Zo organiseer je een theatermarathon

Een theatermarathon vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst de locatie en het programma, daarna artiesten, techniek en publiek. Plan tussen voorstellingen genoeg tijd voor wissels, pauzes en eventuele uitloop. Verzamel dieet- en toegankelijkheidswensen zodra de aanmeldingen starten, niet pas in de laatste week. In de laatste dagen draait alles om bevestigen, printen, koelen en klaarzetten. Met één actueel draaiboek houd je de lange dag overzichtelijk voor organisatie, artiesten en bezoekers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Programma samenstellen
2 personen
3
Voorstellingen bevestigen
2 personen
4
Artiesten informeren
5
Technische wensen verzamelen
6
Uitnodigingen ontwerpen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen openen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Toegankelijkheidswensen verzamelen
12
Bezoekerslijst bijwerken
13
Programma publiceren
14
Routebeschrijving versturen
15
Kaartverkoop afsluiten
16
Definitieve bezoekerslijst maken
2 personen
17
Artiestenlijst afdrukken
18
Draaiboek afdrukken
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Materialen verzamelen
2 personen
23
Printwerk sorteren
24
Locatiesleutels ophalen

Event

25
Entree markeren
2 personen
26
Zaal openen
2 personen
27
Stoelen opstellen
4 personen
28
Tafels opstellen
3 personen
29
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
30
Decorstukken plaatsen
3 personen
31
Verlichting aansluiten
2 personen
32
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
33
Microfoons testen
2 personen
34
Voorstellingswissels oefenen
3 personen
35
Catering klaarzetten
3 personen
36
Koffie en thee zetten
2 personen
37
Registratietafel inrichten
2 personen
38
Programma's klaarleggen
2 personen
39
Artiesten ontvangen
2 personen
40
Gasten verwelkomen
3 personen
41
Aanwezigheid registreren
2 personen
42
Programma toelichten
43
Eerste voorstelling begeleiden
3 personen
44
Pauzedranken serveren
4 personen
45
Hapjes serveren
4 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Tweede voorstelling begeleiden
3 personen
48
Avondmaaltijd uitserveren
5 personen
49
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
50
Servies verzamelen
2 personen
51
Derde voorstelling begeleiden
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Laatste voorstelling begeleiden
3 personen
54
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen
55
Gevonden voorwerpen verzamelen
56
Kassa en registratie afsluiten
2 personen

Nazorg

57
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
58
Verlichting uitschakelen
59
Decorstukken afbreken
3 personen
60
Stoelen terugplaatsen
4 personen
61
Tafels afbreken
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Afval sorteren
2 personen
64
Zaal schoonmaken
3 personen
65
Toiletten controleren
66
Materialen inpakken
2 personen
67
Locatie afsluiten
2 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
70
Foto's en bestanden archiveren
71
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 12
Kleedkamertafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 4
Kledinghangersaantal 60
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

Podiumlampenaantal 4
Staande lampenaantal 4
Batterijlampenaantal 6

Decoratie

Achterdoekenaantal 3
Decoratieve doekenaantal 8
Programmastandaardsaantal 4
Bloemstukkenaantal 4
Pijlenbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 120

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Waterglazenaantal 120
Bordenaantal 130
Soepkommenaantal 110
Vorkenaantal 130
Messenaantal 130
Lepelsaantal 130
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 16
Tangenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Servettenaantal 300
Koffieroerstaafjesaantal 200

Catering

Waterkannenaantal 12
Drankdispensersaantal 4
Presentatieschalenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 4
Boodschappen

Papierwerk

Programmaflyersaantal 130
Naamstickersaantal 130
Presentielijstenaantal 6
Pennenaantal 20
Plakbriefjesaantal 4
Informatiebordenaantal 8
Papiertapeaantal 6
Enveloppenaantal 40

Schoonmaak

Vuilniszakkenaantal 40
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Sponzenaantal 8
Schoonmaakdoekenaantal 12
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stofzuiger
Toiletborstelsaantal 4
Papieren handdoekenaantal 12

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Batterijenaantal 24
Kabelmattenaantal 8
Werkhandschoenenaantal 6
EHBO-koffer

Opslag

Kunststof krattenaantal 12
Koelboxenaantal 4
Kledingrekkenaantal 3

Gereedschap

Hameraantal 2
Schroevendraaiersaantal 2
Kabelbindersaantal 100
Meetlintaantal 2

Tips

Begin met de locatie en bouw daarna het programma. Reserveer niet alleen de zaal, maar controleer ook ruimte voor kleedkamers, entree, garderobe, techniek en pauzes; neem per voorstelling minimaal 15 minuten wisseltijd op.
Vraag technische wensen uiterlijk 2 weken voor de marathon op en leg per optreden vast welke microfoons, aansluitingen, verlichting en projectie nodig zijn. Zo ontdek je ontbrekende kabels of een mengpaneel niet pas tijdens de soundcheck.
Open de aanmeldingen zodra het programma en de capaciteit vaststaan. Werk de bezoekerslijst dagelijks bij en verzamel dieet- en toegankelijkheidswensen; sluit de kaartverkoop bij voorkeur 3 tot 5 dagen vooraf.
Stuur de routebeschrijving en het definitieve programma uiterlijk 2 dagen voor de start. Vermeld begintijden, pauzes, entree, parkeermogelijkheden en een contactpersoon, zodat bezoekers niet allemaal bij de entree om uitleg vragen.
Plan de laatste opbouw als een apart blok van minstens 2 uur. Haal sleutels op, markeer de entree, zet stoelen en tafels neer, sorteer printwerk en test geluid, beamer, verlichting en alle verlengkabels vóór de eerste bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een theatermarathon?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie en het programma. Reserveer de laatste 2 weken voor technische wensen, uitnodigingen, aanmeldingen en het definitieve draaiboek.
Hoeveel tijd moet er tussen voorstellingen zitten?: Reken minimaal 15 minuten tussen twee optredens voor wisselen en uitloop. Plan bij een andere opstelling, beamer of uitgebreide techniek liever 20 tot 30 minuten.
Wanneer sluit je de kaartverkoop voor een theatermarathon?: Sluit de kaartverkoop 3 tot 5 dagen voor de marathon. Gebruik die tijd om de definitieve bezoekerslijst te maken, dieet- en toegankelijkheidswensen te controleren en printwerk klaar te leggen.
Wanneer test je de techniek bij een theatermarathon?: Test luidsprekers, mengpaneel, microfoons, laptop, beamer en verlichting minimaal 2 uur voor de eerste voorstelling. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en batterijlampen voordat artiesten binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.