinkplekken vrij.
Wanneer maak je de kraamindeling van een jaarmarkt?: Maak de indeling uiterlijk 2 weken voor de markt, nadat de meeste aanmeldingen zijn verwerkt. Stuur de definitieve plaats, opbouwtijd en verkeersroute vervolgens minimaal 7 dagen vooraf naar alle kraamhouders.
Wat moet je regelen voor eten en drinken op een jaarmarkt?: Verzamel dieetwensen uiterlijk 2 weken vooraf en bepaal daarna de hoeveelheden boodschappen, hapjes en dranken. Koel dranken de dag ervoor, controleer servies en keukenmateriaal en houd koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen apart beschikbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.