Theaterfestival organiseren: checklist van voorbereiding tot opbouw
Een theaterfestival vraagt meer dan voorstellingen en een zaal. Je moet meerdere speelplekken, publieksstromen, techniek, vrijwilligers en catering op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie en programma, en werk daarna toe naar bevestigingen, reserveringen en publieksinformatie. In de laatste dagen verschuift de aandacht naar repetities, materialen, bewegwijzering, podiumopbouw en ontvangst. Deze checklist helpt je zien wat vaak te laat wordt geregeld, zoals kabels, dieetwensen, programmaboekjes en een duidelijke route tussen zalen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Festivaldatum vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Programma samenstellen
3 personen
Voorstellingen bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Reserveringen maken
Catering bestellen
2 personen
Techniek afstemmen
2 personen
Veiligheidsplan controleren
2 personen
Route naar zalen maken
Plattegrond afdrukken
Bewegwijzering ontwerpen
Publieksinformatie publiceren
Decorstukken controleren
2 personen
Technische repetitie plannen
2 personen
Materialen ophalen
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Programmaboekjes sorteren
2 personen
Decorstukken klaarzetten
3 personen
Podium opbouwen
4 personen
Theaterdoeken ophangen
3 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Zaalindeling maken
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Foyer inrichten
3 personen
Infobalie opbouwen
2 personen
Ticketbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Techniek testen
3 personen
Lichtstanden instellen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Event
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestenbriefing geven
2 personen
Publieksontvangst verzorgen
4 personen
Tickets controleren
3 personen
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
Openingswoord verzorgen
Voorstelling één begeleiden
3 personen
Pauzedranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Voorstelling twee begeleiden
3 personen
Publiek tussen zalen begeleiden
3 personen
Avondbuffet serveren
5 personen
Servies verzamelen
2 personen
Voorstelling drie begeleiden
3 personen
Foyer opruimen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Finalevoorstelling begeleiden
3 personen
Slotwoord verzorgen
Publieksuitloop begeleiden
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Nazorg
Lichtinstallatie afbouwen
3 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
Decorstukken afbreken
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Foyer schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 6
- Theaterstoelenaantal 300
- Klaptafelsaantal 12
- Barkrukkenaantal 8
- Kleedkamerstoelenaantal 20
- Kledingrekkenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 12
Servies
- Koffiekopjesaantal 180
- Waterglazenaantal 300
- Wijnglazenaantal 180
- Bordenaantal 300
- Vorkenaantal 300
- Messenaantal 300
- Lepelsaantal 250
Catering
- Serveerbladenaantal 12
- Schenkkanenaantal 8
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Koelboxenaantal 8
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Boodschappen
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 4
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- Audiokabelsaantal 12
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 10
- Laptopaantal 2
- Gereedschapskistenaantal 3
- Kabelmattenaantal 20
- Rolplankenaantal 4
- Brandblussersaantal 4
- EHBO-koffersaantal 2
Verlichting
- Theaterspotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- LED-lichtslingersaantal 6
Decoratie
- Theatergordijnenaantal 4
- Achterdoekenaantal 4
- Decorpanelenaantal 10
- Rekwisietenbakkenaantal 8
- Rode lopersaantal 2
- Pijlbordenaantal 20
- Programmabordenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 40
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks-messenaantal 6
- Serveertangenaantal 12
- Thermoskannenaantal 8
- Koelcontainersaantal 4
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 6
- Dweilenaantal 6
- Bezemsetsaantal 4
- Stofzuigersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Tips
- Plan de technische repetitie uiterlijk één dag vóór de eerste voorstelling. Test per zaal de luidsprekers, het mengpaneel, de draadloze microfoons, theaterspots en alle verlengkabels; een ontbrekende stekkerdoos kan de opbouw direct vertragen.
- Maak de publieksroute zodra de zalen zijn vastgesteld. Druk de plattegrond en bewegwijzering niet pas op de festivaldag af: bezoekers moeten vanaf de ingang zien waar registratie, toiletten en elke speelzaal zijn.
- Verwerk dieetwensen samen met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal door aan de catering. Controleer daarnaast of je genoeg servies, schenkkanen, warmhoudbakken, koelboxen en afvalbakken op de juiste plek hebt.
- Plan vrijwilligers per tijdsblok en niet alleen per taak. Zorg minimaal voor bezetting bij ontvangst, zaalbegeleiding, catering en techniek tijdens de publieksuren, zodat niemand tegelijk een zaal moet openen en bezoekers moet wegwijzen.
- Zet decorstukken, theaterdoeken, podiumdelen, theaterstoelen en kledingrekken per zaal klaar vóór de technische repetitie. Sorteer programmaboekjes en controleer materialen bij ophalen, zodat ontbrekende onderdelen nog dezelfde dag kunnen worden geregeld.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een theaterfestival organiseren?
- Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf vast. Programmeer voorstellingen en bevestig techniek en catering uiterlijk 8 tot 12 weken vóór het festival.
- Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een theaterfestival versturen?
- Stuur de eerste uitnodiging 6 tot 8 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen vóór het festival, zodat je dieetwensen, catering en zaalindeling definitief kunt maken.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een theaterfestival?
- Reken tijdens publieksuren op minimaal één vrijwilliger bij ontvangst, één per actieve zaal en extra hulp voor catering en techniek. Bij drie gelijktijdige zalen kom je daardoor al snel uit op 6 tot 8 mensen per tijdsblok.
- Wanneer moet de technische repetitie plaatsvinden?
- Plan de technische repetitie uiterlijk één dag vóór de eerste voorstelling en reserveer per zaal minimaal 60 tot 90 minuten. Test niet alleen licht en geluid, maar ook microfoonstatieven, audiokabels, laptopaansluiting en stroomvoorziening.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!